Eventi aziendali virtuali. Come pianificarli e realizzarli?

Trova il tuo pubblico target e stabilisci un budget per l’evento aziendale

Costruire relazioni, celebrare i successi dell’azienda, fare nuovi contatti commerciali? Prima di iniziare a preparare il tuo evento aziendale, stabilisci il suo obiettivo e decidi chi parteciperà. Dopotutto, dovresti affrontare un evento per i dipendenti in modo diverso rispetto a un evento per clienti, appaltatori o partner commerciali.

Successivamente, considera il tuo budget. Anche se gli eventi aziendali virtuali non sono costosi come gli eventi tradizionali, potresti comunque dover spendere qualche soldo (ad esempio, per le spese della piattaforma, premi per i partecipanti e compensi per gli ospiti – a seconda delle attrazioni pianificate).

Scegli lo strumento giusto

Dopo aver definito il tuo pubblico target e stabilito il budget, puoi passare al passo successivo, che è scegliere la piattaforma giusta per ospitare il tuo evento. Analizza le opzioni disponibili, ad esempio, Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting o piattaforme dedicate agli eventi virtuali come Hopin o Remo, e poi decidi quale soluzione adottare.

Crea un programma per l’evento aziendale

È tempo di creare un piano evento attraente. A seconda del tipo di incontro, scegli le attrazioni giuste:

• Lezioni e workshop per ampliare conoscenze e competenze,
• Giochi e attività per costruire relazioni,
• Concorsi e quiz per verificare le conoscenze.

Esegui l’evento aziendale

Prima dell’evento aziendale virtuale, assicurati che tu, come organizzatore, abbia la giusta infrastruttura tecnica, inclusa una connessione Internet stabile e attrezzature informatiche (cuffie, altoparlanti, una fotocamera funzionante, ecc.). Inoltre, fai delle prove per evitare problemi potenziali.

Nel giorno dell’evento, ricorda di salutare i partecipanti e farli familiarizzare con lo scopo dell’incontro. Utilizza una varietà di attività e fai pause regolari. Se possibile, fornisci ai partecipanti bevande e snack. La chiave per un evento virtuale di successo è mantenere i partecipanti coinvolti e adattarsi alle circostanze in cambiamento – cerca di tenerlo a mente durante tutto l’evento.

Riepilogo

Quando è organizzato correttamente, un incontro di team building online o un altro evento può essere altrettanto attraente ed efficace quanto uno tradizionale, anche se richiede sicuramente un approccio diverso. Tuttavia, richiedono meno lavoro e quindi meno risorse. Che tu stia pianificando un evento online o offline, puoi semplificare il tuo lavoro utilizzando Firmbee, il nostro software di gestione progetti. In Firmbee, puoi utilizzare le bacheche Kanban per assegnare compiti, creare elenchi di cose da fare, impostare priorità e controllare il budget, tutto in un unico posto.

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