Che cos’è un diagramma RACI?

In un momento in cui i progetti sono sempre più complessi e multifaccettati, e i team coinvolti includono molte persone con competenze diverse, garantire una chiara divisione delle responsabilità diventa cruciale. Uno strumento come il diagramma RACI può essere utile in questo ambito. Di seguito, discutiamo esattamente cosa sia questa soluzione e come possa supportare le tue operazioni.

Diagramma RACI – cos’è questo strumento?

Un diagramma RACI è uno strumento di gestione di progetti e organizzazioni progettato per assegnare una persona specifica a compiti o attività specifiche all’interno di un progetto o processo. Il suo utilizzo aiuta a gestire efficacemente le responsabilità – fornisce chiarezza nella divisione, minimizza il rischio di trascurare attività da svolgere e migliora la comunicazione (quando una persona dipende da un’altra per le proprie responsabilità).

Pertanto, l’uso di questo strumento facilita la pianificazione e il monitoraggio dei progressi, consentendo il raggiungimento degli obiettivi stabiliti. La soluzione descritta è attualmente utilizzata da aziende che operano in vari settori, così come da organizzazioni del cosiddetto terzo settore.

Come appare il diagramma RACI?

Come apparirà esattamente la matrice delle responsabilità può essere adattato a un particolare team, progetto o organizzazione. Tuttavia, più spesso viene presentato sotto forma di un diagramma, con compiti o elementi del progetto in una dimensione (ad esempio, in colonne) e le persone o i team ad essi assegnati nell’altra (ad esempio, in righe).

In progetti o organizzazioni più grandi, la tabella può essere più elaborata (ad esempio, includere anche i livelli decisionali). Le designazioni indicate di seguito (che spiegano un altro nome per questo strumento – RACI) vengono utilizzate per indicare i ruoli assegnati a ciascuna persona:

• R – Responsabile – una persona che è tenuta a svolgere un compito,
• A – Responsabile finale – una persona che deve accettare l’esecuzione di un determinato compito,
• C – Consultato – una persona che ha conoscenze specializzate e può aiutare a svolgere un determinato compito,
• I – Informato – una persona che deve essere informata sui progressi del compito, ma non è attivamente coinvolta nella sua attuazione.

Vantaggi dell’uso del diagramma RACI

Lo scopo principale dell’utilizzo dello strumento descritto è definire precisamente chi è responsabile dell’esecuzione di un determinato compito, il che elimina ambiguità e discrepanze nella comprensione delle responsabilità, riducendo il rischio di errori (soprattutto duplicazione di compiti o loro omissione).

Tuttavia, questo non è l’unico vantaggio di questo approccio ai progetti e ai processi in corso. Il diagramma RACI consente anche:

• migliorare la comunicazione nel team – quando tutti sanno quali ruoli e compiti sono assegnati a loro e agli altri, la comunicazione quotidiana e la cooperazione diventano più facili e fluide,
• garantire una gestione efficace delle risorse – assegnare compiti individuali a persone con le migliori competenze per svolgerli consente un utilizzo ottimale delle risorse (e allo stesso tempo garantisce che i compiti siano divisi equamente, se possibile). Allo stesso tempo, supporta la chiusura entro il budget stabilito,
• gestire efficacemente il rischio – assegnando un ruolo di approvatore (Responsabile finale) per ciascun compito, la persona che prende la decisione finale può essere identificata con precisione e così prevenire potenziali problemi,
• snellire i processi aziendali – lo strumento consente anche di identificare compiti chiave, permettendo di ripensare i propri processi aziendali e di evitare ritardi o lacune nelle operazioni.

Diagramma RACI – sintesi

Lo strumento in questione aiuta a garantire trasparenza nella distribuzione dei compiti in modo che i ritardi possano essere minimizzati, le discrepanze nella comprensione del proprio ruolo possano essere eliminate e tutti i partecipanti al progetto possano lavorare insieme in modo armonioso. Tuttavia, quando si utilizza il diagramma RACI, i compiti devono essere assegnati in base alle reali competenze e abilità degli individui, affinché ogni membro del team abbia ruoli chiaramente definiti e sappia cosa ci si aspetta da lui durante il progetto.

È inoltre necessario assicurarsi che lo strumento venga aggiornato regolarmente man mano che il lavoro procede e vengono apportate modifiche al progetto. Questo garantirà l’adattamento alla situazione in evoluzione, prevenire conflitti e mantenere la fluidità delle attività in corso.

Se ti piace il nostro contenuto, unisciti alla nostra comunità di api operose su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.