Raccogliere fatture non pagate in 5 semplici passaggi

Quando gestisci la tua attività, prima o poi ti troverai di fronte a una situazione in cui il tuo cliente non ti paga in tempo. Allora, molte domande potrebbero affollarsi nella tua mente. Quali passi dovresti compiere per essere pagato? Sarà necessaria l’assistenza di un avvocato? Oppure, c’è qualcosa che puoi fare da solo? Nessun problema. Nel seguente articolo, rispondiamo a queste domande. Leggi come riscuotere fatture non pagate in 5 semplici passaggi.

Riscossione di fatture non pagate – indice:

1. Controlla i dettagli sulla tua fattura
2. Invia un promemoria amichevole
3. Invia una richiesta di pagamento
4. Invia una richiesta finale di pagamento
5. Contatta legalmente

Controlla i dettagli sulla tua fattura

Prima di intraprendere qualsiasi passo per riscuotere fatture non pagate, assicurati di non aver commesso errori. Siamo solo umani e tutti commettiamo errori. Pertanto, controlla attentamente se hai emesso una fattura correttamente. Un errore nel numero di conto bancario potrebbe scoraggiare il tuo cliente, nonostante le sue sincere intenzioni, a pagare una fattura.

Non è l’unica cosa che devi verificare. È importante controllare se una fattura è stata emessa in conformità con l’ordine. Se l’importo sulla fattura è superiore a quello del contratto, non c’è da meravigliarsi se il tuo cliente non è disposto a pagarlo. In tal caso, dovrai emettere una nota di credito.

Una situazione simile si verifica quando il tuo cliente non accetta il lavoro svolto. In questo caso, dovrai apportare correzioni. Controlla anche se hai inserito i dettagli corretti del cliente sulla fattura e se è stata inviata all’indirizzo appropriato. Fai attenzione alla data della fattura e al metodo di pagamento. Se sei sicuro che le informazioni fornite in questa fattura siano complete e corrette, puoi procedere al passo successivo.

Invia un promemoria amichevole

Una mancanza di pagamento potrebbe essere solo una sfortunata svista e un semplice malinteso. Può succedere a chiunque. Pertanto, il primo promemoria di pagamento dovrebbe essere amichevole. Non dovresti chiamare subito in causa le grandi manovre. Prenditi cura dei buoni rapporti con il tuo contraente.

Cosa dovresti includere in un tale promemoria? Fornisci informazioni chiare e fattuali. Presenta i fatti in modo educato, ma fermo. Scrivi quali lavori sono stati svolti o quali beni hai venduto al tuo cliente. Puoi anche allegare una copia della fattura al tuo promemoria, poiché il tuo cliente potrebbe averla persa. Indica quando è scaduto il termine di pagamento, ma non fissare ancora un nuovo termine. Inoltre, potresti includere l’importo totale da pagare. Aspetta la reazione del tuo cliente per alcuni giorni e poi invia il successivo promemoria.

Come inviare tali informazioni? È meglio inviarle via email, poiché è il modo più veloce ed efficiente per contattare i tuoi clienti. Chiedi al tuo cliente di confermare gentilmente la ricezione della tua email. Questo potrebbe tornarti utile in seguito. E se il tuo cliente non conferma la ricezione del tuo messaggio? Puoi chiamarli e chiedere direttamente. Se non funziona, passa al passo successivo.

Invia una richiesta di pagamento

Una richiesta di pagamento dovrebbe includere fatti, poiché potrebbe diventare prova in tribunale in seguito. Per questo motivo, anche piccole imprecisioni possono lavorare contro di te. Assicurati di prepararla accuratamente. Un tale documento dovrebbe essere scritto in un tono calmo, specialmente quando il tuo cliente non ha pagato una fattura per la prima volta. Sii educato e diretto, ma non esagerare per non perdere il tuo cliente.

Poiché si tratta di un documento ufficiale, dovresti inviare una richiesta di pagamento tramite raccomandata. Puoi anche utilizzare una conferma di ricezione. Non è necessario ricorrere ai servizi legali in questa fase. Anche se una lettera da uno studio legale potrebbe avere un impatto maggiore sul tuo cliente, i servizi legali sono piuttosto costosi. Pertanto, dovresti provare a scrivere una richiesta di pagamento da solo prima.

Invia una richiesta finale di pagamento

Questo è l’ultimo passo prima di forzare la questione. La tua richiesta finale dovrebbe chiaramente stabilire e comunicare le tue aspettative. Anche se non esiste un modello di lettera disponibile per l’uso, una richiesta finale di pagamento dovrebbe presentare tutti i fatti e i dati riguardanti la fattura non pagata.

Ricorda di includere tutti i dettagli necessari, come il numero della fattura, l’importo dovuto e la data di scadenza. Una lettera di richiesta di pagamento ben scritta mostrerà al tuo cliente che prendi molto sul serio la questione e sarà un chiaro segnale per loro che potresti intraprendere azioni legali a breve.

Va ammesso che le questioni legali possono essere costose e richiedere tempo. Pertanto, il documento che stai per inviare è l’ultimo metodo stragiudiziale per risolvere la questione. Indica una data ragionevole per il pagamento. Tipicamente, il termine di pagamento standard è di 14 giorni.

Potresti anche allegare documenti che confermano il debito del cliente. Potrebbe essere, ad esempio, una ricevuta di beni o un contratto che hai firmato con il tuo cliente. Ricorda che un contratto inviato via email è legalmente vincolante tanto quanto la sua versione cartacea.

Infine, puoi aggiungere una nota che, se il pagamento non viene effettuato entro il termine sopra menzionato, porterai la questione in tribunale, il che comporterà costi aggiuntivi per il tuo cliente.

Con la nostra app di fatturazione gratuita puoi impostare promemoria per i pagamenti imminenti e con un solo clic controllare l’importo dovuto e le date di scadenza.

Contatta legalmente

Se il tuo cliente continua a evitare il pagamento, allora l’unica opzione è intraprendere azioni legali. A questo punto, è meglio utilizzare l’assistenza di un avvocato, specialmente se l’importo dovuto è una somma considerevole. Anche piccoli errori nella lettera procedurale potrebbero far sì che il tribunale rigetti questa causa.

Tuttavia, e se l’importo della fattura è piccolo? Il costo associato all’assunzione di un avvocato potrebbe essere sproporzionato rispetto al debito. In tal caso, potresti avvalerti di una procedura semplificata, che è meno costosa e non richiede il coinvolgimento dell’avvocato.

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