Come impostare un team di progetto? | #29 Iniziare con la gestione dei progetti

Secondo il PMBOK, un team di progetto è “un insieme di individui che svolgono il lavoro del progetto per raggiungere i suoi obiettivi.” Tuttavia, crediamo che tale definizione trascuri almeno un aspetto importante per il raggiungimento dell’obiettivo del progetto: la collaborazione. Ed è su questo che vogliamo concentrarci oggi rispondendo alla domanda su come costituire un team di progetto.

Come costituire un team di progetto? – indice:

1. Introduzione
2. Competenze e responsabilità dei membri del team
3. Personalità nel team
4. Ruoli nel team
5. Riepilogo

Introduzione

Quando un Project Manager si dedica a costituire un team di progetto, ha già completato la fase di avvio del progetto e parte della fase di pianificazione. Il compito è più facile se il progetto coinvolge persone all’interno dell’organizzazione. Ma spesso, i progetti richiedono l’assunzione di nuovi specialisti, consulenti esterni o liberi professionisti.

Se il progetto si svolge in una grande organizzazione, è sufficiente che il Project Manager determini con precisione l’ambito di competenza e le responsabilità degli specialisti necessari. Il personale HR si occuperà quindi del reclutamento di candidati idonei.

Tuttavia, se si tratta di una piccola azienda o di una startup, il Project Manager dovrà gestire la selezione di candidati idonei. Questo compito è anche definito “acquisizione del team di progetto” e si concentra su due aree:

• competenza ed esperienza professionale, e
• tratti di personalità individuali dei futuri colleghi.

È proprio ciò che farà sì che un gruppo di specialisti diventi presto un team. Vale a dire, che lavorerà insieme in modo efficace durante tutto il progetto.

Competenze e responsabilità dei membri del team

Definire le responsabilità di ciascun membro del team è molto cruciale all’inizio della collaborazione. Questo perché spesso accade che le competenze dei colleghi si sovrappongano. Il Project Manager deve quindi determinare chi è responsabile dell’implementazione di un particolare compito. D’altra parte, le persone che lavorano insieme su un’area particolare del progetto dovrebbero sentire di condividere la responsabilità per il suo successo (proprietà condivisa).

Ulteriori difficoltà affrontate dal Project Manager sono indicate dalle domande:

• Come si identificano quali specialisti saranno adatti a svolgere i compiti?
• Quali strumenti avranno bisogno? E cosa segue –
• Come determinare il budget necessario per completare il team?

Qui possiamo solo prestare attenzione alle domande. La risposta varierà in ogni progetto.

Personalità nel team

In un team di progetto, ogni membro deve avere le giuste competenze e esperienza. Ma altrettanto essenziali sono i tratti di personalità che renderanno il team forte e coeso. Quando si tratta di tratti comuni, il team di progetto deve essere composto da persone che sono:

• flessibili e adattabili alle condizioni che cambiano
• aperte a nuove sfide
• collaborative
• disposte a prendersi la responsabilità per i compiti assegnati, e
• capaci di gestire lo stress.

Tuttavia, altrettanto essenziale è la diversità di personalità e stili di lavoro. Questo permetterà di sfruttare molto meglio i loro punti di forza. Tutti i team trarranno beneficio dall’avere individui che sono:

1. Orientati agli obiettivi – concentrati sul raggiungimento dei migliori risultati possibili e focalizzati sull’azione
2. Creativi – prolifici di idee, dimostrano un alto livello di innovazione e capacità di trovare nuove soluzioni
3. Incentrati sulle persone – per i quali gli altri esseri umani, le relazioni e la comprensione reciproca sono le cose più importanti

Ruoli nel team

I ruoli informali del team appaiono spontaneamente. Tuttavia, è opportuno notare la loro esistenza e dinamica durante l’implementazione del progetto. I ruoli principali in un team di progetto includono:

• Leader – presta particolare attenzione all’efficienza del team,
• Mediante – risolve i conflitti e aiuta il team a operare in modo più efficiente
• Joker – colui che fa ridere gli altri e migliora l’umore del team,
• Promemoria – ricorda sempre le scadenze e i compiti importanti,
• Coordinatore – aiuta il team a operare in modo più efficiente combinando gli elementi di lavoro dei singoli membri,
• Mentore – spesso un membro senior del team che è disposto a condividere esperienza e conoscenza con gli altri.

I ruoli informali aiutano il team a funzionare in modo efficace e portano a risultati migliori. Tuttavia, non bisogna considerarli come un sostituto delle responsabilità formali.

Riepilogo

La scelta del team di progetto può determinare il successo o il fallimento dell’intero progetto. Ecco perché è così importante che il team sia composto da persone con diverse competenze e personalità, diverse esperienze e stili di lavoro. Se il Project Manager seleziona correttamente i colleghi, essi impersoneranno naturalmente i ruoli informali per formare un team coeso, aumentando le possibilità di successo e di una fruttuosa cooperazione futura.

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