Panoramica del software di gestione progetti | #12 Iniziare con la gestione dei progetti

Quale software funzionerà meglio per la gestione dei progetti? Se ti stai chiedendo quale delle soluzioni disponibili sul mercato soddisferà le tue esigenze, abbiamo preparato una panoramica del software di gestione dei progetti. Ognuno di essi ha i suoi vantaggi e specificità. Pertanto, per scegliere in modo sicuro la soluzione più adatta, inizia definendo il tipo di progetto che gestirai, così come la dimensione del tuo team e la sua familiarità con gli strumenti digitali.

Software di gestione dei progetti – indice:

1. Introduzione
2. Jira
3. Asana
4. Trello
5. Firmbee
6. Riepilogo

Introduzione

Molti progetti si svolgono esclusivamente nel mondo digitale. Il team lavora da remoto, incontrandosi raramente in ufficio. Tutti comunicano su Slack o tramite messaggistica istantanea fornita da Meta, Apple, Google o Microsoft. Tuttavia, anche nei casi di modalità ibride o in ufficio, l’applicazione di software di gestione dei progetti facilita significativamente il lavoro del team. Diventa un luogo di incontro digitale per coloro che vi lavorano. Una piattaforma per la distribuzione dei compiti e per mantenere lo stato aggiornato quotidianamente.

Tuttavia, a seconda che il team stia sviluppando software complesso, preparando campagne di marketing o gestendo la fornitura di biscotti per conferenze nella regione, i requisiti per il software possono differire radicalmente. Diamo un’occhiata alla panoramica del software di gestione dei progetti.

Jira

Jira è di gran lunga lo strumento di gestione dei progetti più complesso. Se stai cercando un software per gestire un grande progetto, un portafoglio o un portafoglio di progetti, potresti volerlo esaminare più da vicino. La sua curva di apprendimento è bassa, ma in cambio offre un’enorme quantità di personalizzazioni del progetto.

A favore di Jira c’è la possibilità di utilizzo gratuito per team fino a 10 membri. Tuttavia, tra i suoi svantaggi – oltre alla sua difficile implementazione rispetto ad altri programmi di cui parleremo – c’è il suo profilo chiaramente definito. Questo perché è uno strumento progettato inizialmente per team di sviluppo IT. Quindi i team che lavorano in metodologie agili, specialmente Scrum, per i quali il repository di codice è lo strumento principale di lavoro, troveranno facilmente la loro strada qui. Potrebbe diventare ingombrante per i team più liberamente connessi all’ambiente digitale, che potrebbero sentirsi sopraffatti dal numero di opzioni che potrebbero rivelarsi superflue.

Asana

In una situazione del genere, l’Asana molto più semplice potrebbe essere una scelta migliore. Questo perché è stata creata tenendo a mente tutti i team. La base è composta da quattro visualizzazioni:

• elenco delle attività,
• una bacheca con colonne personalizzabili,
• calendario, e
• file.

Nel piano gratuito, c’è una vasta selezione di modelli disponibili, che determina come apparirà il nostro spazio di lavoro digitale. Tuttavia, il piano gratuito di Asana presenta una limitazione di base. Ti offre la scelta tra due opzioni di condivisione: privata – disponibile solo per il proprietario o pubblica – aperta a tutti. Condividere un progetto solo con persone selezionate appartiene già al piano a pagamento, i cui vantaggi includono la facilità di generare report visivamente accattivanti e mantenere un portafoglio di progetti.

Trello

Il tuo team di progetto ha bisogno di uno strumento ancora più semplice – l’equivalente digitale di una bacheca Kanban con schede di attività spostate dalla colonna “Da fare” alla colonna “Fatto”? Allora Trello sarebbe il più adatto. La semplicità di questo strumento e la disponibilità di un’app mobile lo rendono spesso utilizzato come un pratico elenco di attività per persone che non lavorano con PC.

Il suo principale vantaggio riguarda un numero illimitato di membri del team già nel piano gratuito, e l’aggiunta automatizzata di attività ricorrenti, come riunioni ricorrenti. Questo può facilitare il lavoro in Trello, dato che l’uso gratuito non fornisce accesso a un calendario.

Firmbee

Il piano gratuito di Firmbee dedicato ai liberi professionisti include non solo un calendario con ampio controllo degli accessi, ma anche capacità di registrazione del tempo e bacheche Kanban completamente personalizzabili. A differenza delle soluzioni di cui abbiamo discusso sopra, si basa su un sistema completo di gestione dei progetti aziendali.

Firmbee, nonostante la sua complessità, è molto trasparente. Si distingue da altre soluzioni con i suoi strumenti di gestione del budget di progetto, inclusa la possibilità di:

• emissione di fatture,
• creare un elenco di appaltatori,
• monitorare i pagamenti,
• categorizzare le spese,
• monitorare il budget del progetto, ad esempio, una percentuale di quanto del budget è stata consumata da un particolare tipo di costo.

Gli strumenti HR, come un database di candidati che consente la memorizzazione di curriculum e portafogli, così come processi di reclutamento liberamente configurabili, sono anche molto funzionali per le piccole imprese.

Se stai cercando un sistema completo per gestire progetti aziendali e team, allora Firmbee è fatto per te. Vale anche la pena menzionare che le ONG possono adottare questo sistema gratuitamente – puoi trovare maggiori dettagli qui.

Riepilogo

Il software di gestione dei progetti varia da soluzioni semplici come Trello a soluzioni complesse come Firmbee. Oltre a quelle che abbiamo elencato sopra, altre che competono per popolarità includono:

• Wrike – offre strumenti di reporting leggermente più avanzati ma è simile nella funzionalità a Trello,
• Basecamp – attraente soprattutto per organizzazioni più grandi o aziende che lavorano con molti liberi professionisti,
• Microsoft Project – software di gestione dei progetti veterano disponibile sul mercato dal 1984, popolare grazie alla sua piena integrazione con altri prodotti Microsoft,
• Monday.com – una piattaforma basata su cloud che consente qualsiasi combinazione e configurazione di moduli necessari per gestire un progetto specifico.

Ricorda di basare la tua scelta di software non solo sul prezzo dell’abbonamento ma, soprattutto, sulle specificità del progetto che stai implementando e sulle competenze del team di progetto. Inoltre, considera se stai cercando supporto per attività una tantum o software per gestire non solo un progetto selezionato ma la maggior parte delle attività svolte da un’organizzazione più piccola. Speriamo che la panoramica del software di gestione dei progetti ti sia utile.

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