4P della gestione: progetto, prodotto, programma e portafoglio | #24 Iniziare con la gestione dei progetti

I 4P della gestione hanno molto in comune – richiedono abilità organizzative e interpersonali, così come flessibilità e la capacità di motivare un team. Ma cosa si nasconde dietro le quattro lettere P?

I 4P della gestione – indice:

1. Introduzione
2. 4P – Progetto, prodotto, programma, portfolio
3. Gestione del progetto
4. Gestione del prodotto
5. Gestione del programma
6. Gestione del portfolio
7. Riepilogo

Introduzione

Le aziende più piccole spesso implementano un singolo progetto o creano un singolo prodotto. In tali casi, questi sono gli unici obiettivi dell’organizzazione. Tuttavia, quando l’azienda cresce, la sua strategia richiede una visione più ampia per il futuro e i suoi obiettivi si diversificano, vale la pena considerare come organizzare al meglio la gestione del progetto per rendere la sua attuazione il più efficiente possibile.

4P – Progetto, prodotto, programma e portfolio

I 4P rappresentano gruppi di compiti leggermente diversi, spesso interconnessi. Questi sono:

• progetto
• prodotto
• programma
• portfolio

Di seguito, diamo un’occhiata più da vicino a cosa sono e perché è importante conoscere le loro specifiche quando si tratta di pianificare, organizzare compiti ed eseguire un progetto.

Gestione del progetto

Ogni progetto può essere realizzato in modo indipendente. Può anche far parte di un programma o di un portfolio. Ha un inizio e una fine designati, e il suo obiettivo è produrre un prodotto, un servizio o un altro risultato unico.

Le caratteristiche distintive del progetto includono:

• tempo di inizio e fine specificato
• obiettivo definito
• un team temporaneo costituito specificamente per svolgere questo compito

Molti Project Manager gestiscono più progetti contemporaneamente. Questo è particolarmente vero per i progetti appartenenti a un singolo programma o portfolio. Ma in cosa un progetto si differenzia da un prodotto?

Gestione del prodotto

La gestione del prodotto si differenzia dalla gestione del progetto principalmente perché non c’è un periodo di tempo stabilito. I Product Manager devono conoscere bene il prodotto di cui si occupano e pianificare il suo sviluppo. Stabiliscano priorità, aggiungano nuove funzionalità, migliorino quelle esistenti e gestiscano il budget per lo sviluppo del prodotto bilanciando le capacità dell’azienda e le aspettative dei clienti.

Possiamo distinguere un prodotto da un progetto pensando a esso come a un oggetto fisico permanente. Questo perché un prodotto mantiene un’identità costante anche se subisce aggiustamenti. Un prodotto potrebbe essere uno smartphone che cambia a seconda delle applicazioni installate e di come è stato personalizzato.

Rispetto a un progetto, un prodotto non ha un ciclo di vita definito. La gestione del prodotto è quindi caratterizzata da:

• miglioramento continuo in risposta ai cambiamenti delle esigenze dei clienti
• continuità
• pianificazione dell’adattamento
• lavorare con un team di sviluppo prodotto permanente

Un prodotto può essere sviluppato attraverso progetti – temporanei e implementati nel tempo. Tornando all’esempio dello smartphone, un progetto di sviluppo prodotto potrebbe includere un aggiornamento software per facilitare l’uso della fotocamera di notte.

Gestione del programma

Secondo il PMBOK, il programma è:

Una raccolta di progetti correlati, e a volte programmi più piccoli, che vengono gestiti insieme per costruire valore che gestire ciascuno separatamente non potrebbe fornire. (Versione En: “Programma. Progetti correlati, programmi sussidiari e attività del programma gestiti in modo coordinato per ottenere benefici non disponibili dalla gestione individuale.”)

La gestione dei progetti e dei prodotti implica pianificazione, organizzazione ed esecuzione di compiti che fanno parte del profilo dell’organizzazione e portano alla realizzazione di un obiettivo utile al cliente o all’azienda stessa. La gestione del programma, d’altra parte, implica determinare quali progetti devono essere implementati nell’organizzazione per raggiungere uno degli obiettivi strategici in modo efficace e puntuale. È una pianificazione a medio termine che decide quale priorità dare a ciascun progetto, così come la continua determinazione di quale debba essere la relazione tra di essi.

Consideriamo l’esempio del Programma “Nuova Filiale Aziendale”. Potrebbe consistere in:

• Progetto A, per selezionare la posizione e arredare la nuova sede della
• Progetto B, per impiegare un team nella nuova città
• Progetto C, per organizzare una festa di inaugurazione dell’azienda
• Progetto D, per costruire una base clienti locale

Tra le altre cose, la gestione del programma deve tenere conto della tempistica dei progetti A, B e C. Gestire ciascun progetto senza conoscere lo stato degli altri potrebbe portare, ad esempio, a organizzare una festa di inaugurazione quando la ristrutturazione della sede non è stata completata, o… il team non è ancora stato assunto.

Ciascuno dei progetti che compongono il programma viene implementato separatamente, e i loro risultati dipendono dai compiti svolti, che comportano rischi diversi. Pertanto, le principali differenze tra la gestione dei progetti e quella dei programmi sono legate alla prospettiva di valutazione dei risultati e all’approccio alla variabilità. Queste sono:

• Accettazione presunta dell’incertezza dei risultati
• La necessità di una gestione efficace del cambiamento
• Attenta regolazione delle priorità in base allo stato attuale di ciascun progetto
• Una prospettiva a lungo termine nella valutazione dei benefici del programma.

Gestione del portfolio

Il portfolio di progetti è un termine utilizzato un po’ meno frequentemente rispetto a un programma, ma la separazione di un portfolio di progetti in un’azienda è particolarmente utile quando implementiamo periodicamente progetti di natura simile. La finalizzazione dei singoli progetti appartenenti al portfolio non dipende l’uno dall’altro, come nel caso di un programma.

Ad esempio, per un’azienda che sviluppa software per smartphone, i portfolio separati possono essere progetti che implementano:

• aggiornamenti, ad es:
• aggiornamenti software della fotocamera,
• aggiornamenti di sicurezza per proteggere contro vari tipi di attacchi,
• miglioramenti software, ad es:
• consentire all’utente di scegliere skin e icone,
• aggiungere 3 funzionalità suggerite più frequentemente dagli utenti,
• refactoring, ad es.:
• migliorare il codice delle parti modulari dell’applicazione,
• riscrivere il codice che mette più pressione sul dispositivo.

Un portfolio è una raccolta centralizzata di progetti e programmi in corso in un’azienda. La loro gestione è principalmente mirata a raggiungere gli obiettivi strategici dell’organizzazione. Come progetti e programmi, il portfolio dovrebbe dettagliare:

• traguardi – per avere un quadro chiaro degli obiettivi secondari, del loro raggiungimento e di un piano per affrontare i fallimenti,
• un piano di gestione dei rischi,
• stakeholder – cioè, tutti coloro che sono interessati allo stato dell’implementazione del portfolio

Tuttavia, l’aspetto più importante della gestione del portfolio di progetti dell’azienda è stabilire uno schema di priorità. Questo assicura che tutti i progetti, prodotti, programmi e portfolio implementati e pianificati nell’azienda ottengano il loro posto nella gerarchia dei compiti da completare.

Quali sono le differenze tra i 4P?

La gestione di ciascuno dei 4P – progetto, prodotto, programma e portfolio – differisce in alcuni aspetti. Particolarmente importanti sono le differenze nelle aree di soggetto di gestione e nella natura del team.

I soggetti di gestione nei 4P differiscono a causa del livello di dettaglio dei compiti svolti e della prossimità al cliente.

Nel caso di un progetto, il Project Manager e il Product Manager sovrintendono all’esecuzione dei compiti e alla creazione di soluzioni destinate direttamente al cliente. Nel caso di un programma, i progetti correlati e le loro relazioni sono oggetto di gestione. In un portfolio, la gestione si occupa di tutti i programmi e progetti nell’organizzazione in relazione ai suoi obiettivi, quindi il ruolo e i compiti del Portfolio Manager si trovano più lontani dal cliente.

Tuttavia, i suoi compiti dovrebbero comunque concentrarsi sulla relazione tra la missione dell’organizzazione, gli obiettivi e le esigenze dei clienti.

Le differenze tra i 4P si applicano anche al team. In un progetto, il team è costituito per la durata di un dato progetto, quindi l’implementazione del progetto è spesso solo una parte delle responsabilità dei partecipanti.

La situazione è diversa nel caso di un prodotto – qui viene costruito un team permanente, il cui compito principale e spesso unico è lavorare sul prodotto. Questo riduce il rischio di inattività tra i progetti che sviluppano il prodotto. La necessità di trasferimento di conoscenze, cioè l’implementazione dispendiosa in termini di tempo di nuovi membri del team, è anche meno frequente.

I team gestiti dai Program e Portfolio Manager, d’altra parte, sono co-creati da Project e Product Manager provenienti da tutta l’organizzazione, così come analisti, consulenti e specialisti aziendali di alto livello.

Riepilogo

I 4P consistono nella gestione di progetti, prodotti, programmi e portfolio. La gestione di ciascuno differisce nei dettagli, nella natura del team e nelle responsabilità.

Un progetto è un’iniziativa sottostante, limitata nel tempo, con una durata e uno scopo specifici. Un prodotto può essere sviluppato attraverso progetti, ma non ha un ciclo di vita definito e il suo sviluppo è strettamente legato alle aspettative dei clienti. Un programma è una raccolta di progetti interconnessi di diversi tipi che servono a uno scopo comune. Un portfolio può essere definito come una raccolta di progetti dello stesso tipo, realizzati ciclicamente o in parallelo, che servono ad allineare tutti gli altri P con gli obiettivi strategici dell’organizzazione nel miglior modo possibile.

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