Come affrontare le questioni principali nella gestione dei progetti

Le massicce modifiche nell’organizzazione del lavoro e nella gestione aziendale avviate dalla pandemia non si sono affatto rallentate nel 2022. Tuttavia, il fermento economico e le dinamiche potrebbero effettivamente rivelarsi favorevoli all’implementazione fluida dei progetti. Oggi, diamo un’occhiata più da vicino alle principali questioni nella gestione dei progetti.

Questioni nella gestione dei progetti – indice:

1. Principali questioni nella gestione dei progetti
2. Questioni di ambito del progetto
3. Tempo di esecuzione del progetto
4. Flessibilità dell’azione
5. Riepilogo

Principali questioni nella gestione dei progetti

Secondo il rapporto Pulse of the Profession, una percentuale più alta di progetti è stata completata in modo efficiente: raggiungendo i loro obiettivi, rimanendo entro il budget e il tempo di completamento pianificato. D’altra parte, più progetti sono stati cancellati nel 2021 rispetto agli anni precedenti.

Pertanto, esamineremo quelli di successo per imparare dai migliori. Quali erano le principali questioni riguardanti la gestione di questi progetti? E come cercheremmo di risolverle oggi?

Oggi ci concentreremo su tre principali aree di preoccupazione nella gestione dei progetti. Queste sono:

• ambito del progetto
• tempo di esecuzione del progetto
• flessibilità del team

Questioni di ambito del progetto

I problemi nella definizione dell’ambito del progetto di solito iniziano fin dall’inizio. E anche prima che le sue assunzioni siano completamente chiarite. Ecco perché è così cruciale delineare attentamente il progetto. Non avere fretta e prenditi tutto il tempo necessario per chiarire con attenzione l’obiettivo e il piano d’azione prima di programmare i compiti.

È una buona idea utilizzare gli strumenti giusti per questo quando si pianifica l’ambito del progetto e suddividerlo in epiche o thread comprensibili a tutti i soggetti coinvolti.

• Comunicazione con il cliente e i partner

Per garantire il successo di un progetto, la sua stessa nascita è cruciale. Un’atmosfera favorevole, una presentazione convincente delle assunzioni più significative insieme alle capacità di negoziazione e interpersonali del project manager possono decidere se il progetto viene rifiutato o implementato.

La successiva discussione con il cliente e altri decisori sono i momenti vincolanti che definiscono l’ambito iniziale del progetto.

• Flessibilità naturale dell’ambito rispetto all’espansione dell’ambito

Ma perché parliamo dell’ambito “iniziale” di un progetto? Perché il suo ambito pianificato non sarà mai identico all’ambito finale.

L’assunzione di flessibilità naturale dell’ambito del progetto è un modo per affrontare la variabilità dell’ambito ed è semplicemente un approccio realistico. Permette al quadro del progetto di adattarsi alla reale fattibilità e alle condizioni aziendali in cambiamento. Tuttavia, questa variabilità naturale non deve applicarsi alle assunzioni chiave del progetto.

Quando le assunzioni chiave cambiano e l’ambito dei compiti da eseguire si espande, il successo del progetto è messo in discussione. Questo problema è chiamato espansione dell’ambito. Il termine espansione dell’ambito significa crescita incontrollata del progetto. Ed è la rovina di un terzo dei progetti aziendali implementati.

• Aspetto contenutistico

Un altro ostacolo nella gestione dei progetti è definire il contenuto del progetto. Un project manager deve rispondere onestamente alla domanda: so abbastanza sui compiti che voglio eseguire?

Se la risposta a questa domanda è no, allora non importa quanto avanzato sia il progetto, è necessario consultarsi con specialisti. Inizialmente con coloro che compongono il team di progetto. Ma a volte è necessario il parere di esperti esterni.

Tempo di esecuzione del progetto

Anche i project manager più esperti sono ottimisti incorruttibili quando si tratta del tempo di esecuzione del progetto. Questo è dimostrato dalle statistiche dei progetti di grandi dimensioni completati. Nel 2021, a livello globale, il 55% dei progetti è stato completato in tempo. Questo è un aumento del 4% rispetto all’anno precedente. Tuttavia, i risultati non sono ancora molto soddisfacenti.

• Ritardi realistici

Il completamento puntuale di un progetto è solitamente ostacolato dal tempo irrealistico assegnato a compiti particolari. Ecco perché vale la pena utilizzare strumenti che consentano la misurazione statistica della reale velocità di esecuzione dei compiti e confrontarla con il tempo programmato.

• Comunicazione del team

Certo, il tempo di esecuzione del progetto è strettamente legato al suo ambito e budget. Tuttavia, i fattori decisivi si rivelano spesso essere l’efficienza e la flessibilità del team.

Le prestazioni del team devono soddisfare requisiti chiari e comprensibili attraverso una delega semplice di compiti e responsabilità. È altrettanto cruciale la trasparenza delle interdipendenze delle singole fasi di esecuzione del lavoro, così come la programmazione dei compiti. Prendersi cura di questi aspetti della comunicazione per prevenire ritardi nel tempo di esecuzione del progetto.

Flessibilità dell’azione

Il punto critico e la fonte di fallimento nella gestione dei progetti è la mancanza di flessibilità derivante dall’aderire a percorsi ben noti e collaudati. Questo porta frequentemente all’uso di metodi e strumenti di gestione collaudati e non adatti a un particolare progetto. Ma come aumentare la propria flessibilità – come project manager – e quella dell’intero team?

• Agilità

Non è un caso che la flessibilità operativa e la risoluzione dei problemi proprie dei piccoli team di design software agili abbiano guadagnato riconoscimento mondiale. Sempre più spesso sono gli strumenti di gestione dei progetti dell’industria IT a diffondersi in altre industrie quando la situazione richiede una maggiore flessibilità operativa.

• Impegno e auto-organizzazione

I team gestiti in modo agile possono esercitare grande flessibilità. In essi, i manager si coinvolgono direttamente nel progetto, dando e ricevendo frequentemente feedback sulle loro azioni. E i membri del team – almeno in parte – scelgono autonomamente i compiti da eseguire. Tutto ciò fa sì che i team agili assomiglino al modello di auto-organizzazione.

Riepilogo

Abbiamo categorizzato le principali questioni nella gestione dei progetti in tre gruppi. Il primo include la definizione, comprensione e mantenimento dell’ambito del progetto durante la sua esecuzione. Il secondo è il timing dei compiti del progetto. Il terzo è mantenere la flessibilità nella gestione del team e adattarsi costantemente alle condizioni in cambiamento.

Il modo migliore per affrontare queste questioni è rimanere aggiornati – con il proprio programma e conoscenze, con i propri metodi di gestione, con il proprio team e con software che rendono più facile gestire anche progetti molto complessi.

FONTE DELLE STATISTICHE: Pulse of the Profession 2021

Leggi anche:Traguardi del progetto

Se ti piace il nostro contenuto, unisciti alla nostra comunità di api laboriose su Facebook e Twitter.