Fallimento del progetto. 5 motivi per cui i progetti falliscono | #23 Iniziare con la gestione dei progetti

Secondo il rapporto del Project Management Institute del 2021, la percentuale di progetti che hanno fallito è in diminuzione di anno in anno. Nel 2019, era il 15% dei progetti. Nel 2020 – 13%, e nel 2021 solo il 12%. A cosa devono le aziende il calo graduale ma marcato della percentuale di fallimenti nei progetti? E cosa fare per essere tra i team di progetto che celebrano il successo?

Fallimento del progetto – indice:

1. Fallimento del progetto. Introduzione
2. 5x Perché?
3. 5 motivi per il fallimento del progetto
4. Riepilogo

Perché i progetti falliscono? Introduzione

Possiamo menzionare infinite ragioni per i fallimenti dei progetti. Il patrocinatore si è ritirato? I materiali non hanno soddisfatto le aspettative durante i test presso il sito del cliente? Si è scoperto che il budget era troppo ridotto e il team si è disgregato? Ognuna di queste ragioni merita di essere studiata poiché riflette l’approccio ai fallimenti che consente di prevenirli. Quindi, come si scopre il problema sottostante?

5x Perché?

Per non essere guidati dalle emozioni e scoprire la causa principale del fallimento del progetto, ricorri a metodi collaudati. La tecnica delle cinque domande è ideale per questo. È stata sviluppata da Taiichi Ohno per la Toyota. Tuttavia, è diventata popolare grazie alla sua alta efficacia. Oggi è utilizzata, tra l’altro, nella gestione dei progetti basata sui metodi Lean e Six Sigma.

5 x Perché? funzionerà finché saremo disposti a dare risposte oneste e complete. In questo modo, potrebbe essere possibile arrivare alla fonte del problema. A sua volta, questo aiuterà a prevenire la ripetizione di errori simili.

Se la ragione del fallimento del progetto è, ad esempio, la rinuncia del patrocinatore, la seguente domanda necessita di una risposta:

Perché i patrocinatori si sono ritirati?

Le risposte successive alle domande potrebbero apparire così:

1. Perché? – Perché hanno perso interesse per il progetto.
2. Perché? – Perché non conoscevano lo stato attuale del progetto.
3. Perché? – Perché erano troppo raramente informati sui progressi del lavoro.
4. Perché?– Perché durante la pianificazione della comunicazione non sono state determinate la frequenza delle riunioni e le scadenze dei rapporti.
5. Perché? – Perché il Project Manager non è riuscito a garantire trasparenza e comunicazione nel progetto.

Esamineremo quindi le ragioni dei fallimenti dei progetti che rispondono all’ultima, quinta domanda “Perché?”, cioè problemi di fondo. I potenziali problemi di fondo meritano di essere attentamente considerati quando si pianifica una nuova iniziativa.

5 motivi per il fallimento del progetto

I problemi più difficili da risolvere che possono causare il fallimento del progetto sono legati a domini:

• stakeholder – capita che già nella fase di pianificazione ci siano insinuazioni che non vengono realizzate dagli stakeholder che concordano sui dettagli dell’implementazione del progetto,
• team – sia il compito di creare un team che di gestire efficacemente il suo lavoro può essere impegnativo,
• lato tecnico del progetto – sia la disponibilità di risorse che le competenze delle persone impiegate nel progetto,
• ambiente aziendale – monitorare e rispondere a eventi esterni è particolarmente importante quando si verificano cambiamenti rapidi, che a loro volta richiedono un alto grado di flessibilità e risposta rapida, cioè una gestione efficiente del cambiamento.

Discuteremo di seguito le ragioni dei fallimenti dei progetti nelle seguenti aree:

	Stakeholder	Team	Lato tecnico	Ambiente circostante
Comunicazioni	x	x
Ambito del progetto	x	x
Risorse	x		x	x
Collaborazione		x		x
Flessibilità		x	x	x

Fallimenti nella comunicazione

I problemi di trasparenza e comunicazione riguardano principalmente i contatti con gli stakeholder. Gli accordi dovrebbero essere inclusi nel piano di progetto per prevenire malintesi che possono portare al fallimento dell’intero progetto.

Gli stessi principi valgono anche quando si pianifica il flusso di informazioni all’interno del team. Qui sarà molto importante non solo rendere la lista dei compiti trasparente e comprensibile, ma anche comunicare e ricordare gli obiettivi perseguiti dal team.

Ambito del progetto poco chiaro

Definire l’ambito di un progetto e prevenire le sue modifiche durante l’implementazione è uno dei compiti principali di un Project Manager. Egli o ella deve comprendere a fondo le aspettative del cliente e, se vengono apportate modifiche, tenere il cliente informato del loro impatto sull’ambito del progetto.

Poiché il progetto è un’iniziativa unica, limitata da un tempo e un budget specifici, un ambito vago può facilmente diventare causa di fallimento. Ad esempio, ci impegniamo a creare un prototipo di una bicicletta elettrica da $10000 in un mese. Tuttavia, concordiamo con le aspettative in cambiamento del cliente. Così, nel corso dell’implementazione, scopriamo che entro lo stesso tempo e budget, e con lo stesso team, ci si aspetta di creare un prototipo di motocicletta a idrogeno.

Le modifiche all’ambito nei progetti software o di eventi sono a volte meno illustrative rispetto al nostro esempio. Ma un cambiamento nei requisiti e nei risultati attesi, piccolo dal punto di vista del cliente, può causare il fatto che i compiti completati finiscano nella spazzatura, mentre le attività pianificate del team richiedono nuove risorse.

Problemi di risorse

I problemi con le materie prime o i componenti necessari per i compiti tecnici possono bloccare efficacemente il progetto. Pertanto, il Project Manager deve orientarsi verso l’ambiente aziendale e consultarsi con i membri del team – inclusi i materiali necessari per il progetto. Le consegne tardive e la mancanza di disponibilità possono portare il progetto a un fermo.

Un grande problema è anche rappresentato da soluzioni di bassa qualità che, invece di semplificare il progetto, lo rendono più difficile. Questo può riguardare il software di gestione dei progetti, così come soluzioni specializzate specifiche per il progetto – semilavorati, materiali visivi o disponibilità di trasporto.

Un problema separato legato alla gestione delle risorse è il tempo richiesto dal cliente per completare i compiti. Una ragione comune per la mancanza di realismo nella valutazione delle scadenze è la pressione del cliente o la mancanza di esperienza dell’azienda in progetti simili. Ci sono anche progetti la cui area di esecuzione non consente date di completamento specifiche. Questi includono progetti in cui vengono sviluppate soluzioni di deep learning. Raggiungere la precisione assunta del modello potrebbe non solo essere impossibile da raggiungere entro il termine specificato, ma in generale irraggiungibile a causa dell’accesso difficile ai dati o della potenza di calcolo necessaria.

Difficoltà nella cooperazione

Un’altra difficoltà che può causare un fiasco del progetto è la difficoltà nella cooperazione all’interno del team. Possono essere causate da problemi interpersonali, tuttavia, la causa più comune è una divisione delle responsabilità mal concepita, quando una persona è sovraccaricata di lavoro e gli altri aspettano che completi i loro compiti.

Quando si forma un nuovo team, possono anche sorgere problemi imprevisti nella ricerca e assunzione di specialisti, così come difficoltà nel gestire un team remoto o ibrido.

Mancanza di flessibilità

La mancanza di flessibilità e l’incapacità di adattarsi all’ambiente aziendale in cambiamento è una causa frequentemente riscontrata di fallimenti a lungo termine nei progetti. Ambienti in cambiamento, requisiti normativi e dinamiche competitive possono lasciare un Project Manager incapace di tenere il passo con i cambiamenti. Oppure, come accade ancora più spesso, egli o ella non è in grado di convincere gli stakeholder chiave della necessità di rispondere in modo dinamico al cambiamento. Così, al momento del completamento del progetto, potrebbe risultare che il risultato è già obsoleto o non soddisfa i requisiti dell’ambiente.

Riepilogo

I fallimenti dei progetti sono a volte associati a eventi imprevedibili, quindi la percentuale di progetti falliti non sarà mai zero. Tuttavia, ci sono strumenti per anticipare i rischi e piani di emergenza per affrontarli. Anche nella fase di pianificazione, è fondamentale prestare particolare attenzione alla trasparenza e alla comunicazione con gli stakeholder. È anche importante definire rigorosamente l’ambito del progetto e concordare le aspettative del cliente e le capacità tecniche dell’appaltatore.

Se ti piace il nostro contenuto, unisciti alla nostra comunità di api operose su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.