Qual è la visione del progetto? | #14 Iniziare con la gestione dei progetti

La visione di un progetto definisce le assunzioni più generali del progetto. È la risposta non solo alla domanda su cosa vogliamo fare, ma, cosa più importante, perché vogliamo portarlo a termine.

Visione del progetto – indice:

1. Introduzione
2. Visione chiara
3. Come formulare la visione del progetto?
4. Visione dell’organizzazione vs. visione del progetto
5. Riepilogo

Introduzione

Una visione non è solo una descrizione che influisce sull’immaginazione dello stato futuro che sarà raggiunto a seguito di un progetto: “Entreremo nel mercato statunitense con il nostro nuovo prodotto,” o “Offriremo grande divertimento a cento persone durante un evento aziendale.” Una visione di progetto è anche uno strumento motivazionale potente. Questo perché serve a dare significato all’intero impegno ed è una rappresentazione di ciò che vogliamo raggiungere.

Prendendo come esempio un evento aziendale – una persona che chiede informazioni sui termini, i tempi e il prezzo per affittare una sala nella quinta o decima location può farlo con convinzione proprio perché è accompagnata da una visione concreta. Un’immagine di ciò a cui servono tutti questi sforzi.

La visione deve essere concisa, realistica e attraente. Abbastanza chiara da essere facilmente compresa e ben ricordata, poiché se la visione è convincente dipende non solo dall’impegno del team di progetto, ma anche dal convincere gli stakeholder che il progetto vale la pena di essere avviato.

Visione chiara

La visione viene creata durante la fase di avvio del progetto affinché tutti gli stakeholder sappiano di cosa tratta l’intero progetto. Pertanto, anche prima che inizino le attività di pianificazione e implementazione del progetto, un compito molto importante è chiarire la visione. Essa consiste nei seguenti passaggi:

• Discutere la forma della visione – tenere conto delle esigenze degli stakeholder, così come vedere aspettative conflittuali o mutuamente esclusive, quindi tutti gli stakeholder dovrebbero partecipare,
• Definire chiaramente la visione – prendere una decisione unanime, forse di compromesso, sulla forma della visione,
• Creare un documento di visione accessibile a tutti gli stakeholder – in modo da poter tornare alle scoperte precedenti e utilizzare la dichiarazione di visione quando si motiva il team e si informa gli stakeholder sul progetto.

Questi sono i passaggi che rendono un progetto un impegno tangibile e significativo con un quadro definito. Con una visione, è già possibile a livello concettuale determinare se un’attività rientra nelle assunzioni e nell’ambito complessivo del progetto.

Come formulare una visione di progetto

Le dichiarazioni di visione del progetto, o le dichiarazioni di visione del progetto, potrebbero essere formulate come segue: “Lanceremo un’app per i giovani che offrirà sconti sulla cultura in cambio di recensioni di luoghi ed eventi.” o “Progetteremo un processo di onboarding affinché i nuovi assunti possano iniziare a lavorare rapidamente e siano meno propensi a lasciare dopo il periodo di prova.”

Quindi, queste sono descrizioni sostanziali e generali del progetto che definiscono il suo scopo e motivano il team a impegnarsi nei compiti. Tuttavia, non contengono né il modo per raggiungere tale scopo né i dettagli delle soluzioni tecniche. In altre parole, la visione del progetto si riferisce alle attività quotidiane del team di progetto, ma non determina né quali compiti né quale prodotto o servizio specifico risulterà. Ecco perché la visione dovrebbe rimanere:

• ambiziosa – per fissare un obiettivo che non è a portata di mano
• realizzabile – la visione del progetto è una formulazione generale, ma non dovrebbe contenere espressioni scoraggianti o fantastiche
• generale – per includere tutte le attività che rientrano nell’area di implementazione del progetto.

Per definizione, la visione del progetto dovrebbe consistere in una sola frase. La sua formulazione può presentarsi in una forma più lunga, che la documentazione del progetto può includere. La documentazione contiene una giustificazione per ciascuna area di implementazione del progetto, ma il punto di partenza per la sua creazione è sempre una frase chiave.

Come si formulano le giustificazioni per il proprio progetto? Innanzitutto, dovresti rispondere alle seguenti domande:

• Cosa vogliamo implementare? – Quale sarà il risultato complessivo formulato del progetto? Cosa cambierà l’implementazione del progetto nella realtà in cui si inserisce?
• Per chi stiamo implementando il nostro progetto? – Chi sono i suoi beneficiari? Chi saranno i nostri clienti?
• Perché vogliamo implementare questo progetto? – quali sono i nostri scopi e valori?

Visione dell’organizzazione vs. visione del progetto

Una visione di progetto ben formulata è chiara e generale abbastanza da rimanere invariata durante l’intera vita del progetto. Le modifiche apportate al progetto di solito non influenzano la forma e la rilevanza della visione.

Tuttavia, la visione del progetto è collegata alla visione più ampia dell’organizzazione. La visione dell’organizzazione definisce i suoi obiettivi attuali e futuri, la sua missione e i suoi valori. Pertanto, la visione del progetto si riferirà agli stessi valori, al pubblico target e alle caratteristiche che differenziano le attività dell’organizzazione dai suoi concorrenti. Ad esempio, la visione dell’organizzazione formulata:

“Sostenere la cultura creando app per incoraggiare la partecipazione dei giovani agli eventi”.

si inserisce nella visione del progetto:

“Lanceremo un’app per i giovani che offrirà biglietti gratuiti per concerti in cambio di recensioni di luoghi ed eventi.”

Riepilogo

La visione di un progetto è legata alle aspettative che associamo alla sua implementazione. È una descrizione generale dello scopo del progetto che ispira e motiva il team di progetto a eseguire. Soprattutto, deve essere concisa e convincente. È grazie alla visione che non perderemo di vista il significato dietro i compiti – spesso ardui – che portano al progetto.

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