Come implementare una strategia di gestione della conoscenza nelle piccole e medie imprese? 5 consigli utili

Che cos’è la conoscenza?

Nel contesto dell’imprenditorialità, la conoscenza può essere definita come idee, concetti o osservazioni che vengono utilizzati per intraprendere azioni a scopo di profitto.

La relazione tra dati, informazioni e conoscenza

I dati stessi sono solo un fatto che non ha significato senza interpretazione. Solo dopo essere stati elaborati e organizzati diventano informazioni che rispondono a domande come: Chi? Cosa? Dove? Quando? A sua volta, spiegare e comprendere le informazioni che riceviamo ci fornisce la conoscenza di cui abbiamo bisogno per prendere decisioni.

La conoscenza è una parte inestimabile della strategia aziendale di un’azienda perché può creare un vantaggio competitivo. È importante identificare le debolezze e le lacune di conoscenza.

Che cos’è la gestione della conoscenza?

Indipendentemente da ciò che stai facendo, è una buona idea avere un piano d’azione. Gestire un’azienda non è diverso. Una strategia ti consente di realizzare la missione e gli obiettivi della tua azienda specificando la direzione e il tipo di azioni che devi intraprendere. Una gestione efficace della conoscenza in un’organizzazione facilita la cattura, la condivisione e l’utilizzo della conoscenza.

Codificazione e personalizzazione

Alcune delle strategie più comuni utilizzate nella pratica sono la codificazione e la personalizzazione. Inoltre, sono collegate ai concetti di conoscenza formale (esplicita) e tacita (implicita).

La strategia di codificazione si basa sulla conoscenza formale memorizzata nella documentazione aziendale – specifiche tecniche, materiali di formazione, rapporti, analisi, ecc. Questa forma facilita notevolmente il trasferimento della conoscenza ai nuovi e ai dipendenti esistenti.

La strategia di personalizzazione, d’altra parte, si basa sul contatto interpersonale tra i dipendenti e lo scambio di esperienze tra di loro. In questo caso, la condivisione della cosiddetta conoscenza tacita avviene durante riunioni di team, conversazioni, discussioni, ecc.

Gestione della conoscenza nelle PMI

Gestire un’azienda è un compito impegnativo a causa dell’alta dinamicità dei cambiamenti e della necessità di sviluppo costante. Questo può essere particolarmente difficile per le piccole e medie imprese il cui raggio d’azione e risorse sono significativamente limitati.

Il contributo del settore PMI alla crescita economica è sostanziale. Le piccole e medie imprese sono spesso una fonte di soluzioni innovative e diversificano il mercato. Hanno una struttura organizzativa semplificata e di solito offrono prodotti e servizi di nicchia.

Il capitale utilizzato per sviluppare l’attività proviene solitamente dai risparmi dei proprietari, prestiti bancari o talvolta da investitori privati, come gli angel investor. Impiegano un numero relativamente ridotto di persone (piccole aziende – non più di 50 dipendenti, medie aziende – tra 50 e 250 dipendenti) in modo da poter mantenere una relazione stretta con la direzione e identificarsi con gli obiettivi dell’azienda.

L’autorità è centralizzata – la maggior parte delle decisioni viene presa esclusivamente sulla base dell’opinione e dell’esperienza del proprietario. Sorvegliare tutte le aree dell’attività in questo modo comporta rischi – il futuro dell’azienda dipende dalla competenza del proprietario, alcune aree di gestione possono operare in modo inefficiente e il potenziale intellettuale dei dipendenti può passare inosservato.

I vantaggi dell’implementazione di una strategia di gestione della conoscenza

Apportare cambiamenti richiede tempo e impegno. Mettere in pratica una strategia di gestione della conoscenza dipende molto dall’atteggiamento della direzione e dei dipendenti. Tuttavia, è necessario per lo sviluppo e la crescita del potenziale della tua azienda. Come puoi trarre vantaggio dall’apportare alcuni cambiamenti nel tuo stile di gestione?

• Aumento dell’efficienza – un sistema di gestione coerente e organizzato consente ai dipendenti di accedere facilmente alle informazioni, migliorando la qualità del loro lavoro,
• Migliore collaborazione e comunicazione – l’uso di sistemi informativi e vari canali di comunicazione garantisce maggiore trasparenza e costruzione di relazioni positive all’interno del team,
• Processo decisionale efficace – l’accesso alla conoscenza e all’esperienza dei dipendenti aiuta a ottenere la prospettiva obiettiva necessaria per intraprendere azioni in linea con gli obiettivi dell’azienda,
• Riconoscere lacune e carenze – man mano che completi e documenti la conoscenza che hai raccolto, puoi identificare ulteriori opportunità per migliorare i tuoi processi aziendali, sicurezza – memorizzando i dati su server o in documenti, riduci il rischio che i dati lascino la tua organizzazione.

Fattori di successo per l’implementazione della gestione della conoscenza in un’organizzazione

Se non sai quali sono i fattori di successo, leggi questo articolo. Ancora una volta, ci sono diverse caratteristiche organizzative che possono facilitare significativamente l’introduzione di cambiamenti positivi nella gestione strategica della conoscenza. Questi includono:

• Disponibilità a migliorare e apprendere continuamente,
• Disponibilità a trasferire conoscenza agli altri, coinvolgimento dei dipendenti,
• Adattamento della struttura organizzativa e delle attrezzature tecniche,
• Enfatizzare il valore della conoscenza e i benefici del suo utilizzo.

Barriere all’implementazione delle strategie di gestione della conoscenza nelle PMI

Cambiare abitudini richiede tempo e impegno poiché ci sono diversi ostacoli lungo il cammino. Conoscere in anticipo le limitazioni che possono sorgere durante questo processo ti faciliterà nel gestirle. Ecco alcuni possibili problemi che richiederanno la tua attenzione:

• Dipendenti riluttanti – i dirigenti senior potrebbero temere una fuga di informazioni che danneggerebbe la posizione dell’azienda, mentre altri dipendenti potrebbero temere di perdere un certo posto nella gerarchia,
• Mancanza di impegno – spesso deriva o è correlata alla causa sopra menzionata. Può riguardare i dipendenti e gli stessi proprietari, che si concentreranno maggiormente su altre attività,
• Mancanza di tempo e risorse per concentrarsi sulla gestione della conoscenza,
• Diffidenza nei confronti dei consulenti – le critiche da parte di un esterno possono essere percepite come un attacco piuttosto che un tentativo di aiutare e portare cambiamenti.

Come implementare una strategia di gestione della conoscenza nella tua azienda?

In effetti, implementare un sistema di gestione della conoscenza può essere una sfida per i proprietari di aziende. La mancanza di informazioni e l’inesperienza possono essere scoraggianti all’inizio. Tuttavia, il valore aggiunto che puoi ottenere ne vale davvero la pena. Tenere a mente i seguenti suggerimenti ti faciliterà nel completare con successo il processo:

• Valuta la tua situazione attuale – esamina l’efficacia del sistema esistente, prestando attenzione a procedure, personale, tecnologia e struttura organizzativa. Rilevare irregolarità ti permetterà di determinare cosa vale la pena migliorare,
• Chiarisci i tuoi obiettivi – una volta identificati i punti deboli dell’organizzazione, stabilisci i tuoi obiettivi a lungo e breve termine in modo da sapere cosa stai mirando e poter monitorare i tuoi progressi,
• Preparati ai cambiamenti – l’adattamento della nuova strategia coinvolge l’intera impresa. Questi cambiamenti hanno anche un impatto sui dipendenti dell’azienda, che sono un patrimonio prezioso,
• Agisci – l’ultima e più impegnativa fase è l’implementazione del sistema di gestione della conoscenza nell’uso quotidiano. Questo richiede non solo molti soldi ma anche un atteggiamento proattivo da parte di proprietari e dipendenti.

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