Multitasking vs lavoro singolo. Quale metodo è migliore per la tua produttività?

Quale metodo garantisce una migliore efficienza e produttività? La capacità di dare priorità, organizzare il proprio lavoro o pianificare strategicamente è spesso desiderata dai datori di lavoro. Quando il numero di responsabilità aumenta e il supervisore si aspetta risultati rapidi, vale la pena considerare se si otterranno risultati migliori eseguendo più compiti contemporaneamente o concentrandosi su una sola cosa alla volta. Scopriamolo!

Multitasking vs single tasking – indice dei contenuti:

1. Che cos’è il multitasking?
2. Single tasking: un’alternativa al multitasking
3. Come fare single tasking?
4. Multitasking vs single tasking
5. Riepilogo

Che cos’è il multitasking?

Il multitasking può essere compreso in due modi. Innanzitutto, è associato alla divisibilità dell’attenzione, grazie alla quale una persona può eseguire più compiti contemporaneamente, come rispondere a un’email di un cliente mentre partecipa a una riunione di team e chiacchiera con i colleghi. Il multitasking può anche essere equiparato alla capacità di passare rapidamente tra i singoli doveri.

Il multitasking è efficace? Secondo lo studio, i cui risultati sono stati presentati nella pubblicazione “Supertaskers: Profili in straordinaria capacità di multitasking,” solo il 2,5% dei partecipanti ha eseguito con successo più compiti contemporaneamente. Il resto ha mostrato significativi cali nelle prestazioni.

Cynthia Kubu, neuropsicologa, conferma che il cervello umano è in grado di concentrarsi su un solo compito alla volta: “Quando pensiamo di fare multitasking, molto spesso in realtà non stiamo facendo due cose contemporaneamente. Ma piuttosto, stiamo eseguendo azioni individuali in rapida successione, o cambiando compito.”

Un altro studio, questa volta condotto da ricercatori dell’Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) di Parigi, mostra come il multitasking influisca sulla corteccia prefrontale. Quando si esegue un singolo compito, entrambi i lati della corteccia prefrontale lavorano insieme. Quando più compiti vengono eseguiti contemporaneamente, i lati del cervello iniziano a lavorare in modo indipendente, portando a problemi di memoria, con conseguente riduzione delle prestazioni e aumento del numero di errori.

Se eseguire più compiti contemporaneamente è inefficiente, come è possibile che una persona possa, ad esempio, cenare, scorrere i social media e ascoltare la radio allo stesso tempo? La risposta risiede nel livello di impegno della corteccia prefrontale – le attività che eseguiamo automaticamente (come camminare) mettono meno pressione su di essa rispetto, ad esempio, alla guida di un’auto.

Single tasking: un’alternativa al multitasking

Cosa fare invece del multitasking? Bene, il single tasking può essere un’alternativa al multitasking. Comporta la concentrazione su un solo compito alla volta. Questo metodo ha un impatto positivo non solo sulla produttività, ma anche sul corpo umano. Quali sono quindi i benefici del single tasking?

• Maggiore efficienza – concentrare energia nel completare un compito assicura che venga svolto in modo approfondito, riducendo così il rischio di commettere errori.
• Migliore concentrazione – la capacità di concentrarsi su un compito specifico consente di ottenere risultati migliori. Questo vale non solo per i doveri professionali, ma anche per le relazioni. Ad esempio, la concentrazione, o “essere qui e ora” quando si incontra un amico, consente di godere di più del momento.
• Meno distrazioni – concentrarsi su un compito rende questo una priorità, e le distrazioni esterne vengono automaticamente eliminate.
• Maggiore controllo – “cambiare” tra i compiti distrae una persona dal lavoro, rendendo più difficile misurare in seguito gli effetti dei propri sforzi o il tempo speso su un compito.
• Riduzione dei livelli di stress – il single tasking aumenta la probabilità di completare effettivamente un compito dato. Aumenta anche la soddisfazione e riduce i livelli di stress poiché il dipendente non deve più pensare a quando e come finirlo.

Come fare single tasking?

Prioritizzare

Prima di iniziare a lavorare, decidi quali compiti sono in cima alla tua lista di priorità. Usa la matrice di Eisenhower che ti aiuterà a determinare quali questioni sono urgenti e necessitano di attenzione immediata, e quali possono essere affrontate in seguito. Una volta impostata la priorità dei compiti, crea la tua lista di cose da fare. Questa è una delle funzionalità che Firmbee offre. Questo sistema ti consente non solo di annotare le tue responsabilità, ma anche di priorizzarle, assegnare loro stati e scadenze.

Impara a gestire il tuo tempo

Esistono varie tecniche che ti aiutano a gestire meglio il tuo tempo suddividendo compiti grandi in compiti più piccoli che possono essere completati con piena concentrazione in un breve periodo di tempo. Un esempio è la tecnica del Pomodoro, che si basa sul lavorare in blocchi di tempo ciclici. La suddivisione più comune è quella di lavorare su un compito per 25 minuti e poi fare una pausa di 5 minuti. Dopo quattro blocchi, è consigliato fare una pausa più lunga.

Bloccare le distrazioni aiuta anche a concentrarsi meglio. A tal fine, è una buona idea disattivare tutte le notifiche e lasciare i siti web che ti distraggono dal lavoro. Naturalmente, alcuni colleghi potrebbero aspettarsi una risposta immediata al loro messaggio. Dovresti quindi avvisare gli altri in anticipo che hai bisogno di concentrarti sul compito in corso e chiedere loro di non disturbarti mentre lo fai. Situazioni del genere ti insegnano anche a stabilire confini sani. I leader potrebbero anche considerare di introdurre o almeno di educare ulteriormente i dipendenti sul tema della comunicazione asincrona.

Usa il sistema di gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti ha molte funzionalità che possono essere utilizzate per organizzare il tuo lavoro. Prima di tutto, con l’aiuto delle bacheche Kanban, un team può lavorare insieme per definire i compiti, impostare le loro priorità e stati, assegnare dipendenti responsabili per completarli o impostare scadenze. Una persona con compiti assegnati può scriverli sulla propria lista di cose da fare, quindi completarli individualmente e successivamente, e segnarli come completati.

Pratica l’ascolto attivo

L’ascolto attivo ti aiuta a concentrarti sull’altra persona e a ricordare il più possibile dalla riunione. Grazie a questa pratica, non solo mostri rispetto per l’altra persona, ma puoi anche comprendere meglio le questioni discusse, oltre a evitare errori e malintesi. Quindi è una buona idea mettere via i dispositivi distrattivi (telefono, laptop, ecc.) quando partecipi a una riunione, e preferibilmente lasciarli in un’altra stanza. Durante le discussioni online, è anche una buona idea chiudere tutte le schede non necessarie nel tuo browser web.

Multitasking vs single tasking

Non è difficile notare che il multitasking e il single tasking sono metodi completamente diversi di eseguire compiti. Nella tabella sottostante, presentiamo le differenze di base.

Multitasking	Single tasking
Lavorare su più compiti contemporaneamente, o la capacità di “cambiare” rapidamente tra di essi	Lavorare su un solo compito alla volta
Un ampio ambito di lavoro	Un ambito di lavoro ristretto, concentrazione su un solo compito
La possibilità di commettere più errori a causa di una minore concentrazione	Minore rischio di commettere errori
Un gran numero di errori significa risultati peggiori e minore efficienza e produttività	Un numero ridotto di errori significa risultati migliori e maggiore efficienza e produttività
È più difficile monitorare i progressi	È più facile monitorare i progressi del compito in corso
È più difficile dare priorità ai compiti	La capacità di dare priorità ai compiti è essenziale, i doveri più importanti vengono svolti per primi
Progresso più veloce su più progetti	Progresso più lento su più progetti a causa della concentrazione su compiti singoli
Esecuzione più lenta di compiti specifici a causa di frequenti “cambi” tra di essi	Completamento più veloce di un compito particolare – tutta l’attenzione e l’energia sono dedicate ad esso

Riepilogo

Oggi, il multitasking è una competenza desiderabile dai datori di lavoro, principalmente perché è associato a una maggiore produttività e efficienza. Come dimostrano gli studi, la relazione è piuttosto opposta. Passando costantemente da un compito all’altro, essendo incapaci di dare priorità e organizzare il proprio lavoro, e venendo frequentemente distratti, l’efficienza di un dipendente può essere significativamente ridotta, e c’è un maggiore rischio di commettere errori, che richiedono nuovamente tempo ed energia per essere corretti.

Certo, in alcune situazioni e per alcune persone, il multitasking può essere una soluzione ideale. Tuttavia, vale la pena ricordare che solo una piccola percentuale della popolazione ha l’attitudine giusta per farlo.

È anche cruciale cambiare l’atteggiamento verso il single tasking e rifiutare l’opinione che sia un metodo inferiore. In numerose pubblicazioni, articoli e blog, puoi leggere dei suoi effetti positivi sul lavoro, così come sulla salute. Quindi può essere un’alternativa ideale per le persone che non vogliono sentire così tanta pressione e stress, e invece vogliono sentirsi soddisfatte del completamento di compiti specifici.

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