Analisi del rischio nei progetti e strumenti per facilitarla | #38 Iniziare con la gestione dei progetti

L’analisi del rischio aiuta ad aumentare le possibilità di completamento con successo di un progetto. Ma quali tipi di rischi possono minacciare un progetto? Quali strumenti utilizzare per identificarli in tempo?

Analisi del rischio – indice:

1. Introduzione
2. Tipi di rischio nei progetti
3. Rischi tecnici
4. Rischio delle risorse
5. Rischi dell’ambiente aziendale
6. Strumenti di analisi del rischio
7. Diagramma di Ishikawa
8. Matrice dei rischi
9. Riepilogo

Introduzione

L’analisi del rischio è un componente chiave della gestione dei progetti perché consente:

• identificazione,
• valutazione e
• risposta ai potenziali rischi, la cui trascuratezza potrebbe compromettere l’intero progetto.

Secondo il rapporto 2021 del Project Management Institute (PMI), quasi la metà dei progetti non riesce a raggiungere i propri obiettivi e più della metà è in ritardo o oltre il budget.

Tipi di rischi nei progetti

I tre rischi più comuni che colpiscono la maggior parte dei progetti aziendali sono:

• Rischio tecnico – si riferisce a problemi legati a software, hardware o processi che possono impedire l’implementazione del progetto
• Rischio delle risorse – include problemi legati alla disponibilità di risorse, come dipendenti, budget o tempo
• Rischio dell’ambiente aziendale – riguarda problemi come cambiamenti nelle normative o nella concorrenza.

Esaminiamo più da vicino ciascuno di essi per vedere come identificare, analizzare e rispondere a ciascun tipo di rischio.

Rischi tecnici

Per identificare e analizzare efficacemente i rischi tecnici, è necessario condurre un’analisi dettagliata delle specifiche tecniche del progetto rispondendo a queste domande:

• Quali compiti richiederanno l’uso di tecnologie innovative?
• L’organizzazione ha un team per sviluppare, implementare e gestire il lato tecnologico del progetto? Se no,
• Quale fornitore di soluzioni scegliere e come formulare un contratto con i fornitori?

È inoltre necessario condurre un’analisi del rischio basata su scenari per individuare potenziali problemi e le loro conseguenze. Per minimizzare i rischi tecnici, prestare particolare attenzione al controllo della qualità nel progetto e prevedere test e manutenzione regolari. Può essere considerato anche un piano di emergenza. Il Project Manager dovrebbe anche rimanere aggiornato sulle innovazioni tecnologiche e consultarsi con esperti nel campo in cui il progetto viene implementato.

Rischi delle risorse

Minimizzare i rischi delle risorse richiede un’analisi della disponibilità di specialisti e lavoratori qualificati, della disponibilità realistica del budget e del tempo per l’esecuzione ininterrotta dei compiti.

Quando si analizza questo tipo di rischio, il Project Manager dovrebbe porsi le seguenti domande:

1. L’organizzazione ha abbastanza specialisti nelle aree chiave del progetto, come programmazione, design o finanziamento, ad esempio?
2. Ci sono procedure e strumenti adeguati per la gestione delle risorse, come pianificazione delle risorse o reporting?
3. Il budget del progetto include fondi sufficienti per reclutare o esternalizzare risorse secondo necessità?

Rischi legati all’ambiente aziendale

I rischi aziendali sono principalmente legati all’emergere dello sviluppo dinamico della concorrenza. Possono anche riguardare nuove normative che influenzano il budget o i tempi del progetto. Buoni esempi sono la necessità di certificazione delle soluzioni o procedure ufficiali che precedono l’introduzione del risultato sul mercato o la necessità di continuare il progetto.

Domande esemplificative che possono aiutare il Project Manager ad analizzare i rischi aziendali sono le seguenti:

1. Siamo a conoscenza di potenziali cambiamenti normativi nel settore in cui opera il nostro progetto?
2. Abbiamo analizzato le potenziali minacce da parte dei concorrenti, come nuovi prodotti o servizi?
3. Abbiamo un piano di emergenza in caso di cambiamenti sfavorevoli nell’ambiente aziendale, come un calo della domanda per il nostro prodotto o servizio?

Strumenti di analisi del rischio

Per un’analisi iniziale del rischio, un SWOT ampiamente applicato funzionerà bene. Tuttavia, quando si conduce una diagnosi approfondita dei rischi tecnologici, delle risorse e aziendali, è meglio optare per strumenti specializzati dedicati. I seguenti sono noti per la loro efficacia:

• Diagramma di Ishikawa anche chiamato diagramma a pesce a causa della sua forma distintiva, e
• Matrice dei rischi.

Diagramma di Ishikawa

Il diagramma di Ishikawa è uno strumento per identificare e analizzare le cause di problemi e potenziali rischi. È stato sviluppato dal Dr. Kaoru Ishikawa, un ingegnere giapponese e consulente per la qualità. Ishikawa era un noto docente ed esperto in gestione della qualità e creatore di molti altri strumenti e metodi legati alla qualità, come il diagramma di Pareto e il diagramma a istogramma. Ishikawa ha lavorato principalmente nell’industria, ma i suoi strumenti e metodi hanno trovato applicazione anche in altri settori, compresa la gestione dei progetti.

Il diagramma di Ishikawa presenta un problema sotto forma di un grafico causa-effetto, da cui è possibile estrarre le cause chiave del problema. Tra le altre cose, può fornire una valutazione mirata a scoprire i rischi tecnici. Questo perché può identificare potenziali carenze o problemi legati alla tecnologia e determinare le loro cause.

Matrice dei rischi

La matrice dei rischi è apparsa per la prima volta negli anni ’50 nell’industria aerospaziale, dove è stata applicata per valutare i rischi per la sicurezza dei voli. Lo strumento è popolare non solo nella gestione dei progetti ma anche negli affari, nella scienza o nell’analisi della sicurezza.

La matrice dei rischi consente di determinare il livello di rischio per ciascun pericolo assegnandogli un peso basato sulla sua probabilità di occorrenza e sugli effetti. È una semplice tabella in cui le righe rappresentano i vari rischi e le colonne rappresentano la probabilità di occorrenza e l’impatto.

Il diagramma della matrice dei rischi è composto da quadrati che rappresentano i singoli rischi. Ogni pericolo è assegnato a uno dei quattro quadrati che corrispondono al livello di rischio:

• basso,
• medio,
• alto o
• molto alto.

I quadrati forniscono informazioni sulla probabilità di occorrenza e sulle conseguenze del rischio. Utilizzando la matrice dei rischi, il Project Manager può identificare quali rischi sono associati al progetto e considerare quali azioni intraprendere per minimizzarli.

Riepilogo

L’analisi del rischio identifica, valuta e risponde ai potenziali rischi che potrebbero influenzare il successo di un progetto. Tuttavia, la volatilità dell’attuale ambiente aziendale rende sempre più difficile analizzare e trarre conclusioni accurate. Nuovi tipi di rischi stanno emergendo legati, ad esempio, alla cybersicurezza, all’inflazione o alla disponibilità di materie prime. Pertanto, è opportuno ricordare che l’analisi del rischio è un processo continuo, ripetuto e aggiornato che si svolge durante tutto il progetto.

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