Aree di attività del progetto | #8 Iniziare con la gestione del progetto

Un progetto dovrebbe sempre concludersi con la consegna di un prodotto di valore o la realizzazione di un obiettivo aziendale. Tuttavia, possiamo definire le aree di attività del progetto? Chi è coinvolto nel progetto e attraverso quali fasi progredisce o cicla se consideriamo l’intera durata del progetto?

Attività del progetto – indice:

1. Aree di attività del progetto – introduzione
2. Fasi del progetto
3. Persone nel progetto
4. Gestione formale del progetto
5. Aree di attività del progetto – sintesi

Aree di attività del progetto – introduzione

Il PMBOK 2021 individua ben otto aree la cui interazione è cruciale per la totalità di qualsiasi progetto. Queste sono:

• stakeholder
• team
• metodo
• pianificazione
• esecuzione
• consegna
• misurazione e analisi, e
• rischi di implementazione del progetto.

Le aree sopra menzionate si intrecciano e sono interconnesse. Durante il ciclo di vita del progetto, l’importanza attribuita a ciascuna cambia anche. Tuttavia, nessuna è esclusa o definitivamente chiusa prima della fine del progetto. Questa affermazione sembra ovvia se si pensa all’importanza della partecipazione del team di progetto per ciascuna fase del progetto. Tuttavia, vale la pena tenerlo a mente quando si riflette sulle fasi di un progetto. Dopotutto, la pianificazione non è completata prima di passare alla fase di esecuzione. Essa avviene ciclicamente man mano che il lavoro viene dettagliato e i dettagli della sua esecuzione vengono concordati con gli stakeholder.

Ora, diamo un’occhiata alle aree del progetto da una prospettiva più ampia. Quali sono le questioni e i problemi da risolvere in ciascuna di esse?

Fasi del progetto

La dimensione temporale di un progetto è principalmente legata alla sua pianificazione, esecuzione e consegna. Tuttavia, come queste fasi siano interconnesse, quante volte e in quali cicli si susseguono è strettamente legato al metodo di implementazione del progetto, che determina il suo ciclo di vita.

Nel PMBOK, una fase di progetto è definita come un insieme di attività logicamente correlate che portano a uno o più deliverable. Un ciclo di vita del progetto è semplicemente una serie di fasi che portano dalla visione al completamento del progetto.

Ad esempio, nel metodo a cascata (Waterfall), le fasi del progetto si susseguono in sequenza e solo una volta. Se, d’altra parte, il progetto viene implementato in una delle metodologie agili, esse si susseguono più volte, prendendo ogni volta il risultato consegnato nell’iterazione precedente come punto di partenza.

Ad esempio, supponiamo che l’obiettivo del progetto sia sviluppare un’applicazione mobile personalizzata per monitorare l’attività fisica degli anziani. Nel primo approccio alla pianificazione, definiamo il quadro generale del progetto e scegliamo una metodologia agile. Innanzitutto, dobbiamo definire l’ambito del progetto. In altre parole, scoprire:

• Quale tempo e budget abbiamo a disposizione,
• Che tipo di team ci serve, e
• Quali sono le aspettative degli stakeholder, cioè, da un lato, del cliente, e dall’altro – degli anziani che utilizzeranno l’applicazione?

Tuttavia, nel primo approccio alla pianificazione, scriviamo in dettaglio solo i compiti destinati a essere completati nella sequenza immediata. Cioè, di solito quelli legati alla pianificazione stessa, ma che si concludono con un risultato specifico – ad esempio, la creazione di un team. Solo nel secondo e nei successivi turni, già con la partecipazione del team di progetto, ci addentreremo nei compiti legati alla divisione del lavoro e all’implementazione dei compiti appartenenti al progetto.

Persone nel progetto

Le persone cruciali per il progetto sono gli stakeholder e il team di progetto. Gli stakeholder possono denotare organizzazioni, gruppi e individui, tra cui:

• cliente o clienti
• partner commerciali
• beneficiari del progetto – ad esempio, gli anziani del progetto descritto sopra.

Così, la parola “stakeholder” descrive tutti coloro che sono o possono essere influenzati dall’implementazione del progetto.

Un team di progetto, d’altra parte, è composto da specialisti che svolgono compiti assegnati congiuntamente che portano alla realizzazione dell’obiettivo del progetto. Nell’esempio con l’applicazione mobile, ci sarebbero almeno quattro ruoli da coprire nel team:

• programmatore – responsabile del lato tecnico della soluzione mobile,
• ricercatore – il cui compito sarebbe contattare gli anziani e valutare come la loro attività possa essere monitorata in modo ottimale utilizzando un dispositivo mobile,
• designer UX/UI – la persona responsabile del contenuto e del funzionamento dell’applicazione dal punto di vista dell’utente, così come del suo design visivo.

La persona responsabile del team e del progetto è il Project Manager, chiamato anche Project Lead. Spetta a lui gestire sia la dimensione interpersonale che quella formale della gestione del progetto.

Gestione formale del progetto

Il lato formale della gestione del progetto, di cui sono responsabili i Project Manager, include:

• selezione e implementazione del metodo di gestione,
• pianificazione e mantenimento della documentazione necessaria, statistiche e misurazioni, come il monitoraggio del progresso del progetto,
• gestione dei rischi.

Queste sono aree chiave dal punto di vista aziendale. Infatti, la scelta di un metodo di gestione su misura per i compiti da svolgere è un fattore importante che può determinare il successo o il fallimento dell’intero progetto. La pianificazione continuamente aggiornata, il monitoraggio del progetto e l’analisi dei rischi sono essenziali non solo per i benefici della gestione del progetto basata sulla conoscenza, che consente di apprendere consapevolmente dai propri errori. Sono anche cruciali a causa delle – spesso formalmente richieste – esigenze degli stakeholder per un accesso continuo ai documenti che mostrano lo stato attuale del progetto.

Aree di attività del progetto – sintesi

Ogni progetto è composto da otto aree di azione, che includono questioni riguardanti: il quadro temporale per l’implementazione del progetto, le persone che ne sono influenzate in modi diversi e il quadro di governance formale. Tutte queste aree sono rilevanti per l’intero progetto e si influenzano a vicenda supportando o ostacolando l’obiettivo.

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