In che modo il sistema di gestione dei progetti può aiutare con il marketing degli eventi?

Che tu stia organizzando un evento specifico per la prima volta o per la prossima volta, dovresti sempre facilitare l’esecuzione di attività specifiche – per garantire un miglior controllo sul budget o una comunicazione più facile tra i singoli membri del team che lavorano per un successo comune. Un software di gestione progetti speciale ti aiuterà a raggiungere un tale risultato. Curioso di sapere come questo tipo di sistema supporterà le tue attività di marketing per eventi? Continua a leggere.

Sistema di gestione progetti e marketing per eventi – indice:

1. Un progetto e un evento
2. Sistema di gestione progetti
3. Firmbee – caratteristiche e vantaggi
4. Riepilogo
5. Guarda il nostro video sul software di gestione progetti per la gestione degli eventi

Un progetto e un evento

Se vogliamo che l’evento diventi uno strumento per supportare i più importanti obiettivi dell’azienda, dobbiamo considerarlo in modo globale – come un progetto che deve iniziare con la pianificazione e terminare con l’implementazione e la valutazione dei risultati ottenuti. Utile in questo può essere avere un quadro simile per il progetto e l’evento: una data di fine, un budget stabilito, il numero di persone coinvolte, la durata, una serie di compiti da svolgere. In questo modo, saremo in grado di garantire un progresso fluido di tutte le attività, che si tradurrà in un risultato finale positivo.

Sistema di gestione progetti

I buoni pianificatori di progetti semplificano il loro lavoro quotidiano utilizzando sistemi speciali in cui, tra le altre cose, è possibile pianificare un programma, impostare compiti, distribuire il lavoro o monitorare i progressi, oltre a memorizzare tutte le informazioni importanti in un unico posto con accesso per qualsiasi persona autorizzata. Un programma progettato correttamente consente anche di impostare obiettivi da raggiungere all’interno di un progetto/evento, grazie ai quali si ottiene una visione olistica della situazione.

Gli strumenti di gestione progetti sono progettati per aiutare i project manager (così come gli organizzatori di eventi) a pianificare, monitorare e prendere misure correttive quando necessario. Quando trattiamo un evento come un progetto, possiamo immediatamente vedere quanto beneficio possiamo ottenere scegliendo il sistema giusto nel nostro lavoro quotidiano.

Firmbee – caratteristiche e vantaggi

Sul mercato troverai una serie di programmi di gestione progetti che potrai utilizzare anche per organizzare il tuo evento. Raccomandiamo in particolare Firmbee, il software che abbiamo creato, dotato di tutte le funzioni di cui potresti aver bisogno. Nel creare la nostra soluzione, abbiamo tenuto conto del fatto che un progetto e un evento hanno caratteristiche comuni, specialmente nell’area della pianificazione del lavoro e del controllo sui progressi e sul flusso di informazioni – per questo motivo possiamo assicurarti che Firmbee risponderà perfettamente a tutte le tue esigenze in materia di gestione degli eventi.

Firmbee ti permetterà di:

• elencare tutti i compiti da completare e distribuirli a membri specifici del team (utilizzando bacheche Kanban e l’opzione di stati dei compiti, prioritizzazione o monitoraggio del tempo),
• tenere calendari per scopi diversi,
• impostare promemoria per riunioni imminenti o compiti da completare,
• monitorare le entrate e le spese relative all’esecuzione degli eventi, avendo così pieno controllo sul budget
• memorizzare i dati di tutte le persone collegate all’evento – dagli organizzatori ai fornitori e ai partecipanti
• comunicare con altre persone utilizzando Slack
• emissione di fatture

Inoltre, mettere tutti i compiti necessari per un evento in un unico posto permetterà a ciascuna persona coinvolta nel progetto di avere una panoramica dei progressi del lavoro e di poter reagire in modo appropriato prima che scoppi un incendio (ad esempio, accettando un compito specifico o supportando processi e persone a rischio di non completare le proprie mansioni in tempo). Con un tale programma, puoi dimenticare i numerosi documenti, fogli di calcolo o persino appunti scritti a mano in cui hai finora conservato informazioni importanti.

Riepilogo

In molti modi, la gestione degli eventi non si differenzia dalla gestione dei progetti. In entrambi i casi, del resto, abbiamo team che svolgono compiti specifici in un dato momento focalizzati sul raggiungimento di un certo obiettivo. Proprio come l’implementazione di un progetto (ad esempio, in un’azienda IT) può essere una sfida, date le problematiche tecnologiche che sorgono lungo il cammino, nel caso di una conferenza o di una fiera, può essere difficile preparare la sede o l’agenda. È per questo motivo che il software di gestione progetti – come Firmbee – può essere utilizzato anche per la pianificazione degli eventi.

Guarda il nostro video sul software di gestione progetti per la gestione degli eventi:

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