Fonti e aree di cambiamento nel progetto | #47 Iniziare con la gestione del progetto

L’indice dei termini alla fine del libro PMBOK contiene ben 22 voci per il cambiamento del progetto. Queste vanno dal costo e dalla cultura del cambiamento nelle organizzazioni alle richieste di cambiamento. Cosa rende quindi il cambiamento così essenziale nei progetti e come affrontarlo? Cos’è la gestione del cambiamento?

Gestione del cambiamento – indice:

1. Introduzione
2. Cosa sono il cambiamento e la gestione del cambiamento?
3. Aree di cambiamento nel progetto
4. Cambiamenti durante la pianificazione del progetto
5. Cambiamenti durante l’implementazione del progetto
6. Fonti di cambiamenti nel progetto
7. Esterni
8. Interni
9. Riepilogo

Introduzione

Il cambiamento durante un progetto è quasi inevitabile, eppure molte organizzazioni sembrano ancora trascurare tale ovvietà. Nonostante la sua durata, che sia di tre mesi, un anno o tre, ogni progetto contiene fattori di rischio che possono portare il Project Manager a rinegoziare la sua esecuzione con le parti interessate. Se, d’altra parte, il team di progetto apprende lezioni in modo continuo dai compiti in corso, possono anche verificarsi miglioramenti e cambiamenti nell’organizzazione del lavoro derivanti da una migliore comprensione delle esigenze delle parti interessate.

Cosa sono il cambiamento e la gestione del cambiamento?

Il PMBOK definisce il cambiamento come:

“Una modifica a qualsiasi deliverable formalmente controllato, componente del piano di gestione del progetto, documento di progetto.”

Questo può includere modifiche riguardanti:

• obiettivo del progetto,
• priorità,
• piano di lavoro,
• traguardi del progetto, o
• divisione del lavoro nel team di progetto.

La gestione del cambiamento, d’altra parte, è definita come:

“Un approccio completo, ciclico e strutturato per il passaggio di individui, gruppi e organizzazioni da uno stato attuale a uno stato futuro con benefici aziendali previsti.”

Ma a quali aree del progetto dovrebbe prestare maggiore attenzione un Project Manager per prepararsi alla gestione del cambiamento?

Aree di cambiamento nel progetto

I cambiamenti a un progetto possono verificarsi in qualsiasi fase del suo ciclo di vita, ma dovresti prestare maggiore attenzione a quelli che si verificano durante la fase di pianificazione e l’implementazione del progetto.

Cambiamenti durante la pianificazione del progetto

Secondo il PMBOK, nella fase di pianificazione, il team di progetto insieme al Project Manager dovrebbe preparare un abbozzo del processo per adattare le attività attuali ai cambiamenti e sviluppi emergenti. In altre parole, devono ideare come implementarlo. Questo può includere:

• modifiche al flusso di lavoro,
• rimodellamento delle priorità delle attività incluse nel backlog, e persino una proiezione per risoluzioni così radicali come
• rimodellare l’obiettivo principale del progetto

Cambiamenti durante l’implementazione del progetto

I cambiamenti che si verificano durante la fase di implementazione del progetto devono seguire la metodologia adottata, rispettivamente:

• Waterfall – le modifiche richiedono un processo di approvazione formale e modifiche alla documentazione del progetto,
• Agile – sono una parte naturale del processo e vengono introdotte in modo continuo aggiornando il backlog e adattando le attività del team,
• Scrum – come una delle metodologie Agile, Scrum presume anche che le trasformazioni siano inevitabili. Ma prima di prendere misure, il team deve raggiungere gli obiettivi dello Sprint che ha iniziato,
• Prince2 – qui il piano di progetto dovrebbe essere definito con attenzione fin dall’inizio e le modifiche minimizzate per design. Tuttavia, se devi effettuare transizioni, assicurati di documentare correttamente e consultare le parti interessate.

Il Project Manager deve riconoscere che tutti gli aggiustamenti influenzeranno altri elementi del progetto, a volte in modo imprevedibile. Ad esempio, l’introduzione di una soluzione tecnica che semplifica un compito può complicare significativamente l’esecuzione di un altro, aumentando così i costi, cambiando l’ambito di lavoro e influenzando infine la qualità dell’esecuzione.

Fonti di cambiamenti nel progetto

Quando la dinamica dell’ambiente aziendale e l’innovatività del progetto aumentano, le modifiche possono alterare quasi ogni sfera di esecuzione dei compiti. Le loro fonti rientrano in due categorie principali:

• Esterni – provenienti dall’esterno del team di progetto, e
• Interni – derivanti da processi che avvengono durante l’implementazione di compiti specifici.

Esterni

Le fonti esterne più comuni di cambiamenti progettuali sono:

1. Cambiamenti nei requisiti del cliente. I requisiti del cliente sono un componente chiave di qualsiasi progetto. Possono cambiare a causa di sviluppi nell’ambiente aziendale, dell’emergere di nuove esigenze o della concorrenza. Quando i requisiti del cliente cambiano, il Project Manager deve analizzare attentamente come ciò possa influenzare il progetto e se sia possibile apportare modifiche senza compromettere qualità, tempo o costi. Ad esempio, se il cliente decide di rimodellare i requisiti dell’interfaccia utente, ciò potrebbe rimodellare la struttura del codice, il che potrebbe a sua volta riorganizzare il programma e aumentare i costi.
2. Tagli al budget. Le riduzioni di budget possono derivare dalla difficile situazione finanziaria dell’organizzazione, da un cambiamento di priorità o dall’emergere di nuovi progetti. In caso di tagli al budget, il Project Manager deve cercare di raggiungere gli obiettivi con costi inferiori. Questo può significare:
• riduzione dell’ambito di lavoro,
• accorciamento del programma,
• ridimensionamento,
• uso di outsourcing, o
• altri utilizzi delle risorse esistenti dell’organizzazione.
3. Cambiamenti nell’ambiente aziendale. Le modifiche introdotte nella legislazione, l’emergere di nuove tendenze o la conversione dei concorrenti possono influenzare l’obiettivo del progetto o i requisiti del cliente. In caso di tali cambiamenti difficili da prevedere, il Project Manager deve stabilire contromisure per minimizzare l’impatto del cambiamento sul progetto e migliorare il raggiungimento degli obiettivi.

Interni

I cambiamenti interni sono dovuti a fattori legati ai compiti. I più significativi includono:

1. Apprendimento dei membri del team. I cambiamenti interni in un progetto possono derivare dal processo di acquisizione di nuove conoscenze da parte dei membri del team. Più esperto è il team, più è probabile che sviluppi competenze che consentiranno loro di esibirsi meglio.

Un esempio è quando un programmatore si accorge che il suo codice non è molto leggibile e decide di esplorare la scrittura di uno più pulito. Alla fine, può proporre modifiche che influenzeranno positivamente la qualità del progetto.

2. Una migliore comprensione dei requisiti del cliente e delle specifiche del prodotto. Durante il progetto, la comprensione delle aspettative degli utenti da parte del team può espandersi. Questo può portare a un desiderio di alterare l’ambito di lavoro o adattare la tecnologia per soddisfare le esigenze identificate del cliente. Ad esempio, dopo aver condotto sondaggi tra gli utenti, il team di progetto può decidere di introdurre nuove funzionalità richieste dalle persone intervistate.
3. Cambiare l’organizzazione del lavoro dopo aver appreso dal flusso di lavoro attuale. A seguito dell’acquisizione di nuove conoscenze, possono emergere idee per migliorare i processi, introdurre soluzioni innovative o modificare il programma. Analizzando il flusso di lavoro attuale, il team di progetto può identificare errori e possibili miglioramenti, quindi apportare conseguentemente modifiche per accelerare il lavoro. Ad esempio, possono trovare uno strumento di gestione del progetto diverso più adatto per semplificare i processi e aumentare la produttività.

Riepilogo

La gestione del cambiamento è fondamentale per il successo del progetto. Le modifiche al progetto sono inevitabili e derivano sia da fonti esterne che interne. A seconda della fase del ciclo di vita del progetto, dovresti elaborare un piano appropriato per adattare le attività attuali ai cambiamenti emergenti. La gestione del cambiamento richiede un processo efficace di comunicazione e coordinamento all’interno del team di progetto e con le parti interessate. Pertanto, il Project Manager ha un compito difficile: rimanere flessibile e aperto al cambiamento, ma allo stesso tempo mantenere il controllo per evitare effetti negativi sul progetto.

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