Che cos’è la comunicazione asincrona?

Comunicazione asincrona – sai cos’è? Negli ultimi anni ci sono stati molti cambiamenti, ma oltre alle sfide ci sono anche benefici. Le aziende sono state costrette a lavorare da remoto e alcune di esse hanno mantenuto questo stile di lavoro fino ad oggi. I proprietari delle aziende hanno notato che il lavoro remoto ha molti vantaggi, ma alcuni di essi possono essere collegati direttamente alla comunicazione asincrona e non solo al lavoro da remoto.

Che cos’è la comunicazione asincrona? – indice:

1. Comunicazione asincrona – il significato?
2. Vantaggi della comunicazione asincrona
3. Comunicazione asincrona nella tua azienda
4. Riepilogo

Comunicazione asincrona – il significato?

I dipendenti che possono lavorare da casa possono risparmiare molto tempo perché non devono affrontare il traffico durante le ore di punta. È molto ragionevole, soprattutto in una situazione in cui la distanza da casa all’ufficio è grande. Ma il lavoro da remoto non rende il dipendente più efficace.

Ciò che conta è lo stile di lavoro, dove i risultati e i traguardi sono importanti invece delle ore trascorse dietro la scrivania. La comunicazione asincrona consente libertà per la creatività dei dipendenti e dà loro un senso di controllo sulla situazione. Oltre a molte preoccupazioni, le persone che vengono liberate dai loro posti negli uffici svolgono i loro compiti con maggiore entusiasmo, puntualità e con risultati migliori.

La comunicazione asincrona è tale da non richiedere una risposta immediata. Un esempio ideale di comunicazione asincrona è un’e-mail che può attendere una risposta. Una risposta immediata all’e-mail è un esempio di comunicazione sincrona.

La messaggistica istantanea è il miglior esempio di comunicazione sincrona perché consente di connettersi in tempo reale. La maggior parte dei dipendenti ha notifiche sui propri account e-mail e risponde alle e-mail immediatamente dopo averle ricevute, e questo significa che la loro comunicazione è sincrona.

La maggior parte dei messaggi non richiede una risposta immediata – più veloce non significa sempre migliore. Rispondere alle e-mail distoglie l’attenzione e disturba il ritmo di lavoro. Distrazioni come messaggi e-mail, notifiche e telefonate sono un enorme nemico della produttività. A volte un compito, che dovrebbe essere completato in un’ora, richiede molto più tempo a causa di problemi di efficacia.

La migliore risposta a tali problemi è la comunicazione asincrona. Per farla funzionare, le regole devono essere stabilite in tutta l’organizzazione. Altrimenti, alcuni dipendenti possono percepire la mancanza di risposte come un segno di mancanza di rispetto e ignoranza, non come un tentativo di migliorare l’efficienza.

Vantaggi della comunicazione asincrona

La maggior parte dei compiti assegnati ai dipendenti può essere svolta nel sistema di comunicazione asincrona. Ci sono settori, come il servizio clienti, che richiedono disponibilità in determinati momenti. Ma compiti creativi, preparazione di dichiarazioni o presentazioni possono essere spostati in un ambiente asincrono.

Il dipendente riceve compiti con una scadenza, e spetta a lui decidere quando completare l’incarico. Tale modalità di lavoro consente un aumento dell’efficacia e dà la possibilità di adattare i compiti commissionati ad altre attività quotidiane. I dipendenti che lavorano a orari flessibili sono solitamente più soddisfatti del loro lavoro e svolgono i loro compiti con maggiore volontà. Consentire ai dipendenti di ignorare i messaggi e liberarli dall’obbligo di rispondere immediatamente a ogni e-mail può aumentare la loro produttività. Le notifiche e le telefonate non aiutano a concentrarsi e ogni interruzione può causare problemi nel riprendere il compito.

La maggior parte dei settori non può abbandonare completamente la comunicazione sincrona, ma miglioramenti e cambiamenti sono possibili. Se hai bisogno di avere una riunione con il tuo team, prova a organizzarla in modo diverso. Consenti al team di completare tutti gli altri compiti in modo asincrono prima della riunione. Come? Dai al tuo team tutti i materiali di apprendimento e i compiti prima e poi fissa la data della riunione. Questo approccio consente ai tuoi dipendenti di apprendere e acquisire conoscenze nel momento migliore per loro.

La riunione sarà più efficiente e darà maggiore soddisfazione a tutti. Costringere tutti i partecipanti a guardare presentazioni lunghe insieme agli altri membri del team non è efficace. Contrariamente a quanto si crede, maggiore libertà porta a una maggiore volontà di lavorare e a una maggiore ambizione.

Comunicazione asincrona nella tua azienda

Se intendi introdurre un nuovo modello di comunicazione nella tua azienda inizia con piccoli passi. Uno dei problemi più noti con la comunicazione asincrona è il fatto che alcune persone si aspettano una risposta immediata alle loro domande, commenti o messaggi.

È importante introdurre piccoli cambiamenti e stabilire regole chiare. La maggior parte degli strumenti digitali utilizzati per comunicare ha l’opzione di impostare stati. Informare i tuoi collaboratori che dovrebbero utilizzare queste funzionalità quando lavorano sui loro incarichi e hanno bisogno di concentrarsi. Gli altri dipendenti non dovrebbero aspettarsi di ricevere risposte immediate. Questo ci permetterà di evitare stress inutili per entrambe le parti del canale di comunicazione.

Se utilizzi messaggi e-mail per comunicare, cerca di condividere i tuoi calendari, dove tutti i dipendenti impostano i blocchi di tempo. Con questa funzione, tutti i collaboratori hanno informazioni su quando possono aspettarsi risposte alle loro e-mail.

Riepilogo

Comunicazione asincrona o comunicazione sincrona – quale modello scegliere? Non esiste una ricetta unica per aumentare l’efficacia del team. La comunicazione asincrona sembra essere un’idea interessante per combattere le distrazioni e i problemi di mancanza di concentrazione tra i dipendenti. Vale la pena ricordare che abbandonare le riunioni in tempo reale non è un compromesso felice che può essere utilizzato senza considerazione. Le riunioni devono essere dedicate alla creazione di incarichi e alla risoluzione collaborativa dei problemi per portare benefici all’azienda.

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