Calendario AI. Come ottimizzare il tuo tempo in un’azienda? | AI nel business #107

In che modo un calendario AI può aiutare nella gestione del tempo?

Un calendario AI può migliorare significativamente la gestione del tempo nella tua azienda. Come? Innanzitutto, personalizzando i programmi dei dipendenti. Analizzando i dati storici sulle abitudini e la produttività delle persone, un calendario AI può adattare i loro programmi per massimizzare la produttività. Può anche automatizzare la pianificazione delle attività, tenendo conto di diversi fattori importanti come le scadenze, le priorità e le dipendenze delle attività.

Inoltre, secondo lo studio, fino al 60% del tempo lavorativo è consumato da attività come rispondere a email, partecipare a riunioni non necessarie e cercare informazioni in una collezione caotica di file. Queste attività di routine possono essere automatizzate con successo con un calendario AI.

Quali sono quindi le maggiori sfide nell’implementare una soluzione del genere? Prima di tutto, le abitudini attuali: è necessario riorganizzare la propria routine e cambiare il modo in cui si svolgono le attività quotidiane. I costi possono anche rappresentare una sfida. Gli strumenti basati su AI non sono così economici. Inoltre, la privacy dei dati che devono essere condivisi con un calendario del genere può essere una preoccupazione.

Tuttavia, la maggior parte dei produttori assicura di seguire rigorosi standard di sicurezza e che le informazioni vengono utilizzate solo per ottimizzare i programmi degli utenti.

Sincronizzazione dei calendari di team. Clockwise

Una delle maggiori sfide che le aziende affrontano non è tanto la gestione del tempo, quanto la difficoltà di trovare una data comune per la riunione a cui deve partecipare un gruppo più ampio di persone. È qui che entra in gioco Clockwise (https://www.getclockwise.com/), un’app che analizza automaticamente i calendari dei membri del team e suggerisce un orario conveniente per tutti per incontrarsi. Inoltre, monitora costantemente i programmi dei dipendenti e, se necessario, riprogramma eventi flessibili per fare spazio a riunioni prioritarie.

Clockwise è uno strumento di produttività che ottimizza i programmi individuali e di team per liberare tempo per un lavoro profondo senza attività dirompenti che spezzano la giornata in brevi momenti. Funziona come un assistente alla pianificazione che comprende le preferenze degli utenti e cerca di consolidare eventi che non devono essere svolti in un momento specifico. Clockwise calcola rapidamente il momento migliore per riunioni, attività e lavoro profondo. Lo fa per interi team e organizzazioni, quindi diventa più intelligente man mano che più persone lo utilizzano.

Questo offre a ciascun membro del team un calendario chiaro e rende molto più facile pianificare riunioni insieme. Secondo i dati raccolti da Clockwise, la capacità di suggerire automaticamente appuntamenti da sola fa risparmiare fino a 19 giorni lavorativi all’anno! Questo dimostra il potenziale dell’uso dell’AI per sincronizzare i calendari di team.

Fonte: Clockwise (https://www.getclockwise.com/ai)

Pianificazione di riunioni con i clienti. Kronologic

Pianificare appuntamenti con i clienti può essere un compito arduo. A volte, i clienti più impegnati sono i più preziosi per l’azienda, ma è molto difficile trovare una data che possa andar bene per incontrare i nostri venditori.

In tali situazioni, un’applicazione chiamata Kronologic (https://www.kronologic.com/) viene in soccorso, in grado di automatizzare completamente il processo di organizzazione delle riunioni con i lead. Innanzitutto, suggerisce il lasso di tempo più conveniente basato su un’analisi dei calendari di entrambe le parti. In secondo luogo, se la riunione deve essere riprogrammata, Kronologic conduce autonomamente la corrispondenza via email sulla questione fino a quando non viene fissata una data soddisfacente per entrambe le parti.

Kronologic è una piattaforma che accelera le vendite inviando automaticamente email di invito, utilizzando l’AI per negoziare cambiamenti negli orari delle riunioni e coordinando tutto questo tra i team. Con Kronologic, le aziende possono visualizzare e gestire team in più sedi, identificare lead e inviare notifiche automatiche ai rappresentanti di vendita tramite un portale centralizzato.

In questo modo, i venditori possono concentrarsi sulla preparazione per la riunione, piuttosto che perdere tempo cercando di pianificare un appuntamento. Soprattutto considerando che il numero di lead da elaborare spesso raggiunge diverse centinaia al mese!

Secondo le statistiche, utilizzare Kronologic può aumentare la conversione degli appuntamenti fino al 17%. Come puoi vedere, pianificare appuntamenti con clienti costantemente impegnati è un’altra area in cui l’AI può fare miracoli.

Fonte: Kronologic (https://www.kronologic.com/)

In che modo un calendario AI può cambiare il modo in cui la tua azienda gestisce il tempo?

Un altro punto critico per grandi team distribuiti è a volte la difficoltà di gestire le attività in modo efficiente. In una situazione del genere, Trevor (https://www.trevorai.com/) può rivelarsi utile per ottimizzare l’uso del tempo lavorativo. Rende facile e intuitivo visualizzare e dare priorità a tutte le attività che attualmente competono per la nostra attenzione. Inoltre, questo calendario AI stima automaticamente il tempo necessario per completare ciascuna attività. Ci ricorda anche le scadenze imminenti.

Trevor AI è un pianificatore giornaliero intuitivo che utilizza la tecnologia di time-blocking basata su AI per aiutarti a pianificare le attività tra la tua lista di cose da fare e il calendario in tempo reale. Trevor AI bilancia la precisione della pianificazione manuale tramite drag-and-drop con la comodità della pianificazione automatica. I suoi suggerimenti intelligenti mantengono il tuo flusso di lavoro bilanciato e rendono più facile decidere quando pianificare quali attività.

Trevor AI è particolarmente efficace nel time-blocking, consentendo agli utenti di concentrarsi su un’attività alla volta senza distrazioni. Questo è ottimo per la produttività e elimina la necessità di multitasking, che studi hanno dimostrato ridurre significativamente l’efficienza lavorativa.

Fonte: TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Riepilogo

Come puoi vedere, un calendario AI può migliorare significativamente la gestione del tempo e aumentare la produttività in grandi team distribuiti. Automatizza molte attività di routine, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sulla crescita della loro attività e sulla gestione dei clienti.

Pertanto, vale la pena considerare l’implementazione di una soluzione del genere, che, nonostante il costo iniziale, ripagherà significativamente nel tempo sotto forma di un aumento misurabile dell’efficienza organizzativa. La sincronizzazione dei calendari, la pianificazione automatizzata degli appuntamenti o il supporto nella gestione delle attività sono solo alcune delle applicazioni di un calendario AI, che ha il potenziale per rivoluzionare l’approccio alla pianificazione del tempo lavorativo nelle organizzazioni moderne.

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