I Project Manager (PM) sono come CEO su scala ridotta, pensando strategicamente al progetto in corso e collocandolo nella prospettiva delle attività dell’intera organizzazione. I loro compiti sono interdisciplinari. Anche se non devono essere esperti nella gestione dell’azienda o nel campo di cui si occupa il progetto, dovrebbero avere una conoscenza generale di essi. Mentre è lo specialista che è membro del team di progetto a proporre la migliore soluzione, il Project Manager deve capire perché quella soluzione è la migliore. Quindi, quali sono i principali compiti e responsabilità del Project Manager?
Compiti e responsabilità del Project Manager – indice:
- Introduzione
- Pianificazione e organizzazione
- Preparazione del budget
- Monitoraggio del progetto
- Supporto al team
- Comunicazione con gli stakeholder
- Riepilogo
- Scopri il nostro software per la gestione dei progetti
Introduzione
Il Project Manager non gestisce le persone ma il progetto. Pertanto, deve sempre tenere a mente che il team è composto da specialisti che svolgono il proprio lavoro al meglio delle loro capacità. Il compito del PM è facilitare l’implementazione di queste attività e dare loro direzione. Il PM dovrebbe, quindi:
- Evita il micromanagement – istruire i membri del team su come svolgere i loro compiti,
- Lascia libertà di scelta su come risolvere i problemi,
- Gestire la responsabilità – abbinare l’ambito dei compiti alle capacità dei singoli membri del team.
Tuttavia, quali compiti fanno parte delle responsabilità del Project Manager?
Pianificazione e organizzazione
La gestione del tempo in un progetto consiste in compiti che includono la pianificazione e l’organizzazione dell’esecuzione dei compiti. La pianificazione è una parte del ciclo di vita del progetto, che, sebbene in proporzioni diverse, è una parte integrante di ciascuna fase del progetto. Ma come appare la pianificazione come parte quotidiana dei doveri del Project Manager, cioè, dal lato pratico?
L’aspetto cruciale della pianificazione è l’uso efficiente del software di gestione dei progetti. Prima di tutto, questo include la compilazione di un elenco di compiti da svolgere e la loro priorizzazione. Relativo a quest’ultimo compito è il secondo dovere chiave del PM – organizzare il lavoro.
Ciò implica non solo selezionare i compiti più urgenti da svolgere, ma anche garantire che vengano completati in tempo e che tutti i membri del team abbiano un carico di lavoro il più equo possibile. Questo eviterà colli di bottiglia. Questa organizzazione impropria del lavoro del team porta a una persona responsabile di un numero eccessivo di compiti. L’accumulo di responsabilità causa l’arresto del lavoro degli altri membri del team, e il progresso del progetto rallenta o addirittura si ferma.
Assicurati di adattare la complessità del programma che stai utilizzando o di variare le applicazioni delle sue funzioni in base alle specifiche del progetto in corso. Dopotutto, il numero di possibilità non significa sempre una migliore gestione. Raccomandiamo di attenersi ai principi del Lean e di adottare solo quelle funzioni che migliorano le capacità del team o forniscono i dati necessari per valutare il progresso del progetto. Mentre dati presentati in modo accattivante possono sedurre gli stakeholder, non vale la pena spendere troppo tempo a raccoglierli se servono solo a quel fine.
Preparazione del budget
Il Project Manager stabilisce il budget durante la fase di pianificazione del progetto. È definito nel PMBOK come:
“La stima approvata per il progetto o per qualsiasi componente della struttura di suddivisione del lavoro o per qualsiasi attività programmata.” (La stima approvata per il progetto o per qualsiasi componente della struttura di suddivisione del lavoro (WBS) o per qualsiasi attività programmata.)
Preparare un budget e controllare le spese in un progetto non è un compito facile. Nonostante le spese pianificate meticolosamente, saranno necessari cambiamenti per quasi ogni progetto implementato. Pertanto, un budget di progetto ben pianificato prevede un minimo del 10-15% per spese impreviste. Il 20% di tutti i costi è considerato una soglia sicura, ma ci sono progetti in cui le modifiche al budget sono anche superiori.
Per prevenire eccessive deviazioni dalle spese pianificate, è quindi necessario non solo pianificare abilmente tenendo conto delle spese più probabili. Il PM deve anche dedicare notevole attenzione al monitoraggio delle spese in un progetto in corso per poter reagire in tempo, ad esempio, ai cambiamenti dei prezzi.
Monitoraggio del progetto
Un altro importante insieme di responsabilità del Project Manager è il monitoraggio del progetto. Ci consente di affrontare saggiamente i rischi, anticipare e rispondere proattivamente ai cambiamenti.
Tuttavia, il monitoraggio non riguarda solo il tracciamento dei rischi emergenti. Le responsabilità del Project Manager per il monitoraggio del progetto includono anche:
- Mantenere statistiche sul progresso dei compiti,
- Il tasso di esecuzione del budget,
- Controllo e ottimizzazione del flusso di lavoro.
Il obiettivo di tutte le responsabilità di monitoraggio del Project Manager è ottimizzare le attività affinché il progetto venga eseguito come previsto, così come imparare come i processi ripetitivi in molti progetti si svolgono e cambiano.
Supporto al team
Le responsabilità dei Project Manager includono formare un team, organizzare e coordinare il suo lavoro, ma anche terminare la collaborazione con coloro che non svolgono i propri doveri in modo soddisfacente.
Quando si forma un team, il PM deve assicurarsi che i suoi membri abbiano insieme tutte le competenze necessarie per raggiungere l’obiettivo del progetto. Ma deve anche assicurarsi che ci sia una chiara divisione delle responsabilità e trasparenza all’interno del team.
Ricorda che i Project Manager non devono, e nemmeno possono, essere esperti nel campo rappresentato da ciascun partecipante al progetto. Sono responsabili di supportare gli esperti nel loro lavoro e di garantire che il metodo di attuazione del progetto sia compreso ed efficace, e che il flusso di lavoro del team sia ottimizzato.
Comunicazione con gli stakeholder
Un’altra area di compiti svolti dal Project Manager è la comunicazione con gli stakeholder. Un compito chiave è selezionare le informazioni da trasmettere alle persone giuste al momento giusto – cioè, ottimizzare i canali di comunicazione, così come garantire che tutti gli stakeholder comprendano i messaggi loro trasmessi riguardo al progetto. Questo può rivelarsi particolarmente importante nel caso di compiti tecnicamente complessi o altamente specializzati rilevanti per l’intero progetto.
È il PM che tiene riunioni periodiche con gli stakeholder e prepara rapporti. A volte questi sono sotto forma di brevi email, e a volte sono documenti multipagina contenenti dati e analisi dettagliate.
Tieni presente che il ruolo rappresentativo del PM non è sempre piacevole. Soprattutto nel momento in cui devono comunicare informazioni negative sul progetto agli stakeholder. È in questo momento che competenze interpersonali ben sviluppate si riveleranno molto utili.
Riepilogo
Il Project Manager è la persona responsabile per pianificare, coordinare e supervisionare l’implementazione dei progetti. I suoi principali compiti includono:
- Creare un piano di attuazione del progetto e organizzare l’esecuzione dei compiti,
- Determinare il budget del progetto,
- Monitoraggio – delle spese, dei rischi e dei potenziali problemi,
- Organizzazione del lavoro del team di progetto
- Comunicazione con gli stakeholder e reporting
Il Project Manager deve quindi avere un’ampia gamma di competenze – sia specializzate che interpersonali. Dovrebbe anche familiarizzare con metodologie di gestione dei progetti come Waterfall, Agile e Scrum.
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Caroline Becker
Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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