Qual è il ruolo dei sistemi informativi nella gestione delle risorse umane?

I sistemi informativi per le risorse umane sono uno strumento efficace utilizzato dalla stragrande maggioranza delle organizzazioni moderne. Nell’era della tecnologia moderna, è difficile immaginare la gestione delle risorse umane senza il supporto dell’IT. Il grado in cui questi sistemi sono adattati a un’organizzazione dipende dalle sue dimensioni, dalla complessità dei suoi processi, dal suo approccio all’uso degli strumenti moderni e dalle sue risorse e capitali. L’implementazione di sistemi IT o la modernizzazione di quelli esistenti richiede non solo investimenti finanziari, ma anche cambiamenti organizzativi, di personale e mentali, oltre alla conoscenza del programma. Pertanto, prima di decidere di implementare un tale software, analizza e preparati ai cambiamenti necessari.

Sistemi informativi nella gestione delle risorse umane – indice:

1. Elementi dei sistemi informativi
2. Usabilità dei sistemi informativi nella gestione delle risorse umane
3. Vantaggi dell’uso dei sistemi informativi
4. Riepilogo

Elementi dei sistemi informativi

Un sistema informativo è una parte della tecnologia dell’informazione (IT) che utilizza strumenti informatici. Affinché un sistema possa essere definito IT, deve consistere in hardware, software, telecomunicazioni e dipendenti.

L’hardware è un insieme di attrezzature tecniche che consente la trasmissione, la ricezione e l’elaborazione delle informazioni. L’hardware è composto da attrezzature come dispositivi di input (tastiera, lettori, mouse), dispositivi di output (monitor, stampanti, scanner), processori e memoria. A causa dello sviluppo rapido delle soluzioni IT moderne, l’hardware cambia costantemente e diventa obsoleto molto rapidamente. L’hardware più conveniente e popolare utilizzato nella gestione del personale è un computer personale (portatile) e uno smartphone.

Il software è una raccolta di programmi, istruzioni, interfacce implementate e dati integrati che consente l’elaborazione dei dati per lo scopo specificato dall’utente. Utilizzando il software, vengono costruiti strumenti di base come vari database, che funzionano come raccolte di dati interconnessi. Il database dei dipendenti include tutte le informazioni sui dipendenti, il database dei modelli consente la simulazione delle conseguenze delle decisioni e la valutazione dei dipendenti. La base di conoscenza, a sua volta, consente la gestione della conoscenza, lo studio del comportamento dei dipendenti e l’implementazione di programmi di formazione.

Le telecomunicazioni riguardano il collegamento del lavoro di diversi computer e terminali. I computer possono essere collegati a livello regionale, nazionale o globale. Tale soluzione consente di creare organizzazioni virtuali e l’implementazione del lavoro a distanza. Le telecomunicazioni funzionano sulla base di reti telefoniche, in fibra ottica, ma anche wireless e persino satellitari.

I dipendenti sono l’elemento più importante e prezioso del sistema informativo. Il personale che gestisce il sistema è composto da programmatori, architetti, manager e utenti. Affinché il sistema funzioni in modo efficace, è necessario formare e introdurre i dipendenti a nuovi compiti. Le piccole aziende di solito utilizzano supporto tecnico esterno. Le aziende più grandi impiegano specialisti IT per supervisionare il funzionamento e la modernizzazione continua del sistema.

Usabilità dei sistemi informativi nella gestione delle risorse umane

Prima di decidere di utilizzare un sistema informativo, esegui un’analisi dell’organizzazione e, in particolare, delle esigenze dei dipendenti responsabili della politica di gestione delle risorse umane. Rispondi alla domanda se e in che misura il sistema faciliterà il loro lavoro e se le attività implementate saranno più efficaci. Sarà anche utile eseguire un calcolo economico per una situazione specifica. Vale la pena ricordare che l’utilità dei sistemi informativi dipende dal ruolo e dal posto del dipartimento di gestione delle risorse umane nella struttura dell’impresa.

Vantaggi dell’uso dei sistemi informativi

I sistemi informativi per le risorse umane disponibili sul mercato differiscono per quanto riguarda la funzionalità. Tuttavia, sono le loro caratteristiche uniche a influenzare la loro implementazione e utilizzo. Una corretta implementazione dell’HRIS ha diversi vantaggi misurabili, come

• Risparmi. Il ritorno sull’investimento è a lungo termine, ma dopo un certo periodo i risultati finanziari dell’implementazione del sistema sono visibili. Il sistema centralizzato consente di integrare processi minori in uno, il che porta a un significativo aumento dell’efficienza lavorativa. Il modulo di sviluppo professionale riduce i costi logistici associati all’organizzazione della formazione.
• Comunicazione migliorata. Il database centralizzato riduce il cosiddetto “rumore comunicativo” fornendo un insieme di informazioni invariato per tutti i dipendenti dell’organizzazione. Ridurre gli errori causati dal lavoro con dati errati riduce anche i costi ed elimina decisioni sbagliate.
• Analisi e reportistica. Le funzioni di compilazione, ordinamento e interpretazione consentono di analizzare i dati in modo semplice e veloce, e le informazioni ottenute non sono soggette a errori. L’accesso rapido ai report consente ai manager di prendere decisioni più accurate in materia di personale.
• Aumento della produttività. Le funzioni del sistema semplificano il lavoro relativo, ad esempio, al monitoraggio delle schede orarie o all’analisi della retention e del turnover dei dipendenti. I sistemi informativi avanzati automatizzano i compiti più noiosi.

Sistemi informativi – riepilogo

Le informazioni per la gestione delle risorse umane, che vengono elaborate nel sistema informativo, sono particolarmente importanti. Grazie a questa specifica base di conoscenza, è possibile gestire efficacemente il personale attraverso una pianificazione, organizzazione, leadership e controllo adeguati.

Le informazioni sull’organizzazione e il suo ambiente determinano le giuste decisioni in materia di personale. L’aumento del numero di problemi nella gestione delle risorse umane negli ultimi tempi rende l’implementazione di un sistema di gestione IT una delle condizioni chiave per il successo in questo settore. Un uso corretto del sistema può essere uno dei fattori più importanti che portano a un vantaggio competitivo per l’azienda.

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