Perché è importante creare flussi di lavoro?

Ogni organizzazione – che si tratti di una piccola azienda, di un’impresa di medie dimensioni o di una multinazionale – si sforza costantemente di raggiungere la massima efficienza possibile. Questo diventa particolarmente importante nell’attuale era digitale, quando la concorrenza è agguerrita. Per questo motivo, gli imprenditori cercano modi per snellire le operazioni quotidiane dell’azienda – uno dei quali è creare flussi di lavoro. Perché è così importante per le organizzazioni progettare in modo completo il modo in cui il lavoro si sposta da una persona all’altra?

Flusso di lavoro – indice:

1. Che cos’è un flusso di lavoro?
2. Perché è utile introdurre flussi di lavoro?
3. Come implementare un flusso di lavoro?
4. Riepilogo

Che cos’è un flusso di lavoro?

Negli ultimi anni, un flusso di lavoro è diventato una sorta di parola d’ordine nel mondo degli affari, di cui si sente spesso parlare (ad esempio, durante i colloqui di lavoro), ma che non si vede necessariamente implementato nella pratica. I flussi di lavoro aziendali sono procedure ripetitive costituite da una serie di compiti che devono essere eseguiti regolarmente in una sequenza specifica e coerente. Possono essere progettati per funzionare sia per una singola persona che per un gruppo di individui dipendenti.

Progettati correttamente, consentono di eseguire compiti ciclici e ripetitivi. Tale procedura si traduce in un lavoro più efficiente dell’intero team e, di conseguenza, in una migliore produttività e efficienza dell’intera azienda, oltre a un minor rischio di commettere errori. I flussi di lavoro supportano anche la cooperazione tra i reparti, accelerando il processo di completamento delle singole attività. Ciò che è importante, l’uso di soluzioni automatizzate fornisce un maggiore controllo sullo stato attuale dei compiti.

Perché è utile introdurre flussi di lavoro?

I flussi di lavoro strutturati correttamente garantiscono che i processi importanti vengano eseguiti nel modo giusto ogni volta. Consentono di ottenere una serie di vantaggi che sono importanti da una prospettiva aziendale, come:

• accelerare l’esecuzione dei compiti grazie all’istituzione di standard da rispettare nel corso del lavoro,
• raggiungere in modo più efficiente gli obiettivi stabiliti grazie all’implementazione dell’approccio di gestione per obiettivi e a un’esecuzione più efficace dei compiti,
• migliore comunicazione nel team grazie all’assegnazione di ruoli specifici a ciascuna persona (migliore comprensione del ruolo nel team),
• scambio costante di conoscenze e informazioni tra i singoli dipendenti
• maggiore impegno nel lavoro grazie a una maggiore responsabilità,
• migliore esecuzione dei compiti grazie alla selezione delle persone migliori per attività specifiche, il che garantisce di conseguenza una maggiore soddisfazione del cliente finale,
• minore rischio di commettere errori attraverso l’uso dell’automazione dei compiti,
• snellimento dei processi in corso e concentrazione su attività importanti rilevando ed eliminando le ridondanze (attività non necessarie),
• lavoro continuo per migliorare il prodotto garantendo che ogni successivo flusso di lavoro venga eseguito meglio.

Inoltre, implementare un flusso di lavoro fornisce ai dipendenti una maggiore visibilità sui singoli processi aziendali, consentendo loro di vedere il quadro completo e garantire che i compiti eseguiti permettano di raggiungere gli obiettivi attesi. Elimina anche il problema della trasparenza riguardo alle attività svolte dai singoli reparti. Documentare meticolosamente e condividere tutte le informazioni necessarie su una piattaforma comune è il modo più semplice per rendere il lavoro più efficiente e ridurre al minimo il rischio di errori.

Come implementare un flusso di lavoro?

Per implementare un flusso di lavoro nella tua organizzazione, puoi utilizzare soluzioni come Firmbee per gestire meglio i tuoi progetti.

Un flusso di lavoro ben pianificato può assumere la forma di un kanban con sezioni di progetto, compiti e stati dei compiti accuratamente selezionati.

Fonte: bacheca kanban di uno strumento di gestione progetti gratuito: www.firmbee.com

Tuttavia, assicurati che l’opzione che scegli sia adattata alle esigenze della tua azienda e dei tuoi dipendenti. Scegliere lo strumento di automazione del flusso di lavoro giusto può essere impegnativo all’inizio, ma fare una buona scelta ti permetterà di vedere una serie di vantaggi a lungo termine.

Riepilogo

Automatizzare il processo di esecuzione di determinati compiti ti permetterà di vedere cambiamenti significativi nel lavoro dei dipendenti e dei reparti interi. A lungo termine, a sua volta, si tradurrà in un aumento dell’efficienza, il che porterà conseguentemente a maggiori opportunità per l’azienda di crescere, implementare nuove soluzioni e costruire la propria innovazione. Quindi, se vuoi vedere cambiamenti considerevoli nei processi aziendali più importanti della tua azienda, considera di creare flussi di lavoro per i tuoi dipendenti.

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