Come implementare un sistema di gestione dei freelance nell’azienda?

Implementare un sistema di gestione dei freelance in azienda non è affatto difficile. Basta cercare su Google il sistema giusto, sfogliare le offerte disponibili e scegliere quello che ti interessa di più. Niente di più semplice, solo pochi clic. Il trucco, però, è implementare efficacemente il FMS. Come farlo? Basta seguire i passaggi qui sotto.

Come implementare il sistema di gestione dei freelance in azienda? – indice:

1. Un leader nel posto giusto
2. Comunicazione efficace con i freelance
3. Pianificare il deployment
4. Preparare il team
5. Introduzione di miglioramenti
6. Comunicazione con il manutentore del sistema

Un leader nel posto giusto

Per implementare bene il sistema di gestione dei freelance, l’azienda dovrebbe prima occuparsi di avere un leader/project manager in loco, cioè in azienda. Questa persona sarà responsabile del monitoraggio dei progressi dell’organizzazione durante l’implementazione del sistema e garantirà anche un contatto costante con il fornitore di FMS scelto.

Il project leader o manager dovrebbe essere il punto di contatto permanente tra il fornitore e il cliente dall’implementazione del sistema di gestione dei freelance, attraverso l’introduzione di modifiche pertinenti, fino alla piena implementazione del sistema. Questa è anche la persona che sarà la prima a ricevere eventuali notizie o informazioni su nuove funzionalità in seguito.

Comunicazione efficace con i freelance

La comunicazione efficace è essenziale non solo nella vita personale ma anche in quella professionale. Nel nostro caso, principalmente con i freelance. Di norma, quando si introducono cambiamenti legati a nuove tecnologie, ci sono molte nuove informazioni tutte insieme, il che crea rumore comunicativo. Inoltre, i freelance sono persone che lavorano principalmente da remoto e non sono in contatto costante con ciò che accade direttamente in azienda.

Pertanto, una parte molto importante dell’implementazione di un sistema di gestione dei freelance in azienda è informare i freelance in anticipo sui cambiamenti in arrivo, così come sui dettagli relativi all’introduzione del nuovo sistema. Dovresti includere come devono mantenere e gestire i loro profili, per risparmiare all’organizzazione il tempo di spiegare ogni questione separatamente.

Pianificare il deployment

Puoi impostare il sistema di gestione dei freelance in azienda molto rapidamente. Tuttavia, senza una corretta organizzazione del tempo di deployment, puoi incontrare diversi ostacoli come il tornare inutilmente a fasi precedenti del deployment a causa di problemi irrisolti che emergono costantemente. Pianificando in anticipo il tempo di deployment, puoi evitare frustrazioni tra le persone coinvolte nel progetto.

Con l’aiuto del consulente del fornitore di FMS, puoi organizzare il programma di lavoro in base alle capacità dell’organizzazione e dei suoi dipendenti. È una buona idea documentare ogni fase del programma e renderlo disponibile alle persone coinvolte nell’implementazione del sistema, in modo che possano sapere a che punto si trovano.

Preparare il team

Durante le discussioni introduttive con il fornitore di FMS, assicurati fin da subito che le persone che utilizzeranno il sistema siano a conoscenza dei cambiamenti in arrivo e siano impegnate in essi. Inoltre, nelle prime fasi dell’implementazione di un sistema di gestione dei freelance in azienda, sarebbe consigliabile condurre una formazione di induzione tra il supervisore del progetto da parte del fornitore del sistema e tutte le persone coinvolte da parte dell’azienda ricevente. Tale formazione dovrebbe preparare tutti coloro che avranno contatto con il nuovo sistema, affinché sappiano come utilizzarlo e, soprattutto, come lavorare in modo efficiente su di esso.

Introduzione di miglioramenti

Dopo il completamento dell’implementazione, il funzionamento del sistema dovrebbe essere monitorato su base continua e dovrebbero essere raccolti feedback dai suoi utenti. Sia quelli che lavorano in loco nell’organizzazione che quelli che lavorano da remoto. Tali azioni mirano a effettuare correzioni o miglioramenti continui al sistema al fine di massimizzare le sue capacità. Tenendo conto dei piani per il futuro della loro azienda, gli utenti di FMS possono anche presentare idee per estendere il funzionamento del sistema. In questo modo è ancora più efficiente e puoi andare oltre il dipartimento o il progetto attualmente condotto attraverso di esso nell’organizzazione.

Comunicazione con il manutentore del sistema

Qualsiasi buon fornitore di sistema di gestione dei freelance dovrebbe delegare un manutentore del sistema dedicato per assistere l’azienda ricevente. Il manutentore del sistema non dovrebbe solo agire durante l’implementazione del FMS nell’organizzazione del cliente, ma dovrebbe anche essere disponibile successivamente durante il suo funzionamento. Questo fornisce al cliente FMS assistenza continua in caso di situazioni inaspettate. Questa persona funge anche da collegamento costante tra il fornitore e il cliente, assicurando che qualsiasi feedback venga raccolto e trasmesso agli sviluppatori.

In questo modo puoi apportare tutte le correzioni o miglioramenti al FMS su base continua. Potrebbe rivelarsi che il manutentore non è affatto necessario dopo l’implementazione del sistema, ma è bene riconoscere che c’è una persona dedicata a cui puoi rivolgerti nelle fasi successive dell’operare con il sistema di gestione dei freelance.

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