Gestione del tempo nel progetto | #43 Iniziare con la gestione dei progetti

Una gestione del tempo efficiente in un progetto è cruciale per il suo successo. Tuttavia, secondo un sondaggio PMI del 2021, solo il 55% dei progetti viene completato in tempo. Spesso, i Project Manager affrontano problemi a causa di programmi irrealistici, mancanza di flessibilità o strumenti inappropriati. Dopotutto, la gestione del tempo riguarda la pianificazione, il monitoraggio e il controllo del tempo del progetto, mentre il Project Manager è responsabile della definizione degli obiettivi e dell’istituzione delle priorità per garantire che i compiti siano completati secondo il programma.

Gestione del tempo nel progetto – indice:

1. Introduzione
2. Che cos’è la gestione del tempo in un progetto?
3. Problemi di gestione del tempo nel progetto
4. Metodi di gestione del tempo nel progetto
5. Metodo di Pareto
6. Metodo ABC
7. Metodo di Eisenhower
8. Riepilogo

Introduzione

I progetti devono essere completati entro un certo lasso di tempo, secondo un programma stabilito, per non incorrere in perdite e non rappresentare una minaccia per l’organizzazione. Spostare le scadenze genera costi aggiuntivi, influisce su altri compiti nell’azienda e porta a un accumulo di compiti e a un rapido aumento della complessità del progetto. Quindi, come affrontare bene la gestione del tempo in un progetto già nella fase di pianificazione?

Che cos’è la gestione del tempo in un progetto?

La gestione del tempo in un progetto riguarda:

• pianificazione,
• monitoraggio, e
• monitoraggio continuo dei tempi delle singole attività e sotto-obiettivi.

Il Project Manager dovrebbe stabilire obiettivi e definire priorità per garantire che il progetto rimanga in programma. A tal fine, il Project Manager dovrebbe pianificare attentamente ciascuna fase del progetto, tenendo conto del tempo necessario per ciascuna attività e dei più probabili ostacoli al loro completamento.

Problemi di gestione del tempo nel progetto

I problemi di gestione del tempo più comuni in un progetto sono:

1. Programmi irrealistici – soprattutto quando si lavora con un nuovo team o in un campo ad alto rischio, creare un programma accurato e stabilire traguardi realistici richiede esperienza ed è molto difficile; pertanto, è comune creare programmi durante la pianificazione del progetto che sono impossibili da eseguire nel tempo assegnato.
2. Mancanza di flessibilità – La mancanza di flessibilità è un lasso di tempo fissato troppo rigidamente, mancanza di tempo previsto per l’inserimento di nuovi membri del team, o mancanza di un piano di emergenza per i tempi di inattività dovuti a mancanza di materie prime o interesse di mercato previsto.
3. Strumenti inadeguati – I Project Manager spesso applicano strumenti di gestione del tempo inadeguati, portando a errori nella stima delle durate delle attività e delle dipendenze.

Metodi di gestione del tempo nel progetto

Per evitare questi problemi o ridurre il rischio di fallimento del progetto, il Project Manager dovrebbe esaminare attentamente i metodi e gli strumenti di gestione del tempo del progetto: il metodo di Pareto, ABC e il metodo di Eisenhower.

Metodo di Pareto

Lo scienziato italiano Vilfredo Pareto coltivava piselli nel suo giardino. Facendo ciò, notò che fino all’80% dei semi di pisello si trovano nel 20% dei baccelli. Poiché si occupava principalmente di economia, scoprì presto che questo principio si applicava anche ad altre aree della vita. Ad esempio, ai suoi tempi l’80% della terra in Italia apparteneva al 20% della popolazione.

Presto divenne chiaro che l’applicazione del metodo di Pareto è davvero ampia, specialmente nell’area aziendale. Aiuta, tra le altre cose, a identificare:

• Le attività più importanti da svolgere nel progetto, così come
• Il tipo di attività che più spesso causano ritardi,
• Le cause più comuni di ritardi, indipendentemente dal tipo di attività.

Il metodo di Pareto si basa sull’assunto che il 20% delle attività produce l’80% degli effetti. In pratica, ciò significa che per evitare ritardi il Project Manager dovrebbe concentrarsi su:

• Identificare il 20% delle attività principali nel progetto e garantire che vengano svolte per prime,
• Rilevare le attività che causano ritardi e comprendere la loro causa,
• Definire il 20% delle cause più comuni di ritardi e lavorare per eliminarle.

Il metodo di Pareto viene spesso visualizzato utilizzando un diagramma di Pareto. Combina un diagramma a barre con un diagramma a linee, dove:

• Sull’asse X, ad esempio, sono segnate le cause di ritardo, ordinate in base alla loro frequenza,
• Sull’asse Y è il numero delle loro occorrenze e la percentuale del numero totale di ritardi,
• Il grafico a linee facilita l’identificazione delle cause di ritardo che rientrano nel venti percento più importante.

Metodo ABC

Il metodo ABC prevede di etichettare le attività in base alla loro importanza – classi A, B e C. Le attività di classe:

• A – sono le più importanti e richiedono la massima attenzione,
• B – sono importanti, ma meno urgenti,
• C – sono irrilevanti e possono essere rinviate.

Questo consente al Project Manager di concentrarsi sulle attività più importanti e di non perdere tempo concentrandosi su quelle meno importanti.

Il metodo ABC è semplice da applicare e facile da comprendere. È particolarmente utile in progetti con molte attività che hanno importanza simile.

Metodo di Eisenhower

Il metodo di Eisenhower, noto anche come matrice di Eisenhower, è forse lo strumento più ampiamente utilizzato per dare priorità a compiti, obiettivi e persino interi progetti. Il metodo prevede di dividere le attività in urgenti e non urgenti, importanti e non importanti, e poi concentrarsi su quelle che sono sia urgenti che importanti.

Di solito viene presentato con due linee che si intersecano, dividendo il foglio in quarti.

	URGENTE	NON URGENTE
IMPORTANTE	Da fare subito	Da programmare presto
NON IMPORTANTE	Da delegare o eseguire quando possibile	Da scartare

Il Project Manager dovrebbe capire se le attività sono urgenti e importanti, solo urgenti, solo importanti, o né urgenti né importanti.

Per utilizzare efficacemente la matrice di Eisenhower, è necessario aggiornare regolarmente lo stato delle attività inserite in essa. Questo perché spesso un’attività passa nella categoria delle più urgenti da un giorno all’altro.

Riepilogo

La gestione del tempo in un progetto influisce sulla qualità e sul successo del progetto, quindi il Project Manager dovrebbe conoscere e utilizzare strumenti come il metodo di Pareto, il metodo ABC e il metodo di Eisenhower, e mantenere aggiornato lo stato di tutte le attività nel progetto. Per fare ciò, dovrebbe comunicare costantemente con tutte le parti coinvolte e adattare il programma per accogliere i cambiamenti che potrebbero verificarsi.

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Caroline Becker

Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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