Preimbarco – definizione, motivazione e 4 migliori pratiche

Preboarding – di cosa si tratta?

Il preboarding è il processo di preparazione di un dipendente per iniziare a lavorare in un’azienda. Di solito inizia dopo la firma del contratto e il suo scopo è ridurre lo stress del dipendente prima di arrivare nel nuovo posto e aumentare le possibilità di una cooperazione di successo e a lungo termine. Sia il personale HR che i manager assuntori, cioè i futuri supervisori della nuova persona, possono essere responsabili della sua attuazione. A seconda dell’azienda specifica, il preboarding può includere altri elementi, ma i più comunemente menzionati includono:

• Mantenere il contatto per assicurarsi che i processi formali stiano procedendo bene.
• Presentazione delle responsabilità specifiche prima dell’inizio del lavoro (e discussione su di esse).
• Inviare i regolamenti di lavoro e altri documenti che permetteranno di conoscere l’azienda il meglio possibile.
• Discutere la cultura aziendale.

Preboarding versus onboarding – qual è la differenza?

Può sembrare a molti che preboarding e onboarding significhino gli stessi processi, ma la differenza tra i due è significativa, soprattutto in termini di ciò che un dipendente si aspetta da entrambi i periodi. Innanzitutto, il preboarding si riferisce all’anticipazione dell’inizio del lavoro, mentre l’onboarding include tutto ciò che accade dal primo giorno di lavoro attraverso il periodo di inserimento (che, a seconda dell’azienda, può durare da pochi giorni a settimane). Pertanto, il primo processo è volto a prendersi cura del dipendente appena acquisito (assicurandosi che si senta a proprio agio), mentre il secondo si concentra sull’assicurare che i nuovi dipendenti raccolgano rapidamente ed efficientemente informazioni sul loro lavoro, compiti, procedure e politiche aziendali.

Attività di preboarding – migliori pratiche

Quindi, cosa dovresti fare per prenderti cura al meglio del tuo dipendente prima che arrivi nella tua azienda? Di seguito elenchiamo alcune pratiche che vale la pena implementare in qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore o dalle dimensioni del team.

1. Invitare in ufficio per la firma del contratto

Ogni volta che è possibile, è utile incoraggiare un dipendente a venire in ufficio prima del “primo giorno di lavoro” ufficiale e parlare di persona con le persone dell’HR o avere la possibilità di conoscere altri dipendenti. Il pretesto per una tale visita potrebbe essere, ad esempio, la necessità di firmare un contratto o compilare altri documenti necessari. Questa è un’opportunità per incontrarsi in un’atmosfera più rilassata rispetto a quella di un colloquio di assunzione o di un contatto telefonico.

2. Mantenere un contatto costante

È molto comune che passino diverse settimane o addirittura mesi (a seconda del periodo di preavviso applicabile) tra l’accettazione di un’offerta e l’arrivo di una nuova persona al lavoro. Mantenere un contatto costante con il nuovo dipendente durante questo periodo è il modo migliore per portare un’esperienza positiva anche prima del primo giorno in azienda e mantenere il livello di entusiasmo emerso quando è stata ricevuta l’offerta di lavoro. Puoi condurre sia contatti via email che telefonici e informarti su questioni formali (ad esempio, documentazione) e, ad esempio, sul loro benessere, piani di sviluppo o atteggiamento verso la nuova fase della loro vita professionale.

3. Inviare un’email prima del primo giorno di lavoro

Qualche giorno prima del primo giorno di lavoro, è utile inviare un’email al dipendente per confermare l’orario e il luogo dell’arrivo, oltre a delineare altre questioni che potrebbero essere rilevanti (ad esempio, il codice di abbigliamento in vigore, la possibilità di ordinare un pasto, opzioni di parcheggio in ufficio, dettagli su come arrivare in auto o con i mezzi pubblici, documenti che dovrebbe avere con sé, ecc.). Un’azione del genere sarà sicuramente apprezzata – darà ai dipendenti la sicurezza di essere ben preparati per il primo giorno. Tuttavia, ricorda di non inviare questo tipo di email all’ultimo minuto (ad esempio, il giorno prima), perché in tal modo li esponi a ulteriore stress e incertezza.

4. Tenere una riunione pre-lavoro

Hai firmato un contratto con un dipendente e durante il periodo di attesa hai organizzato un viaggio di team building per tutta l’azienda? O sapevi che il loro futuro team aveva una riunione programmata nella tua azienda? Offri ai nuovi arrivati l’opportunità di partecipare a questo tipo di attività! In questo modo, garantirai loro di conoscere prima i futuri colleghi, in circostanze meno formali, il che avrà senza dubbio un impatto positivo sul loro senso di appartenenza all’azienda e contribuirà a stabilire buoni legami con il nuovo team.

Preboarding – sintesi

Sebbene non ci sia dubbio che l’onboarding sia un processo estremamente importante sia dal punto di vista del nuovo dipendente che di coloro che si occupano delle risorse umane, non si dovrebbe sottovalutare nemmeno l’importanza che caratterizza il periodo di pre-assunzione. Il primo giorno o la prima settimana in un nuovo posto è un grande stress per molte persone, principalmente a causa della paura di non connettersi con il team o della paura che i compiti si rivelino troppo difficili. Puoi minimizzare questi sentimenti negativi prendendoti cura di un preboarding condotto correttamente, come con le pratiche delineate sopra. Assicurati della loro attuazione nella tua azienda e presto osserverai effetti positivi – soprattutto nell’area del benessere mentale.

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