Caroline Becker
L’area di competenza “Pratica” si occupa delle competenze fondamentali del portafoglio. Definisce quattordici elementi di competenza. Questi determinano gli aspetti tecnici della gestione di progetti, programmi e portafogli. Oggi diamo un’occhiata più da vicino a questi elementi. Continua a leggere.
Baseline di competenza individuale nell’area Pratica – indice:
- Pratica 1: Progettazione
- Pratica 2: Obiettivi, finalità e benefici
- Pratica 3: Ambito
- Pratica 4: Tempo
- Pratica 5: Organizzazione e informazioni
- Pratica 6: Qualità
- Pratica 7: Finanza
- Pratica 8: Risorse
- Pratica 9: Approvvigionamento e partnership
- Pratica 10: Pianificazione e controllo
- Pratica 11: Rischi e opportunità
- Pratica 12: Stakeholder
- Pratica 13: Cambiamento e trasformazione
- Pratica 14: Selezionare e bilanciare
Pratica 1: Progettazione
La progettazione descrive come i requisiti, i desideri e le influenze di una o più organizzazioni vengono interpretati e valutati da un individuo e poi tradotti in un progetto di alto livello per garantire la massima probabilità di successo. Dall’analisi del contesto esterno, abbozziamo un piano preliminare dell’architettura complessiva di come il progetto dovrebbe essere impostato, sviluppato e gestito.
Questo include risorse, fondi, obiettivi degli stakeholder, benefici e cambiamenti organizzativi, rischi e opportunità, governance, prodotto finale, priorità e questioni più urgenti. Poiché tutti i fattori esterni e i criteri di successo (e/o la loro rilevanza percepita) spesso cambiano nel tempo, questo piano iniziale dovrebbe essere rivisto periodicamente per mantenerlo aggiornato.
Pratica 2: Obiettivi, finalità e benefici
Ogni progetto viene avviato perché gli stakeholder interni ed esterni vogliono realizzare un profitto. Questo elemento di competenza descrive le ragioni per cui il progetto esiste – quali obiettivi e benefici devono essere raggiunti, quali compiti devono essere eseguiti e quali requisiti degli stakeholder devono essere soddisfatti.
Tutti questi aspetti derivano dalle esigenze, aspettative, requisiti e obiettivi strategici dell’organizzazione che gli stakeholder rappresentano. L’intento di questo elemento di competenza è di consentire all’individuo di costruire un collegamento tra ciò che gli stakeholder cercano e ciò che il progetto è destinato a fornire.
Pratica 3: Ambito
L’ambito definisce il focus specifico o il contenuto del progetto. Descrive output, risultati, benefici e il lavoro necessario per produrli. Inoltre, descrive ciò che non fa parte del progetto. In sostanza, l’ambito definisce i suoi confini. Questo elemento di competenza è progettato per aiutare l’individuo a comprendere dove si trovano i confini del progetto al fine di gestirlo e controllarlo, e per apprendere come influisce (e viene influenzato da) decisioni riguardanti la gestione e la sua esecuzione.
Pratica 4: Tempo
Questo elemento di competenza implica la pianificazione di tutte le fasi e i compiti di un progetto nel tempo per ottimizzarne l’esecuzione. Lo scopo della pianificazione è determinare quando eseguire determinati compiti, grazie ai quali l’implementazione di un dato progetto sarà il più efficiente possibile. I compiti dovrebbero quindi essere analizzati, preferibilmente presentati graficamente in un diagramma o programma, e assegnati alle persone o ai team appropriati. La durata di ciascun compito dovrebbe essere stimata e collocata nel tempo. Questo garantirà che la sequenza delle attività venga mantenuta e che l’intero processo sia ottimizzato.
Pratica 5: Organizzazione e informazioni
Essa comprende la definizione, implementazione e gestione dell’organizzazione temporanea del progetto. Definisce i ruoli e i doveri richiesti, così come la comunicazione efficace in un’organizzazione. Questo elemento di competenza include anche la creazione e la conservazione della documentazione, nonché la pianificazione dei processi di comunicazione e delle risorse umane. Garantisce un flusso efficiente di informazioni tra le persone e decisioni di alta qualità.
Pratica 6: Qualità
La qualità in un progetto può essere compresa in due modi. Prima di tutto, significa la qualità del processo stesso – cioè, il modo in cui il progetto è organizzato. Si riferisce all’introduzione, implementazione e verifica degli standard, mantenendo la qualità in ogni fase del progetto. D’altra parte, significa gestire e controllare la qualità dei prodotti e dei risultati dell’intero progetto. Il concetto di qualità si riferisce all’intero progetto dalla sua iniziativa fino alla consegna della soluzione finita.
Pratica 7: Finanza
Il concetto di finanza include tutte le attività relative alla stima, pianificazione, spesa e controllo dei fondi che fluiscono dentro e fuori da un progetto. Nella fase iniziale del progetto, l’individuo deve determinare quali costi sono necessari per il progetto – questo è chiamato definire il budget. L’individuo deve anche intraprendere azioni relative al modo in cui il progetto è finanziato o sovvenzionato.
Pratica 8: Risorse
Questo elemento di competenza include la definizione, acquisizione, controllo e sviluppo di tutte le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Queste risorse possono essere persone, ma anche le loro conoscenze ed esperienze, strutture, attrezzature, materiali o strumenti, ecc. – tutti i beni necessari per eseguire i compiti pianificati e raggiungere gli obiettivi stabiliti. Questa competenza definisce come acquisire e utilizzare le risorse, ottimizzarle e controllarle per la migliore efficienza possibile del progetto.
Pratica 9: Approvvigionamento e partnership
Essa copre tutti i processi dall’approvvigionamento alla pianificazione, acquisto e amministrazione dei contratti. Permette di ottenere il miglior valore disponibile da un determinato fornitore o partner, il che aiuta a fornire il miglior valore per l’acquirente e l’organizzazione.
Pratica 10: Pianificazione e controllo
Basato sulla progettazione, tutti i suoi elementi formano un piano equilibrato. La sua attuazione dovrebbe essere controllata e regolarmente aggiornata, seguendo i cambiamenti che si verificano nel progetto o nel suo contesto. Questa competenza combina tutte le informazioni necessarie e consente di prendere decisioni. Il processo ciclico essenziale include successivamente: pianificazione, esecuzione, monitoraggio e correzione del piano o della sua attuazione.
Pratica 11: Rischi e opportunità
Essa si occupa dell’identificazione, valutazione, pianificazione strategica e controllo dei rischi che sorgono all’interno di un progetto. Una corretta gestione dei rischi e delle opportunità può aiutare i decisori a prendere decisioni informate basate sulle informazioni disponibili e assegnare priorità a specifiche attività. La gestione del rischio è un processo continuo – quindi si verifica durante l’intero ciclo di vita del progetto.
Pratica 12: Stakeholder
Questo elemento di competenza implica identificare, analizzare, coinvolgere e gestire le attitudini e le aspettative degli stakeholder. L’obiettivo principale di questo elemento di competenza è garantire che l’individuo mantenga il coinvolgimento degli stakeholder gestendo efficacemente le aspettative e gli interessi degli stakeholder, così come il loro impatto sul progetto.
Pratica 13: Cambiamento e trasformazione
Il cambiamento (cioè, migliorare la situazione attuale, tenendo presente il passato) e la trasformazione (cioè, lo sviluppo di nuove situazioni, basato su una visione del futuro) abilitano i processi, gli strumenti e le tecniche attraverso i quali un’organizzazione e i suoi dipendenti possono apportare modifiche che portano all’adozione e all’implementazione di un cambiamento. Questo rende possibile raggiungere i risultati attesi e il successo dell’intero progetto.
Pratica 14: Selezionare e bilanciare
Questo è l’ultimo elemento di competenza. Descrive la selezione e il bilanciamento dei componenti dei portafogli. Si concentra sulla valutazione, selezione e monitoraggio delle prestazioni di progetti e programmi, assicurandosi che il portafoglio nel suo insieme porti benefici ottimali per l’organizzazione.
Hai appena letto un articolo sulla Baseline di Competenza Individuale nell’area Pratica. Leggi anche: Come affrontare le questioni principali nella gestione dei progetti.
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Caroline Becker
Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
