Esecuzione del progetto | #20 Iniziare con la gestione del progetto

L’esecuzione del progetto è l’implementazione di compiti che porta al raggiungimento dell’obiettivo previsto. Pertanto, il dominio dell’esecuzione del progetto include più che semplicemente l’esecuzione di compiti quotidiani. Si tratta anche di creare processi, gestire le risorse aziendali e lavorare per costruire un ambiente aperto e inclusivo che favorisca la collaborazione e l’apprendimento.

Esecuzione del progetto – indice:

1. Introduzione
2. Dominio dell’esecuzione del progetto
3. Gestione dei processi nell’esecuzione del progetto
4. Retrospettiva, apprendimento e miglioramento
5. Riepilogo

Introduzione

Il dominio dell’esecuzione è una delle otto aree principali in cui si svolgono le attività di progetto. Non è solo una fase che segue la pianificazione dei compiti. Piuttosto, il dominio dell’esecuzione definisce tutto il lavoro che avviene durante il progetto.

Dominio dell’esecuzione del progetto

L’esecuzione del progetto è principalmente un lungo elenco di compiti eseguiti da ciascun membro del team di progetto. Questi sono selezionati da un elenco di compiti preparato dal Project Manager, organizzati per priorità e solitamente pubblicati su una bacheca Kanban.

Tra i compiti appartenenti al dominio dell’esecuzione del progetto, troveremo sia attività cicliche ricorrenti legate, ad esempio, agli aggiornamenti software, sia eventi una tantum, come la progettazione di un logo per un’applicazione.

Il dominio dell’esecuzione del progetto consiste in attività legate a:

• Esecuzione di compiti quotidiani,
• Sviluppo di nuovi compiti,
• Apportare modifiche ai compiti già eseguiti e pianificati per l’esecuzione,
• Creazione di processi efficienti,
• Comunicazione con gli stakeholder,
• Gestione di materiali, attrezzature, dati e altre risorse aziendali,
• Preparazione di documenti necessari per l’implementazione del progetto,
• Osservazione dei cambiamenti all’interno e all’esterno dell’organizzazione che possono influenzare l’implementazione del progetto,
• Apprendimento continuo e correzione delle azioni.

Esamineremo più da vicino quale ruolo la gestione dei processi e l’apprendimento svolgono nell’implementazione del progetto e dove i domini del monitoraggio e dell’implementazione del progetto si incontrano più da vicino.

Gestione dei processi nell’esecuzione del progetto

Affinché la gestione dei processi di progetto serva al suo scopo e non diventi una burocrazia inutile, deve derivare dalla pratica. Pertanto, il loro sviluppo è solitamente condiviso tra il Project Manager e il team di progetto. In questo approccio, ogni processo interno, chiamato anche processo tecnico o di produzione, è simultaneamente determinato da due assi:

• La fase di esecuzione del compito
• Il flusso di lavoro riguardante un compito specifico

Fasi di esecuzione del compito

Le fasi di esecuzione di un compito sono determinate da quelli che si chiamano gate, cioè criteri che un compito deve soddisfare per avanzare alla fase successiva. Lo stato di un dato compito può cambiare come segue:

• destinato all’esecuzione – cioè, inserito dal Project Manager nella lista delle cose da fare,
• in esecuzione – cioè, selezionato per l’esecuzione da uno dei membri del team di progetto,
• testato – il compito è stato completato e consegnato a un’altra persona che verifica la correttezza e la qualità della sua esecuzione; se i test falliscono, il compito torna alla fase precedente,
• in attesa di pubblicazione – il compito ha superato i test ed è stato approvato per la pubblicazione, produzione o trasferimento al cliente, a seconda del tipo di progetto in corso,
• completato – tutto il lavoro è stato svolto e il risultato è stato approvato come completato.

Il numero di stati è regolato in base alle esigenze del team di progetto e alle specifiche dei compiti in corso. A sua volta, la versione minima utilizzata è spesso quella dei tre presi da bacheche Kanban classiche che definiscono il compito come “da completare”, “in corso” e “pronto”.

Flusso di lavoro

Il flusso di lavoro riguarda i passaggi necessari per un compito e chi lo sta completando in un dato momento. Definisce quindi la responsabilità per il completamento del compito. Il flusso di lavoro indica anche quale azione deve essere intrapresa affinché il compito passi alla fase successiva di esecuzione.

Consideriamo come potrebbe apparire il flusso di lavoro di un compito: “pubblicare un post su LinkedIn riguardo al completamento del progetto”. Deve cambiare il suo stato da “in corso” a “completato”. Il suo flusso di lavoro potrebbe apparire come segue:

• Scelta dell’argomento del post e del contenuto della pubblicazione – la persona responsabile è uno specialista in marketing sui social media, che delega il compito al copywriter e al graphic designer,
• Preparazione del testo – il compito è svolto da un freelance specializzato nella scrittura di testi,
• Sviluppo della grafica – un graphic designer prepara le immagini seguendo il branding dell’azienda,
• Controllo qualità – valutazione da parte di uno specialista di marketing e possibili correzioni o approvazione per la pubblicazione,
• Pubblicazione – la decisione sul momento della pubblicazione è presa dalla persona che gestisce il programma di pubblicazione.

Ottimizzazione dei processi

Un’altra parte importante della gestione dei processi nell’esecuzione del progetto è l’ottimizzazione dei processi. Essa comporta il monitoraggio e la riorganizzazione del processo se non sta procedendo senza intoppi. Si concentra principalmente sull’eliminazione dei collo di bottiglia – cioè, momenti in cui una persona è responsabile di più compiti di quanti ne possa completare, mentre gli altri membri del team aspettano inerti fino a quando non finisce. I collo di bottiglia possono anche essere legati alle prestazioni delle macchine o ai tempi di esecuzione o consegna dei componenti da parte di un fornitore esterno.

Retrospettiva, apprendimento e miglioramento

Valutare l’apprendimento e creare un ambiente inclusivo che supporti la comunicazione e l’assistenza reciproca porta a grandi risultati nella gestione dei progetti. Pertanto, durante le riunioni con il team, è opportuno prestare particolare attenzione a:

• compiti meglio completati e celebrazione dei successi,
• mancata completamento dei compiti senza incolpare i membri del team,
• riflessione su come lavorare e cooperare come team.

Migliorare insieme e apprendere dai propri successi e fallimenti è il modo migliore per sviluppare le migliori pratiche nel completamento dei compiti. D’altra parte, riflettere sul modo di lavorare, sulla motivazione, sugli strumenti utilizzati e persino sulla divisione dei ruoli nel team porta a un miglioramento dell’efficacia complessiva del team. Ecco perché è così importante avere riunioni regolari dedicate non solo ai riepiloghi del lavoro svolto, ma anche alle retrospettive.

Questo perché parte delle conoscenze acquisite può essere utilizzata immediatamente. In questo modo, il team accelera il completamento dei compiti e approfondisce la cooperazione. I membri del team di progetto apprendono gli uni dagli altri metodi sempre migliori per completare i compiti e migliorano la cooperazione.

Riepilogo

Il dominio dell’esecuzione del progetto richiede al Project Manager di progettare processi, supervisionare i processi in corso, osservarli simultaneamente e migliorarli gradualmente. Il dominio dell’esecuzione include anche tutti i compiti eseguiti dal team di progetto che portano progressivamente alla realizzazione dell’obiettivo del progetto.

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