Come utilizzare correttamente le pietre miliari in un progetto? | #19 Iniziare con la gestione dei progetti

Il ciclo di vita del progetto contiene molti momenti decisivi. Il team di progetto, insieme al Project Manager e agli stakeholder, risponde alla domanda se una particolare fase del progetto sia stata completata. Sono stati soddisfatti tutti i criteri di accettazione? C’è qualcosa che deve ancora essere migliorato o è possibile andare avanti? Questi momenti sono segnati da traguardi – inizio e fine.

Traguardi in un progetto – indice:

1. Introduzione
2. Storia dei traguardi
3. Ruolo dei traguardi
4. Impostazione dei traguardi
5. Traguardi in un progetto – sintesi

Introduzione

Ogni traguardo fino ad oggi segna un punto importante sulla mappa di implementazione del progetto. Include l’inizio di un progetto, una riunione di team, la firma di un contratto o il completamento di una fase importante di test che accompagna l’implementazione di un prodotto o servizio. Ma perché è importante definirli già nella fase di pianificazione del progetto?

Storia dei traguardi

L’idea di un traguardo – il nome e simbolo di un momento chiave in un progetto – è stata presa dalla pratica degli antichi romani. Essi segnavano l’estensione della loro civiltà con traguardi e, allo stesso tempo, mappavano il territorio su cui viaggiavano.

I romani erigevano colonne di pietra lungo le strade a distanze regolari, uniformemente ogni miglio. Servivano non solo a segnare il percorso ma anche a mostrare la distanza da Roma o dalla capitale della provincia in cui erano dispiegati. Analogamente, i traguardi simbolici del progetto mostrano quanto lavoro è già stato svolto e forniscono un quadro della strada che porta al compito.

Il ruolo dei traguardi

Un traguardo segna un momento critico sulla strada che porta dall’inizio all’obiettivo del progetto. Pertanto, come i cartelli stradali romani, i traguardi in un progetto non possono verificarsi troppo spesso. Questo perché svolgono diverse funzioni chiave in un progetto:

• fornire un’opportunità per un debriefing – il raggiungimento di un checkpoint è spesso combinato con una riunione di team, durante la quale i membri del team parlano delle loro osservazioni sui progressi del loro lavoro e considerano come migliorare la cooperazione nel team,
• diventare uno strumento motivazionale potente – poiché i traguardi segnano obiettivi a breve e medio termine, motivano in modo più efficace rispetto a un obiettivo lontano che guida il completamento dell’intero progetto. Permettono anche di rendersi conto di quanto è già stato realizzato,
• presentare i progressi del progetto – molto spesso il completamento di un traguardo è accompagnato dall’invio agli stakeholder di informazioni o di un rapporto sullo stato del progetto.

Impostazione dei traguardi

Quindi, come si impostano i traguardi con il giusto volume e frequenza? Non ci sono regole universali qui, ma quando si determinano, il software in cui creiamo il programma del progetto e la pianificazione è davvero utile.

1. Obiettivi – I traguardi sono più facili da estrarre se iniziamo creando un lungo elenco delle attività più importanti, e poi le raggruppiamo in insiemi più grandi svolti in un periodo simile. In questo modo, isoleremo gli obiettivi e il momento del loro raggiungimento ci permetterà di impostare un traguardo.
2. Attività chiave – Prima di tutto, prestare attenzione ai traguardi che significano attività critiche senza le quali il progetto non può continuare. Ecco perché è cruciale non solo definire cosa realizzare affinché un traguardo esista, ma anche definire un piano di emergenza che fornisca una via d’uscita nel caso in cui un traguardo venga perso.
3. Impegno del team – Di solito ci vuole l’intero team per raggiungere un traguardo ben definito.
4. Distanza temporale – il raggiungimento dei traguardi successivi dovrebbe procedere in modo abbastanza uniforme per il progetto, sia per il loro effetto motivazionale che per il ritmo del team.

Sintesi

La data di completamento di ogni traguardo è uno strumento importante per gestire il progetto, migliorare la motivazione del team e monitorare i progressi del lavoro. Sceglili con attenzione e definiscili bene. Questo garantirà che ogni traguardo raggiunto venga celebrato come un successo del team, così come la chiusura di una fase importante del progetto che apre la prossima area di completamento del compito.

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