Gestione efficace dei contratti. 3 elementi indispensabili per la tua organizzazione

Che cos’è la gestione dei contratti?

La gestione dei contratti è il processo di pianificazione, negoziazione, firma, esecuzione e monitoraggio di vari tipi di contratti il cui compito è costruire relazioni con clienti, fornitori, dipendenti o partner commerciali. Lo scopo di questo processo, che può essere svolto da un singolo dipendente o da un intero dipartimento, a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, è garantire che tutti i contratti siano eseguiti in modo efficace e in conformità con i loro termini. Inizia con l’identificazione delle esigenze dell’organizzazione, la selezione dei fornitori e la definizione dei termini dell’accordo, e termina con la valutazione dei progressi del contratto e, se necessario, l’adozione di misure per risolvere eventuali problemi che sorgono.

Vantaggi della gestione dei contratti

La gestione dei contratti aiuta l’organizzazione a raggiungere i propri obiettivi aziendali. Tuttavia, questo non è l’unico vantaggio associato a una strategia di gestione dei contratti sviluppata con attenzione. Il processo aiuta anche a:

• Mitigare il rischio – aggiungere clausole di riservatezza o di protezione dei dati può ridurre notevolmente il rischio per le aziende,
• Ottimizzare i costi – le organizzazioni possono ridurre significativamente il costo dei servizi e delle forniture analizzando e negoziando attentamente i termini e le condizioni dei contratti firmati,
• Aumentare l’efficienza operativa – le aziende possono migliorare notevolmente la loro produttività monitorando e valutando le prestazioni dei fornitori e dei partner commerciali in base ai termini dei contratti firmati,
• Costruire relazioni solide con gli stakeholder – rispettare le scadenze e adempiere ai termini del contratto ha un impatto positivo sulle relazioni con dipendenti, partner o fornitori,
• Proteggere gli interessi di un’azienda – redigere contratti in conformità con le leggi e i regolamenti applicabili protegge le aziende da potenziali conseguenze legali.

Elementi chiave della gestione dei contratti

Può portare diversi vantaggi a lungo termine alle organizzazioni. Ma non accadrà senza una strategia di gestione dei contratti efficace. Ecco i tre elementi chiave di un processo di gestione dei contratti di successo:

1. Stabilire regole e procedure chiare

Sia le piccole che le grandi aziende dovrebbero avere una politica contrattuale che delinei gli obiettivi, le responsabilità e le procedure per pianificare, negoziare, firmare ed eseguire contratti. Tale documento dovrebbe essere chiaro e trasparente, cioè comprensibile a tutti i soggetti coinvolti. Dovrebbe anche essere aggiornato, ad esempio, quando sorgono problemi nell’attuazione del processo o quando emergono nuove pratiche nel settore.

2. Implementare un sistema di gestione dei contratti

Una gestione efficace dei contratti richiede che un’organizzazione disponga di un database o di un sistema centrale in cui siano archiviati tutti i contratti, preferibilmente categorizzati per tipo, data di scadenza, valore e altri criteri pertinenti. Tale centralizzazione e categorizzazione facilitano notevolmente i processi implementati all’interno dell’organizzazione.

In questo caso, lo strumento CRM disponibile in Firmbee sarà utile, consentendo di archiviare e organizzare i dati di clienti e fornitori in un unico luogo facilmente accessibile. Il sistema consente anche di monitorare lo stato dei contratti e creare etichette. Inoltre, Firmbee è dotato di un’applicazione di fatturazione gratuita per qualsiasi valuta, aliquota fiscale o sconto. Prova Firmbee gratuitamente!

3. Monitorare le condizioni e le scadenze

Le organizzazioni dovrebbero monitorare costantemente i termini dei contratti a lungo termine firmati e cercare opportunità per garantire condizioni più favorevoli. Le rinegoziazioni possono aiutare ad adattare i contratti alle esigenze in evoluzione (ad esempio, con i cambiamenti dell’economia). Inoltre, consente alle aziende di tenere d’occhio le date di scadenza dei contratti, in modo da poter pianificare e agire di conseguenza man mano che queste date si avvicinano.

Riepilogo

Una gestione efficace dei contratti è fondamentale per le operazioni delle aziende in ogni settore. Da un lato, fa parte delle operazioni quotidiane di un’azienda, e dall’altro, è essenziale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali stabiliti (anche se non direttamente). In un ambiente aziendale dinamico, le organizzazioni che hanno stabilito un processo di gestione dei contratti efficace sono in grado di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato, minimizzare i rischi esistenti e raggiungere una maggiore efficienza operativa. Di conseguenza, questo processo è uno strumento potente per costruire il loro vantaggio competitivo.

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