3 strumenti per l’elaborazione automatizzata dei documenti nella tua azienda per migliorare il tuo flusso di lavoro | AI nel business #6

Che cos’è l’elaborazione automatizzata dei documenti (IDP)?

L’elaborazione automatizzata dei documenti non è solo scansione o OCR. È un insieme di tecniche che ti permettono di gestire efficacemente i documenti nella tua azienda. Ecco i principali vantaggi dell’utilizzo degli strumenti IDP:

• Risparmio di tempo: Automatizzare compiti ripetitivi, come l’estrazione di dati dai documenti, consente ai dipendenti di concentrarsi su compiti più strategici.
• Miglioramento della precisione: Gli strumenti IDP aiutano a ridurre gli errori nell’elaborazione dei documenti, il che si traduce in risparmi e previene problemi di conformità.
• Rafforzamento della conformità: Gli strumenti IDP possono essere programmati per rispettare regole e normative specifiche per aiutare le organizzazioni a rimanere conformi.
• Aumento dell’efficienza: Gli strumenti IDP possono aiutare a snellire l’elaborazione dei documenti, portando a un lavoro più efficiente.
• Miglioramento del servizio clienti: Un’elaborazione più rapida dei documenti si traduce in un miglior servizio clienti.

Quali documenti possono essere elaborati?

Non solo fatture o contratti possono essere elaborati automaticamente. L’IDP può gestire molti tipi di documenti. Tra questi ci sono:

• Contratti – ad esempio, contratti di lavoro o contratti con i clienti.
• Fatture – sia fatture in entrata che in uscita.
• Report – come report di vendita o report finanziari.
• Corrispondenza – lettere, e-mail e altre forme di comunicazione scritta.
• Moduli – sondaggi, domande, presentazioni.
• Documenti medici – cartelle cliniche, risultati di test.
• Documenti finanziari – estratti conto bancari, bilanci.
• Documenti legali – atti legali, decisioni amministrative.

4 tecniche di elaborazione automatizzata dei documenti

L’Intelligent Document Processing (IDP) non è solo uno scanner per trasferire documenti cartacei a un computer. Sono diverse tecniche che ci permettono di elaborare i documenti in modo efficiente. Tra queste, vale la pena menzionare:

1. OCR, Riconoscimento Ottico dei Caratteri – una tecnica di base per leggere il testo dai documenti cartacei. È spesso il punto di partenza per automatizzare l’elaborazione e la circolazione dei documenti in un’azienda. È una soluzione vecchia e collaudata per scansionare e riconoscere il testo contenuto nei documenti cartacei. Con l’aumento della digitalizzazione, sempre più aziende utilizzano documenti elettronici. Tuttavia, in molti casi, i requisiti legali rendono necessario mantenere e elaborare database cartacei. Pertanto, l’OCR è ancora uno strumento ampiamente applicato.
2. Riconoscimento del testo – analisi della struttura del testo nei documenti. Il passo successivo nell’elaborazione automatica dei documenti è identificare i dati digitalizzati. Una parte essenziale della comprensione da parte della macchina di ciò che è stato scansionato è distinguere i dati rilevanti da quelli irrilevanti. Cioè, riconoscere le informazioni chiave da, ad esempio, il marchio dell’azienda che ha inviato il documento, o distorsioni accidentali o sporcizia.
3. Classificazione dei documenti – assegnazione automatica dei documenti a categorie. I documenti riconosciuti, o le informazioni estratte da essi, vengono quindi inviati a un database digitale. Vengono classificati in base al tipo di documento o all’azione da intraprendere in base a essi. Questo potrebbe essere, ad esempio, inserire la data di un incontro nei calendari digitali di coloro che sono stati invitati a un concerto di beneficenza, o inviare un’e-mail personalizzata a un cliente incoraggiando il feedback dopo un processo di reclamo.
4. Ricerca di documenti – trovare rapidamente informazioni nel database dei documenti. Grazie all’IDP, trovare una fattura di un determinato fornitore, o un biglietto acquistato per un importo specifico, è semplice come digitare una parola nella finestra di ricerca.

Come funziona il software di elaborazione automatica dei documenti?

Il software di elaborazione dei documenti è uno strumento che utilizza tecniche IDP per automatizzare i processi aziendali. Funziona sia su computer che nel cloud e può integrarsi con altri sistemi, come ERP (Enterprise Resource Planning) o CRM (Customer Relationship Manager).

Document AI di Google

Document AI è un servizio basato sul cloud di Google che offre l’elaborazione automatica dei documenti. Sfrutta l’apprendimento automatico per estrarre dati strutturati da documenti non strutturati.

Document AI offre molte funzionalità che lo rendono uno strumento potente per l’elaborazione dei documenti, come alta precisione, scalabilità, flessibilità e sicurezza. Con la tecnologia Google Cloud AI e un insieme di modelli pre-addestrati o modelli personalizzati in Workbench, Document AI può elaborare una varietà di tipi di documenti con alta precisione e velocità. I suoi indubbi vantaggi sono:

• Una piattaforma unica per l’elaborazione dei documenti – utilizzare una piattaforma unica consente un accesso rapido a tutti i modelli e strumenti, inclusi modelli pre-addestrati per l’elaborazione dei documenti come OCR e Form Parser, così come modelli specializzati per settori specifici.
• Tecnologia AI di Google – Document AI utilizza il riconoscimento delle immagini (incluso l’OCR) e la tecnologia di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) di Google per creare modelli pre-addestrati per documenti ad alto valore e ad alto volume.
• Arricchimento dei dati – la possibilità di verificare e arricchire le informazioni elaborate utilizzando la tecnologia del grafo della conoscenza di Google, che consente di controllare nomi di aziende, indirizzi e altri dati basati su informazioni disponibili su Internet.
• Aggiunta di verifica umana al processo – Una nuova funzionalità AI Human-in-the-Loop raggiunge una maggiore precisione nell’elaborazione dei documenti aggiungendo il momento dell’accettazione umana a processi selezionati.

La forza di Document AI di Google è la sua integrazione con altri servizi Google Cloud, che ti aiuta a creare flussi di lavoro avanzati. Provalo online a questo indirizzo.

Rossum

Mentre Document AI di Google è il migliore per le aziende che vogliono sfruttare tecnologie cloud avanzate e integrare l’elaborazione dei documenti con altri servizi cloud, Rossum è un’ottima scelta per le aziende che necessitano di una soluzione flessibile e scalabile che possa essere personalizzata per soddisfare esigenze aziendali specifiche.

Fonte: Rossum.ai

In altre parole, Rossum è uno strumento leggermente meno sofisticato ma più semplice da usare che impiega intelligenza artificiale per estrarre dati dai documenti. Può eliminare i processi di inserimento manuale dei documenti e migliorare la precisione dei dati. Grazie al cloud, Rossum è veloce, preciso e facile da usare. Funziona bene per elaborare diversi tipi di documenti, come fatture, contratti e moduli.

• Cattura automatica dei dati: Lo strumento classifica automaticamente i documenti, eliminando gli errori di inserimento dei dati che possono portare a spese e sanzioni. Può elaborare i dati dei documenti in tutti i formati e canali, automatizzare le comunicazioni per eliminare il tracciamento manuale, filtrare spam e documenti duplicati, e instradare e elaborare documenti con un sistema di coda flessibile.
• Funzionalità avanzate: Rossum offre funzionalità come pre-elaborazione, convalida, post-elaborazione e reporting. Questo rende lo strumento versatile e adattabile a una varietà di esigenze aziendali.
• Soluzioni personalizzate: Rossum offre soluzioni personalizzate per vari settori e necessità, come contabilità, onboarding, gestione della catena di approvvigionamento, gestione degli ordini e assicurazione della qualità.

Docsumo

Docsumo è il migliore per le aziende che vogliono elaborare documenti rapidamente ed efficientemente senza dover impegnarsi in complessi processi di addestramento dei modelli. È una piattaforma per elaborare facilmente dati da enormi volumi di documenti non strutturati con un’accuratezza superiore al 99%. Offre molte funzionalità come classificazione automatica dei documenti, categorizzazione dei dati, OCR intelligente, convalida dei dati in tempo reale e molto altro.

Fonte: Docsumo.com

Docsumo è ideale per piccole e medie imprese che vogliono semplificare l’elaborazione dei documenti.

• Versatilità – Docsumo può elaborare una varietà di formati di documenti, come fatture, estratti conto bancari, contratti, bolle di accompagnamento, bollette energetiche e altro.
• Estrazione intelligente – Grazie alla tecnologia AI avanzata, Docsumo può estrarre e rivedere accuratamente solo i campi di cui hai bisogno da documenti così complessi.
• Convalida dei dati – Crea regole e formule simili a Excel per convalidare i dati estratti all’interno di un documento, tra documenti o rispetto a un database.
• Classificazione automatica – Docsumo può distinguere automaticamente tra diversi documenti prima di elaborarli, consentendo il trasferimento dei dati nel database appropriato.
• Integrazione con i sistemi – Indipendentemente dal settore – assicurazioni, finanza, logistica – Docsumo offre un’API pronta all’uso che può essere facilmente integrata nei sistemi esistenti.
• Sicurezza – La piattaforma è conforme al GDPR, certificata SOC2 e conforme a HIPAA, garantendo che i dati aziendali siano sicuri e sotto il tuo controllo.

Docsumo ha ricevuto elogi da molte aziende in tutto il mondo, tra cui Arbor Realty Trust e National Debt Relief, che vanta un tasso di elaborazione senza contatto del 95% e un’accuratezza del 99% grazie alla sua automazione completa.

Riepilogo

L’elaborazione automatizzata dei documenti è la chiave per semplificare il lavoro in molte aziende. Con strumenti come Document AI di Google, Rossum e Docsumo, le aziende possono accelerare i processi aziendali, aumentare la precisione dei dati e migliorare il servizio clienti. La scelta dello strumento giusto dipende dalle esigenze specifiche di un’azienda, ma tutte queste soluzioni offrono funzionalità avanzate che aiutano le aziende a avere successo nel mondo digitale di oggi.

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