7 benefici dell’audit personale e come eseguirlo

L’audit personale ha un obiettivo: deve indicare i processi nell’organizzazione che funzionano bene e quelli che sono disfunzionali. Tutto questo viene fatto per correggere i processi nell’organizzazione. Un audit HR ben fatto fornisce risposte a domande strategiche relative alla gestione del personale e indica la direzione e i metodi per la realizzazione della funzione personale. Inoltre, facilita il processo decisionale in materia di assunzioni e dà direzione ai processi di pianificazione, oltre ad aiutare nella definizione dei percorsi personali di sviluppo lavorativo. Tenendo conto che negli ultimi anni nel mercato del lavoro il significato delle risorse umane aumenta progressivamente, la realizzazione degli audit HR diventa sempre più popolare e comune

Audit personale – indice:

1. Che cos’è un audit personale?
2. L’ambito dell’audit personale
3. Vantaggi e rischi legati a un audit personale
4. Riepilogo

Che cos’è un audit personale?

Lo strumento utilizzato per diagnosticare e valutare le risorse umane è un audit personale, a volte chiamato audit HR. Questo tipo di audit può essere realizzato in modo indipendente o far parte di altri audit, ad esempio manageriali o organizzativi. L’audit del personale può essere definito come un processo (attività) mirato, di natura consultiva o di monitoraggio, che comprende la ricerca e la valutazione delle risorse umane e della funzione personale. L’obiettivo principale del controllo è stabilire la conformità tra lo stato attuale e gli standard organizzativi pianificati e accettati.

Tra le principali caratteristiche di un audit personale ci sono:

• valutazione obiettiva effettuata dall’auditor e miglioramento della funzione personale
• miglioramento della soluzione utilizzata, come premessa principale dell’audit
• ricerca e valutazione degli standard accettati, modalità stabilite di esecuzione
• cooperazione tra l’auditor e i manager e i dipendenti sia di livello superiore che inferiore
• realizzazione con l’uso degli strumenti giusti progettati per raccogliere informazioni e la loro analisi
• presentazione di prove oggettive, informazioni di natura quantitativa e/o qualitativa, che sono verificabili
• preparazione di tutti i dati raccolti sotto forma di rapporto finale che può costituire una base per la pianificazione e l’implementazione di azioni correttive

L’audit dovrebbe essere realizzato in modo etico e con il dovuto rispetto della legge. Inoltre, l’auditor nelle sue attività dovrebbe essere guidato da professionalità, accuratezza, imparzialità e indipendenza nella formazione dell’opinione.

L’ambito dell’audit personale

Tra le questioni fondamentali verificate dall’auditor ci sono competenze e motivazioni dei dipendenti, efficacia e costo del lavoro, stato e struttura dell’occupazione e il livello di turnover.

L’audit personale può essere realizzato a livello individuale, di gruppo, dell’intera organizzazione e della funzione personale. Vengono controllati diversi ambiti in base al livello controllato.

Audit a livello individuale. Oggetto dello studio: potenziale lavorativo individuale, comportamento organizzativo, risultati di lavoro.

Audit a livello di gruppo. Oggetto dello studio: interazione all’interno dei team di lavoro e dei gruppi informali, potenziale di lavoro di gruppo, comportamento e risultati di lavoro, coesione del gruppo, relazioni interpersonali, ruolo e forza della leadership, ciclo di vita del team, fattori che influenzano il funzionamento del gruppo e i risultati ottenuti.

Audit della funzione personale. Oggetto dello studio: strategie, metodi e tecniche di gestione delle risorse umane, organizzazione dei processi nel personale, efficacia della gestione del personale, reclutamento dei dipendenti, sistema di valutazione e premi, opportunità di sviluppo professionale, turnover del personale e operazioni amministrative.

Nonostante il tipo e l’ambito dell’audit personale, la condizione necessaria per la corretta realizzazione del processo è la preparazione e il rispetto delle procedure giuste che dovrebbero tenere conto di tutte le norme, standard e specificità del settore dato. La procedura dovrebbe stabilire l’obiettivo, l’oggetto e l’ambito dell’audit personale, così come gli standard di studio e valutazione e l’area di responsabilità delle persone coinvolte nell’audit, identificazione dello stato attuale, verifica e interpretazione dei risultati e preparazione di un rapporto finale che contenga la valutazione e le raccomandazioni.

Vantaggi e rischi legati a un audit personale

Come già accennato, le caratteristiche di un audit HR sono la sua indipendenza, imparzialità e completezza dello studio che consentono la valutazione di tutte le risorse umane nell’organizzazione.

I principali vantaggi legati alla realizzazione dell’audit sono:

• determinazione del reale contributo e impegno dei dipendenti nella realizzazione degli obiettivi principali dell’organizzazione
• aumento della responsabilità e professionalità dei dipendenti HR
• armonizzazione delle attività nel campo delle risorse umane
• adeguamento dei regolamenti interni alle normative sul lavoro
• razionalizzazione dei costi del lavoro aumentando l’efficacia delle procedure utilizzate
• panoramica del sistema informativo personale

Oltre ai vantaggi, un audit personale può comportare alcune minacce. Si tratta di un rischio legato alla specificità della ricerca relativa all’interdisciplinarità della funzione personale e ai limiti oggettivi in termini di valutazione e misurazione, che possono portare a una visione errata dei risultati. Altri fattori di rischio sono legati alla cultura, alle procedure e alle competenze delle persone che commissionano e realizzano il processo di audit. Inoltre, l’oggettività dell’audit può essere soggetta alle aspettative del team dirigente che potrebbe desiderare di ottenere risultati positivi dal controllo. Pertanto, è così importante rispettare le regole e le procedure, così come la realizzazione affidabile e trasparente dell’intero processo.

Riepilogo

La capacità di configurare un audit personale è un’opportunità per adattare la giusta compilazione dei campi studiati alla specificità del funzionamento e dell’organizzazione della data azienda. L’audit dovrebbe essere considerato uno strumento importante che facilita le pratiche di gestione delle risorse umane in un’organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni, struttura e ramo di attività. I risultati possono diventare un segnale che indica la realizzazione efficace della funzione personale dell’organizzazione e il rafforzamento dell’immagine del dipartimento HR rispetto all’intera azienda.

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