Funzioni chiave del controllo

Che cos’è il controllo?

Mirando a comprendere l’essenza del controllo, questo strumento può essere definito come l’adozione da parte delle cellule cooperative dell’impresa di un metodo unificato di pensare e agire, che facilita notevolmente la gestione efficace dell’intera organizzazione, migliorando ulteriormente il processo razionale di presa di decisioni chiave da parte della direzione. Pertanto, il controllo è un sistema di base che è responsabile del supporto alla gestione dell’azienda nel suo complesso.

Il controllo multidimensionale diventa possibile integrando i meccanismi interni dell’organizzazione con le ultime tecnologie che facilitano la raccolta, l’aggregazione e l’elaborazione di dati chiave. Inoltre, il controllo crea condizioni favorevoli per adottare una prospettiva leggermente più ampia, concentrandosi sull’analisi prospettica delle attività che, in ultima analisi, con l’uso delle risorse appropriate dell’azienda, la avvicineranno al raggiungimento degli obiettivi desiderati.

Il controllo include quattro funzioni – pianificazione, controllo, direzione e coordinamento. Grazie alla loro differenziazione, perseguire lo sviluppo di ciascuna di queste aree offre l’opportunità di introdurre attività aziendali complete che aumentano la consapevolezza delle potenziali opportunità e rischi legati all’intraprendere attività individuali.

Funzioni del controllo

• Pianificazione – uno dei compiti fondamentali del controllo è stabilire obiettivi specifici per l’azienda, che è strettamente legato alla funzione di pianificazione stessa, sia a breve che a lungo termine. Gli obiettivi stabiliti spesso assumono la forma di KPI, facilitando la verifica del grado della loro attuazione nelle fasi successive. Di conseguenza, diventa possibile creare una visione dello sviluppo dell’azienda che sia chiara a tutti i dipendenti. Allo stesso tempo, oltre a definire chiaramente i risultati desiderati, la funzione di pianificazione è anche responsabile della definizione dei mezzi e dei tempi necessari per raggiungerli.
• Controllo – rappresenta la funzione di controllo più ovvia. In questa fase, l’elemento più importante è effettuare un confronto affidabile tra i risultati autentici dell’azienda e il piano già sviluppato. Tale controllo della realizzazione degli obiettivi stabiliti crea la base per condurre un’analisi multidimensionale delle deviazioni per scoprire la genesi della loro occorrenza. Il passo successivo è apportare le necessarie modifiche affinché l’azienda possa massimizzare l’efficienza delle proprie operazioni in futuro.
• Controllo – le attività primarie in quest’area ruotano attorno a prendere decisioni importanti relative alla correzione di assunzioni o obiettivi precedentemente stabiliti, come ricalcolare i costi originali o aggiornare i budget adottati. Queste attività sono progettate per aiutare l’azienda a raggiungere la propria posizione desiderata nel mondo degli affari il prima possibile. Allo stesso tempo, l’essenza del controllo è ancora combinata con un ulteriore monitoraggio dello stato attuale, concentrandosi sull’attuazione dei compiti più critici nonostante le deviazioni registrate.
• Coordinamento – questa funzione è responsabile dell’aumento dell’efficienza dell’intero sistema di gestione, portandolo a uno stato in cui i benefici del coordinamento superano i costi della sua attuazione. Garantire il coordinamento delle attività aumenta il comfort e l’efficienza del lavoro, assicurando che le singole unità abbiano il giusto grado di allineamento e raggiungano i propri obiettivi in linea con gli interessi complessivi dell’azienda.

Controllo – esempi

Gruppo INCO

L’azienda si caratterizza per attività diversificate legate alla produzione di prodotti chimici per la casa, prodotti medicinali, cosmetici, imballaggi in plastica o persino attività editoriali e commercio immobiliare. Ogni anno si registra un aumento significativo delle esportazioni di beni verso l’Unione Europea e i paesi dell’Europa orientale. Tuttavia, con l’aumento della sua portata, l’azienda si è scontrata con il problema di una contabilità efficiente per un budget così ampio. Si è rivelata necessaria l’introduzione di un sistema informativo specializzato che consentisse una gestione ottimale di un pacchetto di dati così grande.

Il Gruppo INCO ha quindi deciso di investire in uno strumento di controllo specializzato – il sistema Eureca, che, basato sulla tecnologia dei data warehouse, ha reso possibile creare un budget multidimensionale. Introducendo miglioramenti nel controllo, l’azienda è riuscita a riportare sotto controllo un budget inizialmente eccessivamente complicato, prestando attenzione alla pianificazione graduale dei costi dipartimentali e dei costi diretti legati alla produzione stessa. Un ulteriore vantaggio è diventata anche la possibilità di inserire piani e previsioni di vendita mensili o ottimizzare i costi fissi e variabili.

L’implementazione di soluzioni di controllo ha semplificato il necessario processo di pianificazione, che in precedenza, con aree aziendali così diverse, era estremamente complicato. Allo stesso tempo, il database sviluppato è stato integrato con il sistema di campo, in modo che i dipendenti che svolgono compiti a tutti i livelli dell’organizzazione abbiano accesso immediato alle informazioni chiave.

Infinite

Infinite è una delle aziende in più rapida crescita che forniscono soluzioni IT a una varietà di imprese sia in Europa che al di fuori dell’area MENA. Le specificità del settore e l’espansione esponenziale della sua portata hanno portato il marchio a credere fermamente di dover includere nelle proprie attività una soluzione completa per facilitare la consolidazione e la rendicontazione dei risultati, che allo stesso tempo soddisfacesse la crescente domanda di informazioni nell’area del controllo.

Sebbene il marchio avesse già un controllo basato su Excel, la dinamica dei compiti da svolgere richiedeva l’introduzione di uno strumento che consentisse un lavoro più veloce su più parametri. Pertanto, Infinite ha deciso di implementare il sistema Eureca, più potente, garantendo la possibilità di sviluppare in modo flessibile l’intero sistema di rendicontazione e analizzare in modo efficiente anche dati particolarmente diversi.

LS Airport Services

LS Airport Services è descritta come una delle più grandi aziende di “handling” della Polonia, attualmente al servizio di oltre 50 vettori aerei provenienti da tutto il mondo. Col passare del tempo, la direzione di un marchio così fiorente ha deciso di implementare uno strumento per supportare il controllo di gestione importante. Il principale fattore motivante è diventata la prospettiva di eliminare i vincoli che ostacolano il ulteriore sviluppo dell’azienda derivanti dalla natura dispendiosa in termini di tempo dell’intero processo di creazione dei rapporti necessari.

Cercando uno strumento completo per ottimizzare le aree di integrazione dei dati, budgeting, pianificazione, rendicontazione, analisi e previsione, l’azienda ha deciso di implementare il sistema Eureca nel 2020.

Con l’introduzione di uno strumento di controllo più avanzato, è diventato possibile automatizzare i processi di budgeting, analisi o rendicontazione, portando a un aumento del valore complessivo del controllo in tutta l’azienda. Inoltre, è stata anche rafforzata la consapevolezza dell’impatto reale sui costi tra i manager, aumentando il loro coinvolgimento nella situazione aziendale attuale.

Funzioni del controllo – sintesi

Un controllo implementato correttamente, supportato anche da strumenti moderni e sistemi IT, aumenta l’efficienza delle operazioni dell’intera azienda, consentendo di determinare con precisione obiettivi aziendali realistici. Indipendentemente dalle specificità del settore in cui operano quotidianamente le singole aziende, un uso oculato del potenziale del controllo, anche a breve termine, può accelerare il processo di raccolta, elaborazione, analisi e interpretazione dei dati chiave per il ulteriore sviluppo aziendale.

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