Che cos’è un organigramma?

Tuttavia, c’è un ulteriore elemento di estrema importanza che potresti aver omesso – la struttura efficiente che un’azienda o un’organizzazione stabilisce. Questa struttura consiste in dipendenze e responsabilità che sono efficacemente visualizzate dal cosiddetto organigramma. Di seguito spieghiamo cos’è esattamente questo strumento, oltre a evidenziare quali benefici porta il suo utilizzo alle aziende e alle istituzioni che operano in vari settori.

Org chart – o cosa?

Un organigramma non è solo un semplice disegno, ma uno strumento di gestione complesso per rappresentare – ma soprattutto comprendere – la struttura di una determinata azienda, istituzione o altro ente. È una visualizzazione grafica della gerarchia (dal livello più alto al più basso), della divisione delle responsabilità e dei legami tra le varie entità (diversi team o individui).

È un mezzo utile per i dipendenti (soprattutto per quelli che stanno appena iniziando), poiché li aiuta a vedere la struttura di un’azienda o di un’istituzione definendo chiaramente i ruoli di ciascuna unità e il loro ambito di responsabilità e competenze. Può essere pratico anche per gli esterni (come potenziali investitori o partner) che vogliono sapere come opera un’azienda o un’istituzione. L’essenza di un organigramma, quindi, risiede nell’assicurare trasparenza e gestione efficace delle risorse a disposizione.

Cosa contiene l’org chart?

Esistono diversi tipi di strumenti descritti (da quello gerarchico, a quello funzionale, a quello a matrice, cioè focalizzato su progetti in corso). Gli elementi esatti inclusi dipendono dal caso specifico (soprattutto dalla dimensione dell’ente e dal settore in cui opera). Tuttavia, più spesso include informazioni su elementi come:

• dirigenti – nella parte più alta della visualizzazione sono collocati i dirigenti più importanti responsabili di prendere decisioni chiave riguardanti l’intera azienda o istituzione. Qui di solito compaiono persone come il presidente, il vicepresidente, i direttori generali (di aree come HR, marketing, sviluppo, vendite, ecc.), e talvolta i top manager,
• singole divisioni o dipartimenti – ogni dipartimento (ad es., marketing, HR, IT, vendite, legale e conformità, ecc.) è rappresentato da un blocco separato, e in esso ci sono posizioni e ruoli individuali (all’interno dei dipartimenti possono esserci anche team responsabili di un’area specifica, ad es., nel dipartimento marketing il team comunicazione, performance e outreach),
• Suddivisione delle posizioni – all’interno di ciascun dipartimento o divisione, sono elencate anche le posizioni specifiche che esistono nell’azienda o nell’istituzione (da direttori a specialisti senior e junior, a tirocinanti e stagisti), spesso con le loro responsabilità assegnate,
• linee di comunicazione e subordinazione – come parte della rappresentazione grafica della struttura, è anche indicato chi è responsabile della segnalazione delle proprie attività e a chi deve essere presentato tale rapporto,
• chiave/legenda – una visualizzazione grafica include spesso anche una chiave o legenda che spiega il significato dei vari simboli e linee utilizzati nel diagramma. Questo facilita a tutti gli utenti la visione della struttura e la comprensione del significato di tutti i diversi elementi.

Perché un’azienda dovrebbe avere un organigramma?

Qual è il vantaggio di preparare un organigramma? In primo luogo, in questo modo i dipendenti possono comprendere più facilmente il loro posto nella struttura – sanno quali sono i loro compiti, a chi esattamente sono responsabili (sia a livello base che superiore) e a chi possono rivolgersi in caso di un problema.

Inoltre, se hanno bisogno del supporto di una persona di un altro dipartimento, possono controllare da soli nell’organigramma chi è responsabile di un’area particolare e avere la certezza (nella maggior parte dei casi) di aver indirizzato la questione alla persona giusta. In questo modo, linee di comunicazione e responsabilità chiaramente definite aiutano a evitare confusione e interruzioni del lavoro. Allo stesso tempo, la visualizzazione grafica descritta consente anche di identificare aree in cui ci sono lacune o un carico di lavoro eccessivo, permettendo una distribuzione più efficiente delle attività.

Org chart – sintesi

Considerati i benefici elencati sopra, possiamo affermare con certezza che gestire un’azienda, un’istituzione o un altro ente senza un organigramma sarebbe un compito arduo e estremamente difficile. La comunicazione sarebbe più lunga, le decisioni sarebbero meno ponderate (a causa della mancanza di piena conoscenza della struttura interna e delle relazioni), e le risorse sarebbero impiegate in modo non ottimizzato.

Un organigramma facilita la gestione, consentendo anche di comprendere l’azienda o l’istituzione nel suo insieme e identificare aree in cui possono essere implementati miglioramenti e cambiamenti per una crescita e un successo ulteriori. Pertanto, ogni azienda e istituzione – anche una piccola – dovrebbe prendersi cura di creare un organigramma accurato e (crucialmente) aggiornato.

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