Come creare un progetto di charter? | #39 Iniziare con la gestione dei progetti

I progetti di charter sono il pane e burro della gestione dei progetti. Forniscono una panoramica chiara e concisa degli obiettivi e delle finalità del progetto. Il charter è un documento cruciale per tutti gli stakeholder, incluso il Project Manager, i membri del team di progetto insieme alla direzione dell’organizzazione. Forma la base formale dell’intero progetto, poiché conferisce al Project Manager l’autorità di avviare e continuare il progetto, oltre a definire gli obiettivi, l’ambito e i risultati attesi.

Project charter – indice:

1. Introduzione
2. Cosa dovrebbe includere il Project Manager nel project charter
3. Giustificazione per intraprendere il progetto
4. Obiettivo del progetto
5. Ambito del progetto
6. Risultati
7. Struttura temporale del progetto
8. Budget del progetto e allocazione delle risorse
9. Rischi del progetto
10. In cosa si differenzia il project charter dal business case?
11. Riepilogo

Introduzione

Secondo il PMBOK, il project charter è uno dei documenti più essenziali che descrivono la strategia del progetto. È definito come:

“Un documento emesso dall’iniziatore o sponsor del progetto che autorizza formalmente l’esistenza di un progetto e fornisce al project manager l’autorità di applicare le risorse organizzative alle attività del progetto.”

Il project charter è solitamente formulato all’inizio e rimane invariato. Anche se durante l’implementazione delle attività, sono consentiti piccoli perfezionamenti. Tuttavia, quali dovrebbero essere i contenuti del documento e come prepararlo?

Cosa dovrebbe includere un Project Manager in un project charter?

Il volume del project charter dipende dalle dimensioni e dal tipo di progetto che si sta implementando. Tuttavia, dovrebbe includere i seguenti elementi:

• la motivazione per intraprendere il progetto,
• gli obiettivi del progetto,
• l’ambito del progetto,
• i risultati,
• il programma del progetto,
• il budget del progetto,
• i rischi di progetto.

Il project charter dovrebbe anche includere le informazioni di contatto per il Project Manager e i principali stakeholder.

Giustificazione per intraprendere il progetto

Quando si prepara una breve giustificazione per avviare un progetto, è consigliabile utilizzare il business case preparato in anticipo. Dovrebbe essere scritto in un linguaggio semplice in modo che possa essere compreso da una persona che si occupa del progetto per la prima volta. Di solito, uno o due paragrafi esplicativi sono sufficienti:

• Qual è il contesto aziendale del progetto?
• Quale problema risolve il progetto o quale opportunità consente di sfruttare? e
• Quali sono i risultati attesi del progetto?

Obiettivo del progetto

Non vale la pena includere tutti gli obiettivi nel project charter. È meglio concentrarsi sull’obiettivo principale e su quelli che sono nella gerarchia direttamente sotto di esso. Dopotutto, la descrizione dell’obiettivo del progetto nel business case dovrebbe fornire una risposta alla domanda “Cosa faremo?” che deve rimanere valida per tutto il progetto. Gli obiettivi principali e le finalità tracciano la direzione verso cui si dirigono le attività che compongono il progetto. Dovrebbero essere chiari e misurabili e in linea con gli obiettivi generali dell’organizzazione.

Ambito del progetto

L’ambito del progetto incluso nel charter definisce i confini del progetto, inclusi ciò che è e ciò che non è coperto dal progetto. Deve includere una chiara descrizione dei risultati del progetto e eventuali limitazioni o assunzioni che lo influenzeranno. Pertanto, è utile considerare la risposta alla domanda “Quali attività saranno implementate?” e “Quali attività non verranno implementate?”. Questo è particolarmente importante nei progetti che coinvolgono più stakeholder, le cui aspettative non espresse sui risultati del progetto possono essere rivelate in questo modo.

Risultati

Il project charter dovrebbe includere un elenco di tutti i risultati del progetto, inclusa una breve descrizione di ciascuno e gli obiettivi specifici a cui stanno lavorando. Dovrebbe anche avere una tempistica per ciascun elemento, preferibilmente con un riferimento a una pietra miliare, così come la persona o il team responsabile della loro consegna.

Struttura temporale del progetto

Il project charter dovrebbe anche includere un programma complessivo del progetto, che vale la pena visualizzare con una timeline. Su di essa, il Project Manager dovrebbe segnare le date di inizio e fine del progetto, le pietre miliari o le date pianificate per la consegna dei risultati.

Budget del progetto e allocazione delle risorse

Il project charter dovrebbe anche includere il budget complessivo del progetto, presentato più spesso sotto forma di tabella. Questo renderà facile indicare:

• Le principali categorie di costi – una stima di manodopera, materiali e attrezzature,
• La gamma prevista di variazioni – per tenere conto delle fluttuazioni dei prezzi o delle spese impreviste,
• Riserve e vincoli di budget.

Questa sezione del documento dovrebbe anche dettagliare l’allocazione delle risorse, inclusi personale, attrezzature e strutture.

Rischi del progetto

La sezione sui rischi del project charter dovrebbe delineare i potenziali rischi e come rispondere a essi. Questo include l’identificazione dei rischi potenziali, come:

• ritardi,
• superamenti di costo o
• cambiamenti di ambito.

Elencarli aiuta gli stakeholder a garantire che il Project Manager, il team di progetto e l’organizzazione siano preparati a potenziali problemi e abbiano un piano su cosa fare per mitigarli o evitarli.

Business case vs project charter

La differenza tra un project charter e un business case risiede principalmente nello scopo per cui sono preparati. Un project charter è un documento che avvia un progetto, mentre un business case argomenta perché un progetto dovrebbe essere avviato. Il charter definisce cosa verrà fatto nel progetto, mentre il business case risponde alla domanda “A quale scopo?”. Entrambi i documenti sono molto importanti per la corretta gestione di un progetto e aiutano a renderlo di successo.

Riepilogo

Il project charter è un documento essenziale che funge da base per l’implementazione del progetto e autorizza la sua avvio. Delinea gli obiettivi, le finalità, l’ambito, il budget, l’allocazione delle risorse e il programma del progetto. Identifica anche i potenziali rischi e le assunzioni, aumentando la possibilità che il progetto proceda come pianificato.

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