Lavoro ibrido – come guidare con successo un team? | #31 Iniziare con la gestione dei progetti

Indipendentemente da come vediamo il lavoro ibrido, ci troviamo spesso di fronte a una sfida: come gestire un team quando alcune persone sono in ufficio e altre lavorano da remoto, e i loro rapporti cambiano costantemente.

Lavoro ibrido – indice:

1. Introduzione
2. Comunicazione in un team ibrido
3. Scambio efficace di informazioni
4. Supporto tecnico al lavoro del team
5. Mantenere i legami
6. Riepilogo

Introduzione

Gestire un team di progetto che lavora in modalità ibrida è più difficile rispetto a lavorare esclusivamente da remoto o in sede. Dopotutto, come supervisionare quando alcuni membri del team lavorano in ufficio e altri da remoto?

Il Project Manager affronta diverse sfide chiave. Queste includono:

• definire le regole di comunicazione nel team
• garantire uno scambio fluido di informazioni
• supporto tecnologico per le persone al di fuori dell’ufficio
• mantenere i legami.

Comunicazione in un team ibrido

Per lavorare in modo efficace in un modello ibrido, è necessario definire le regole di comunicazione. Quando non è sufficiente avvicinarsi per chiedere a chi lavora alla scrivania vicina la sua opinione sul tuo lavoro, è opportuno organizzarsi per utilizzare strumenti diversi per scopi specifici. Ad esempio, puoi inviare una breve domanda tramite chat, utilizzare l’email per questioni più elaborate e avere una videoconferenza per discutere argomenti complessi che richiedono il coinvolgimento di più persone.

Con un nuovo team, è anche una buona idea assicurarsi che tutti sappiano:

• Quali sono le responsabilità di ciascuna persona,
• Come contattare gli altri membri del team, e
• Quali sono le aspettative per la frequenza della comunicazione?

Per questo, puoi utilizzare stati in una chat aziendale o creare una bacheca dei contatti in un strumento di gestione dei progetti. È anche opportuno discutere brevemente l’argomento della comunicazione durante una delle riunioni di progetto.

Scambio efficace di informazioni

Una volta definite le regole di comunicazione, è tempo di pensare al suo contenuto. È una buona idea assicurarsi che le informazioni siano condivise e che tutti nel team abbiano accesso alle risorse per portare a termine il proprio lavoro.

Con software dedicato, come Firmbee, puoi facilmente risolvere i seguenti problemi:

• assegnazione di compiti,
• scambio di informazioni sullo stato attuale del progetto,
• impostazione delle date per le riunioni di progetto, o
• condivisione dei risultati del monitoraggio del progetto.

Il Project Manager dovrebbe garantire che le informazioni siano disponibili per tutti, indipendentemente da dove lavorano. Questo è particolarmente vero per coloro che lavorano su file condivisi, che, quando si lavora in sede, potrebbero essere stati memorizzati su server che impediscono l’uso remoto. Potresti dover pensare a soluzioni cloud, o altrimenti pianificare i compiti che svolgi.

Supporto tecnico al lavoro del team

Un aspetto chiave del funzionamento di successo nel modello ibrido è impostare le condizioni tecniche per un’operazione ininterrotta. Le basi sono:

• internet ad alta velocità
• computer o laptop e
• software necessario per svolgere il proprio lavoro.

Il Project Manager dovrebbe garantire che tutti i dipendenti che lavorano da remoto abbiano gli strumenti, le attrezzature e l’accesso alla rete aziendale giusti.

Mantenere i legami

Mantenere le relazioni all’interno del team è spesso trascurato, eppure è altrettanto importante quanto il supporto tecnico e la comunicazione direttamente legata all’esecuzione del progetto. Tuttavia, nel modello ibrido, i dipendenti presenti in ufficio non hanno tempo per costruire contatti interpersonali.

Quando la maggior parte del lavoro è remoto, durante la visita alla sede dell’azienda, ciascun partecipante al progetto pianifica le riunioni individualmente. A volte si scopre che durante la giornata incontrano tutti i colleghi e gli esperti esterni coinvolti nei compiti. Di conseguenza, non c’è abbastanza tempo per incontrare il team, che lavora insieme presso la sede dell’azienda solo in teoria.

Ecco perché i rischi associati al lavoro ibrido sono:

• la frattura dei team,
• riduzione del senso di appartenenza del team al progetto e
• mancanza di impegno emotivo verso l’azienda.

Non sono solo coloro che lavorano da remoto a sentirsi isolati dal resto del team. Ecco perché è così fondamentale prendersi cura di una buona atmosfera mentre si lavora insieme. Un rimedio ai mali del “ibrido” può comportare riunioni di progetto di gruppo regolari integrate da conversazioni individuali con i dipendenti.

Riepilogo

Guidare un team di progetto che lavora in modalità ibrida richiede al Project Manager di definire le regole di comunicazione e garantire uno scambio fluido di informazioni. È anche essenziale mantenere i legami del team, fornendo tempo e spazio per riunioni sia nell’ambiente digitale che in ufficio.

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