Come conformarsi al GDPR nel tuo processo di reclutamento online?

Analogamente al reclutamento tradizionale, il reclutamento remoto comporta l’elaborazione dei dati personali dei candidati. La protezione dei dati personali nell’Unione Europea e nella maggior parte dei paesi del mondo è regolata dalla legge. La raccolta, l’elaborazione e la conservazione impropria dei dati personali comporta conseguenze legali. Come conformarsi al GDPR nel tuo processo di reclutamento online?

Come conformarsi al GDPR? – indice:

1. Obiettivi e finalità del reclutamento
2. Reclutamento online
3. Regole del GDPR
4. Come conformarsi al GDPR?
5. Riepilogo

Obiettivi e finalità del reclutamento

Il reclutamento remoto sta diventando sempre più popolare poiché garantisce una comunicazione efficiente tra l’organizzazione e i candidati. È anche una soluzione economica e che fa risparmiare tempo. Gli annunci di lavoro online possono essere aggiornati frequentemente e il bacino di candidati è enorme.

Il reclutamento è parte della gestione delle risorse umane. Il termine stesso può essere compreso sia in senso stretto che ampio. Da un lato, il reclutamento può essere visto come l’intero processo di ricerca, informazione e attrazione dei candidati. Dall’altro, è frequentemente riferito come il metodo di identificazione dei candidati per la selezione futura.

L’obiettivo principale del processo di reclutamento è scegliere candidati che soddisfano i requisiti dell’azienda, il che equivale a fornire all’organizzazione un numero adeguato di dipendenti qualificati. Per essere più specifici, il suo scopo è motivare le persone a candidarsi per le posizioni disponibili nell’organizzazione e poi creare un elenco di candidati, soggetto a selezione.

Reclutamento online

Tenendo conto della digitalizzazione globale e della pandemia di COVID-19, il reclutamento remoto è diventato ancora più comune. Pertanto, ti capita frequentemente di imbatterti in offerte di lavoro su popolari bacheche di lavoro che sono pubblicate con la clausola “reclutamento remoto”. Oltre a inviare la tua candidatura online, il resto del processo viene gestito con l’uso di strumenti remoti e un telefono.

Se una determinata candidatura attira l’attenzione del reclutatore, questi chiama il candidato e fissa un colloquio telefonico o via computer. Nel caso di un colloquio video, un candidato riceve un’e-mail di invito insieme a un link al messenger istantaneo utilizzato dal reclutatore. Tutto ciò che devono fare è attivare il link e unirsi alla riunione nella data e ora specificate. Alcune delle app di messaggistica istantanea più popolari includono: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams e Signal.

Fasi del reclutamento online

Il processo di reclutamento consiste in diverse fasi, come:

Fase 1 – Pubblicazione di un’offerta di lavoro, raccolta di e-candidature e pre-selezione. Dopo aver scelto le candidature per le procedure successive, i reclutatori chiamano i candidati e fissano colloqui di lavoro. Durante il primo incontro, verificano alcune informazioni di base, ad esempio valutano la conoscenza di una lingua straniera da parte del candidato. L’appuntamento finale viene confermato via e-mail.

Fase 2 – Colloquio di lavoro online. A questo punto i reclutatori controllano le competenze e l’impegno del candidato, oltre a decidere se qualificarlo per le fasi successive del processo di reclutamento.

Fase 3 – Ulteriore verifica. I candidati risolvono test e compiti. I reclutatori, a loro volta, prendono la loro decisione finale in questa fase.

Fase 4 – Onboarding online. Dopo aver deciso su un candidato di successo e avergli offerto un lavoro, i reclutatori possono assumere il candidato e completare il processo di onboarding.

Regole del GDPR

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è la legge dell’UE sulla protezione dei dati che è direttamente applicabile dal 25 maggio 2018, e sostituisce la Direttiva sulla protezione dei dati del 1995. I dati personali sono un termine piuttosto ampio associato all’identificazione di una persona specifica. La protezione dei dati copre principalmente:

• nome e cognome
• numero di identificazione nazionale
• indirizzo di casa
• e-mail
• nome della banca e numero di conto
• foto di persone
• informazioni relative alla salute fisica o mentale
• indirizzo IP del computer
• religione
• razza
• origine etnica
• orientamento sessuale

Un problema contemporaneo di portata globale sono le questioni relative alla raccolta dei dati, alla perdita della privacy e alla minaccia alla sicurezza personale. In questo aspetto, il GDPR è la regolamentazione più severa che è il pilastro della giurisdizione dell’UE. Direttive simili sono in vigore in altri paesi, ad esempio in Brasile, Australia, Giappone, Thailandia e in alcuni stati degli USA.

Come conformarsi al GDPR nel reclutamento online?

Quando inizia il processo di reclutamento, il datore di lavoro diventa il titolare del trattamento dei dati personali e può ottenere dati come:

• nome e cognome
• data di nascita
• istruzione
• qualifiche
• esperienza lavorativa
• dati di contatto.

Le organizzazioni devono conformarsi alle leggi sulla protezione dei dati per un determinato paese quando raccolgono e trattano le informazioni sopra menzionate. Un candidato che si candida per un lavoro è obbligato ad allegare un consenso al trattamento dei propri dati personali per scopi di reclutamento. Il dovere del datore di lavoro è rimuovere le informazioni identificative di un candidato dopo la fine del processo di reclutamento.

Va notato che le bacheche di lavoro non svolgono alcun ruolo amministrativo e non trattano alcun dato personale. La loro funzione è limitata a presentare le offerte del principale e fornire strumenti per la raccolta delle candidature.

Informazioni chiave sulla conformità al GDPR

• Un insieme di informazioni che possono essere ottenute dal datore di lavoro durante il processo di reclutamento è chiuso e include dati che sono già stati menzionati sopra. Il datore di lavoro non ha diritto di richiedere informazioni relative, ad esempio, allo stato civile, all’origine etnica o all’orientamento sessuale.
• Data l’obiettivo del processo di reclutamento, che è quello di acquisire dipendenti, i dati raccolti devono servire solo a questo scopo. I dati non possono essere utilizzati in alcun’altra situazione. È inaccettabile sfruttare i dati liberamente e renderli disponibili ad altri soggetti.
• Il trattamento dei dati dei candidati deve basarsi sul loro consenso scritto.
• Durante il processo di reclutamento, il datore di lavoro deve informare i propri candidati del nome e della sede legale dell’azienda, dello scopo della raccolta dei dati, e del diritto di accesso alle informazioni.
• In ogni fase del processo di reclutamento, i candidati hanno il diritto di controllare come vengono trattati i loro dati.
• Dopo la fine del processo di reclutamento, il datore di lavoro è obbligato a cancellare tutti i dati raccolti, e il titolare del trattamento deve proteggerli in modo appropriato.

Come conformarsi al GDPR – riepilogo

Come conformarsi al GDPR nel tuo processo di reclutamento online? Prima di tutto, familiarizza con le leggi sulla protezione dei dati personali per un determinato paese. Nella maggior parte di essi, le informazioni identificative dei candidati sono particolarmente protette. Pertanto, è una questione fondamentale raccoglierle e trattarle solo per scopi di reclutamento. Inoltre, i reclutatori non dovrebbero ottenere alcuna informazione relativa alla razza, all’origine e allo stato civile di un candidato.

Inoltre, è una questione controversa verificare i dati su particolari candidati sui social media e controllare la loro storia lavorativa come parte del controllo dei precedenti. Secondo il GDPR, tali pratiche sono inaccettabili. Tuttavia, a causa del fatto che tali informazioni sono disponibili al pubblico, è difficile considerarle non etiche.

In sintesi, la questione della conformità al GDPR nel processo di reclutamento è un argomento ampio. Una preparazione adeguata e la conoscenza delle normative legali faciliteranno notevolmente la procedura di acquisizione di nuovi dipendenti.

Ora sai come conformarsi al GDPR nel tuo processo di reclutamento remoto. Leggi le nostre altre risorse: 5 consigli su come prepararsi per un colloquio di lavoro online.

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