I KPI sono una buona soluzione per valutare le prestazioni dei dipendenti?

I KPI, come insieme di indicatori per studiare e analizzare le prestazioni dei dipendenti, sono popolari nel mondo degli affari e consentono di valutare vari valori impostati. Nel caso di metriche misurabili, lo studio è molto più semplice; la questione diventa molto più difficile quando si valutano fattori difficili da quantificare. Misurare la produttività di una persona che lavora su una catena di montaggio è semplice, basta contare il numero di articoli prodotti. Anche nel caso dei conducenti, il numero di chilometri percorsi è anch’esso conteggiabile. E per quanto riguarda il lavoro mentale? Dobbiamo considerare il numero di scritti, progetti, idee? Non è così ovvio come sembra, eppure è possibile. Impariamo come e mettiamolo in pratica.

I KPI sono una buona soluzione per valutare le prestazioni dei dipendenti? – indice dei contenuti:

1. Cosa è un KPI
2. Come si misura la produttività?
3. Esempi di KPI
4. Monitoraggio e valutazione degli indicatori
5. Vantaggi dei KPI per i dipendenti e l’organizzazione
6. Gli errori più comuni legati all’uso dei KPI
7. Riepilogo

Cosa è un KPI

KPI – indicatori chiave di prestazione. È uno strumento abbastanza semplice particolarmente utile per i manager per esaminare praticamente qualsiasi area dell’organizzazione. È una compilazione di diversi tipi di metriche per valutare il livello di efficienza delle operazioni, in termini di tutte le risorse tangibili e intangibili, incluso il capitale umano.

I KPI consentono di identificare i fattori che contribuiscono al successo dell’organizzazione e quelli che rappresentano il punto debole. L’essenza del corretto utilizzo degli indicatori è la definizione di un insieme appropriato, corrispondente agli obiettivi e alle esigenze dell’organizzazione. Un uso incompetente dei KPI non si tradurrà nella reale condizione dell’impresa e falsificherà i risultati.

Come si misura la produttività?

Prima di intraprendere la misurazione della produttività dei compiti svolti, dovremmo prima considerare cosa sia la produttività lavorativa. Nella pratica aziendale, la definiamo come la somma di prodotti o servizi prodotti, realizzati da un dipendente in una certa unità di tempo. La produttività è influenzata da molti fattori interni come risorse materiali (attrezzature, strutture), nuove tecnologie, livello di competenza e conoscenza del personale, e fattori esterni come le fluttuazioni di mercato. Possiamo calcolare la produttività del lavoro basandoci su una semplice formula matematica:

Produttività = output/input

Questo significa che la produttività è il quoziente tra output (beni o servizi) e input di lavoro. Utilizzando questa formula, è possibile anche calcolare il tasso individuale per dipendente.

La selezione dei KPI appropriati dipende dal modello e dalla struttura del settore. Assegna a ciascun indicatore un valore numerico che consentirà direttamente l’analisi del risultato ottenuto.

Esempi di KPI

• Dipendente del servizio clienti – numero di reclami accettati, numero di nuovi clienti acquisiti,
• Dipendente del call center – numero di chiamate, tempo medio di chiamata,
• Venditore – scontrino medio, vendite di beni/servizi ad alta marginalità,
• Meccanico – numero di auto riparate, tempo medio di riparazione,
• Sartoria – numero di capi cuciti,
• Dipendente di banca – numero di prestiti concessi, velocità del servizio clienti.

Monitoraggio e valutazione degli indicatori

Definire indicatori di prestazione appropriati è solo il primo stadio dello studio; i passaggi successivi sono legati al monitoraggio e alla valutazione di essi. Uno strumento utile per monitorare le prestazioni è un programma informatico per la gestione delle prestazioni dei dipendenti, che consente di redigere report per ciascun dipendente. Inoltre, possiamo collegare i risultati ottenuti all’ammontare della retribuzione.

Lo scopo principale del monitoraggio dei KPI è valutare l’efficacia della pianificazione. Nel caso in cui i dipendenti non raggiungano gli obiettivi fissati, è necessario valutare il sistema di incentivi, la realtà degli obiettivi fissati, eventi imprevisti (malattia, inattività).

Vantaggi dei KPI per i dipendenti e l’organizzazione

• Valutazione misurabile dell’impatto del lavoro di un individuo sui risultati aziendali,
• Allineamento dei compiti svolti con gli obiettivi KPI dell’azienda,
• Prendere decisioni operative oggettive,
• Regolazione del livello di retribuzione in base alle prestazioni,
• Opportunità per i dipendenti di valutare il proprio lavoro,
• Implementazione di compiti chiave che hanno il maggiore impatto sulle prestazioni,
• Valutazione misurabile del lavoro,
• Aumento della responsabilità e dell’indipendenza dei compiti svolti.

Gli errori più comuni legati all’uso dei KPI

Il primo errore fondamentale commesso dalle organizzazioni è la scelta inadeguata degli indicatori. Quando si sottopongono diverse aree dell’impresa ad un’analisi della produttività lavorativa, dovrebbero essere utilizzati indicatori diversi. Non esistono indicatori universali adatti a ogni tipo di lavoro.

È anche importante stabilire obiettivi realistici per rendere le sfide gestibili. Stabilire standard esorbitanti è controproducente, abbassando il morale, la soddisfazione lavorativa e quindi influenzando la bassa produttività. L’introduzione degli indicatori dovrebbe essere consultata con tutto il personale. I dipendenti devono sapere quanto e come ci si aspetta che lavorino e quanto guadagneranno di conseguenza. Gli obiettivi devono essere chiaramente definiti e compresi da tutti affinché ci sia un legame visibile tra prestazioni e retribuzione.

Quando si valutano i risultati, si devono tenere in considerazione tutti i fattori. Ad esempio, una carenza di parti o componenti per la produzione estenderà il tempo e la quantità di beni prodotti. È anche un errore comune specificare troppi indicatori, il che rende molto più difficile valutare oggettivamente i risultati ottenuti.

Riepilogo

Quando si introducono i KPI in un’azienda, ciò dovrebbe avvenire in modo riflessivo e pianificato nei minimi dettagli. Comunica a tutti i dipendenti il modo in cui misuri il lavoro, sottolinea gli aspetti positivi. Valuta i risultati in modo oggettivo tenendo conto dell’influenza di vari fattori al di fuori del controllo del personale. Questo è molto importante, perché obiettivi irrealistici insieme a valutazioni soggettive possono portare a comportamenti distruttivi dei dipendenti e causare frequenti falsificazioni dei risultati lavorativi.

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