Struttura di suddivisione del lavoro – come delegare efficacemente il lavoro in un progetto? | #30 Iniziare con la gestione dei progetti

Durante la pianificazione del progetto, il Project Manager decide come assegnare gli obiettivi, quali compiti completare e quando e quali specialisti includere. In questo modo, crea la Struttura di Suddivisione del Lavoro (WBS).

Struttura di suddivisione del lavoro – indice:

1. Introduzione
2. Struttura di Suddivisione del Lavoro
3. Responsabilità nel team (Team/Ownership Collettiva)
4. Riepilogo

Introduzione

Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) adeguatamente concepita si traduce in un flusso di lavoro di squadra fluido. Ogni persona coinvolta saprà lo scopo di svolgere determinati compiti, da chi riceverà le assegnazioni e a chi dovrà passarle. Questo faciliterà l’individuazione di chi è gravato da troppo lavoro, perché, ad esempio, tre membri del team hanno bisogno di aiuto da una persona contemporaneamente. Così, la WBS consente di ottimizzare il processo di lavoro già nella fase di pianificazione. Questo fornisce un aspetto molto importante del lavoro di progetto: la responsabilità del team per il completamento dei compiti. Ma come pianificare la migliore struttura di lavoro per il progetto?

Struttura di Suddivisione del Lavoro

La struttura della divisione del lavoro è solitamente visualizzata utilizzando un albero, su cui le fasi del ciclo di vita del progetto sono contrassegnate divise in obiettivi sempre più dettagliati. Questo facilita la pianificazione della durata dei compiti e del costo per completarli, così come la distribuzione appropriata delle responsabilità tra i membri del team.

In questo modo, ricorda che la WBS specifica cosa implementare, ma non risponde alla domanda “come”. Vale anche la pena notare il principio di limitare il livello di dettaglio. Dipende dal tipo e dai requisiti formali del progetto. Un diverso livello di pianificazione è richiesto per la produzione di attrezzature mediche o reagenti chimici, e un altro per l’organizzazione di eventi o campagne di marketing.

La struttura di suddivisione del lavoro è definita nel PMBOK come segue:

“Una decomposizione gerarchica dell’ambito totale di lavoro da svolgere dal team di progetto per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i deliverable richiesti.”

La parola “totale” è molto importante qui, e la “regola del 100%” è correlata ad essa. Questo perché una WBS ben strutturata tiene conto di tutti gli obiettivi del progetto: esattamente tutto ciò che deve essere realizzato. Inclusa la gestione del progetto stessa. In altre parole, leggendo i compiti dal livello più basso dell’albero, elenchiamo tutti i componenti del livello superiore. Questo è un principio molto difficile da seguire nella pratica. Tuttavia, è spesso citato come uno strumento efficace per prevenire il cosiddetto Scope creep. Specificare tutto ciò che deve essere realizzato esclude l’aggiunta di nuovi compiti che non rientrano negli obiettivi predefiniti del progetto.

Responsabilità nel team

I compiti svolti dal team fanno parte di un obiettivo finale creato da uno sforzo congiunto. Tuttavia, in molte aziende e progetti, la visibilità o addirittura l’esistenza di questo obiettivo non è ovvia. Pertanto, una struttura di compiti ben pianificata e un flusso di lavoro chiaro per il team di progetto sono la base per costruire la responsabilità collettiva.

Costruire un senso di ownership del team (Team/Ownership Collettiva) consente ai membri del team di comprendere meglio gli obiettivi del progetto e come il lavoro svolto contribuisce al raggiungimento di quegli obiettivi. Questo aumenta la motivazione e l’impegno e migliora le prestazioni del team. L’impegno verso il progetto più grande e il suo completamento con successo si traduce anche in lealtà dei dipendenti verso l’azienda e in una buona atmosfera. In altre parole, un senso di responsabilità all’interno del team può contribuire a migliori risultati aziendali per l’azienda nel suo complesso.

Riepilogo

Delegare compiti in un progetto è un compito per un Project Manager quando si pianifica di raggiungere efficacemente gli obiettivi. Prima di tutto, la WBS aiuta a organizzare l’ambito del progetto – isolare gruppi di compiti simili, notare le dipendenze tra di essi, che determineranno l’ordine in cui saranno completati, e anche costruire la responsabilità del team per i compiti svolti presentandoli nel contesto di obiettivi più piccoli e più grandi perseguiti dall’azienda.

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