Definizione di successo nella gestione dei progetti | #9 Iniziare con la gestione dei progetti

Cosa significa che un progetto ha successo? È solo il criterio della consegna dei risultati entro il termine specificato e della chiusura delle spese entro il budget pianificato? Ma cosa succede se l’obiettivo realizzato del progetto non soddisfa le aspettative del cliente? O viceversa, non rispetta i criteri ritenuti importanti dagli stakeholder? Nell’articolo di oggi, discutiamo la definizione di successo nella gestione dei progetti.

Definizione di successo nella gestione dei progetti – indice dei contenuti:

1. Introduzione
2. Definizione del successo del progetto
3. Definizione di criteri di completamento vs. criteri di accettazione
4. KPIS. Indicatori di ritardo
5. Riepilogo

Introduzione

Ogni progetto è governato dalle proprie leggi. Pertanto, così come il metodo di implementazione del progetto – dobbiamo selezionare e adattare i criteri di successo, ogni volta alle specificità di un particolare progetto. Da un lato, può essere cruciale creare una definizione tecnica di completamento, dall’altro – criteri di accettazione formulati dal punto di vista del destinatario dei risultati del progetto. Per molti progetti, d’altra parte, è altrettanto importante creare KPI appropriati, cioè indicatori chiave di prestazione, che consentano una valutazione multidimensionale dell’implementazione del progetto.

Definizione del successo del progetto

Già mentre si lavora sulla visione del progetto, gli stakeholder si chiedono quale sarà la definizione di successo. Per molti progetti, il tempo sarà fondamentale – dopotutto, a che serve organizzare una sontuosa festa di Natale per gli investitori se si svolge a gennaio? Forse superare il budget sarà meno importante in questo caso di un ritardo di un giorno.

Nel caso dell’implementazione di un ballo di beneficenza, potrebbe rivelarsi esattamente il contrario – possiamo posticipare la data dell’evento per ridurre il costo di affitto della sala. Se, invece, stiamo organizzando una festa mirata alla degustazione di prodotti locali, sia il tempo che il costo di implementazione cedono il passo alla priorità della qualità. Dobbiamo bilanciare l’organizzazione con la disponibilità dei migliori cibi di stagione.

Dopotutto, secondo il PMBOK, il determinante più importante del successo di un progetto è il suo risultato visto dalla prospettiva del cliente o, nel caso di progetti interni, dalla prospettiva dell’utente finale. Ma come creare una definizione di successo nella gestione dei progetti in modo che possa accompagnare il team di progetto mentre lavora su compiti dettagliati, e allo stesso tempo essere chiara per gli stakeholder?

Definizione di criteri di completamento vs. criteri di accettazione

La definizione di successo nella gestione dei progetti è solitamente creata dal Project Manager in collaborazione con gli stakeholder. Sono loro che devono concordare di stabilire i criteri che il risultato finale deve soddisfare per essere considerato un successo. La loro opinione è anche cruciale quando si valuta il risultato.

È quindi importante che, all’inizio di un progetto, sia il più chiaro possibile non solo cosa dovrebbe essere il risultato, ma anche come verrà verificato se soddisfa i criteri di successo. Per chiarire questo punto, utilizzeremo la terminologia utilizzata nei progetti Scrum. Questi sono la “definizione di completamento” e “criteri di accettazione”. La differenza tra i due può essere vista perfettamente se consideriamo l’esempio di un progetto mirato alla creazione di un sito web aziendale.

La definizione di completamento fornirà una descrizione tecnica del sito: sarà adeguatamente protetto, consisterà in una homepage e quattro sottopagine, e ci sarà un pannello di accesso per i clienti nell’intestazione. In altre parole, con la definizione di completamento, il team di progetto sa cosa implementerà.

D’altra parte, definendo chiaramente i criteri di accettazione, il team di progetto sa perché svolgerà tutte queste attività e come il lavoro svolto si tradurrà in valore commerciale. I criteri di accettazione saranno quindi utilizzati per verificare se il risultato del progetto è soddisfacente dal punto di vista dell’utente. Usando l’esempio sopra, il sito web si visualizzerà facilmente su vari dispositivi e permetterà all’utente di accedere al pannello clienti dopo aver inserito un nome utente e una password.

Tornando per un momento all’esempio dell’organizzazione di eventi, la definizione di completamento del progetto potrebbe includere, ad esempio:

• data e luogo dell’evento,
• il numero di ospiti per i quali sono stati preparati i posti,
• menu,
• accompagnamento musicale fornito.

I criteri di accettazione, d’altra parte, possono riguardare l’esperienza attesa dei partecipanti alla festa, ad esempio:

• la spaziosità dei locali,
• la qualità delle bevande servite,
• servizio simultaneo del cibo a tutti gli ospiti seduti a un tavolo.

KPIS. Indicatori di ritardo

Gli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) sono determinanti chiave del successo nella gestione dei progetti per valutare se i suoi obiettivi di base vengono soddisfatti. Gli indicatori di ritardo possono essere utilizzati per valutare il successo dell’implementazione del progetto. Prevedere il valore finale dei KPI rende possibile definire i criteri minimi da soddisfare per parlare di successo del progetto. Tuttavia, sono adatti solo per valutare risultati misurabili come:

• costo di implementazione del compito
• tempestività di esecuzione
• il numero di ore uomo o altre risorse utilizzate per implementare il progetto
• carico ambientale
• traduzione dell’input di lavoro in profitto per l’organizzazione.

Ci sono centinaia di indicatori utilizzati nella pratica gestionale a questo scopo, la loro selezione all’inizio del progetto è quindi uno dei compiti importanti del Project Manager. Dopotutto, l’obiettivo non è misurare tutto, ma solo ciò che fornisce realmente informazioni rilevanti sullo stato del progetto e sul successo nella gestione dei progetti. Non dovrebbero essercene più di 20, mentre nel caso di progetti più piccoli il loro numero non dovrebbe superare 5.

Riepilogo

Il successo nella gestione dei progetti dipende non solo dall’impegno profuso, dalla situazione di mercato e dalla leadership efficace. È anche cruciale definire con precisione cosa consideriamo successo. E anche fattori aggiuntivi che non possono essere previsti. Dopotutto, dal punto di vista del cliente, una soluzione improvvisata all’ultimo minuto può essere molto soddisfacente. Tuttavia, è meglio lasciare l’improvvisazione tra le strategie audaci di salvataggio dei progetti all’ultimo minuto che sono a rischio di fallimento, piuttosto che applicare quotidianamente definizioni ponderate di successo e completamento del progetto, e criteri di accettazione ben formulati.

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