Che cos’è una fattura elettronica?

Le fatture elettroniche stanno diventando sempre più popolari. Perché? Le fatture elettroniche sono facili da inviare. Vengono anche consegnate rapidamente ai loro destinatari, grazie alle quali il tempo di pagamento per beni e servizi si accorcia. Non c’è da meravigliarsi che sempre più aziende stiano approfittando di questa soluzione. Cosa succede se ricevo una fattura via email? Ha la stessa validità legale di una fattura cartacea? Troverai le informazioni più importanti sulle fatture elettroniche in questo articolo.

Che cos’è una fattura elettronica? – indice:

1. Cosa succede se ricevo una fattura via email?
2. Le fatture elettroniche devono essere stampate?
3. Le fatture elettroniche hanno la stessa validità legale delle fatture cartacee?
4. Come verificare se una fattura elettronica è autentica?
5. Come non farsi ingannare da una fattura fraudolenta?

Cosa succede se ricevo una fattura via email?

Se sei un libero professionista o gestisci una piccola impresa, non solo vendi i tuoi beni e servizi, ma occasionalmente acquisti anche qualcosa per la tua azienda. Quando fai acquisti in negozi tradizionali, ricevi una fattura cartacea. Tuttavia, se valorizzi il tuo tempo, lo shopping online sarà una soluzione migliore. In questo caso, riceverai spesso una fattura elettronica.

Cosa fare se ricevi una tale fattura? La procedura è la stessa di quella di una fattura cartacea. Devi pagarla entro il termine indicato dall’emittente. Se utilizzi un programma di contabilità o un’applicazione di fatturazione, controlla se offrono integrazione con la tua banca. Se lo fanno, carica la fattura nel sistema e ordina un bonifico.

Tuttavia, se non utilizzi alcun programma di contabilità, devi accedere al tuo conto bancario e inserire tutti i dati manualmente. Di cosa avrai bisogno? Dovrai fornire il numero della tua fattura elettronica, i dettagli dell’emittente e l’importo della fattura. Puoi anche specificare di cosa tratta la fattura, ma non è necessario per effettuare un bonifico corretto.

Le fatture elettroniche devono essere stampate?

I giorni in cui tutto doveva essere stampato sono ormai lontani. Le fatture elettroniche non devono essere stampate. Perché? Perché avrai sempre accesso a esse. Saranno nella tua email. Non stampi tutte le tue email, vero?

Le fatture elettroniche hanno vantaggi aggiuntivi. Quali sono? Tali fatture possono essere facilmente caricate nel software di contabilità o in qualsiasi altro programma in cui salvi le tue spese. La maggior parte delle soluzioni di software di contabilità ti consente di salvare le fatture in un file .pdf e persino di caricare le scansioni delle fatture. Puoi farlo con pochi clic. Questo è un buon modo per tenere traccia delle scadenze di pagamento, poiché in un tale programma puoi monitorare continuamente le passività che devi saldare. L’app di fatturazione gratuita di Firmbee ti offre tutte queste possibilità.

Le fatture elettroniche hanno la stessa validità legale delle fatture cartacee?

Quando si tratta di fatture, non importa se sono emesse su carta o elettronicamente. Entrambe le versioni hanno la stessa validità legale. Indipendentemente dal tipo di fattura, devi conservarla per il periodo richiesto dalla legge. Nel caso delle fatture elettroniche, è molto più facile poiché non hai bisogno di un archivio speciale per farlo.

Se utilizzi un’app di fatturazione, hai tutte le tue fatture d’acquisto a portata di mano. Questa è una soluzione molto comoda che ti farà risparmiare non solo carta, toner e spazio di archiviazione dei documenti, ma anche tempo.

Non devi preoccuparti di sapere se le tue fatture sono conservate a lungo. Una buona app di fatturazione ti dirà quanto tempo devi conservare le fatture nel tuo archivio elettronico affinché sia coerente con le normative fiscali nel tuo paese.

Come verificare se una fattura elettronica è autentica?

Controlla prima se la fattura proviene dall’azienda con cui hai già collaborato. Se lo hai fatto, assicurati che contenga un numero di conto bancario che hai utilizzato per i pagamenti precedenti. Se il numero di conto bancario è diverso, potrebbe essere stato cambiato. Può succedere. Tuttavia, prima di trasferire qualsiasi somma, assicurati che l’azienda che ha emesso la fattura esista realmente.

Se hai dubbi su se dovresti pagarla, sarebbe meglio contattare l’azienda che l’ha emessa. Forse, nel trambusto della tua vita quotidiana, ti sei dimenticato dell’ordine e ora sei sorpreso dalla fattura da pagare. Controlla se hai effettivamente ordinato un tale prodotto o servizio. Se lo hai fatto, allora non ignorare un messaggio del genere. Perché?

Se non paghi la fattura in tempo, il venditore potrebbe addebitarti interessi per un pagamento in ritardo. Potresti anche non essere più in grado di acquistare con pagamento dilazionato da tale fornitore. Non c’è da meravigliarsi, a nessuno piacciono i clienti che non pagano le loro fatture.

Quindi, se non ricordi un acquisto particolare, assicurati di chiamare o inviare un’email al venditore in questione per accertarti che non ci sia stato un errore.

Come non farsi ingannare da una fattura fraudolenta?

Cosa fare se una fattura solleva dubbi? Potrebbe succedere che qualcuno voglia estorcere denaro da te. Se condividi i dettagli della tua azienda su Internet, qualcuno potrebbe usarli per emettere una fattura fraudolenta e inviarla alla tua email. Come non farsi ingannare?

Se la fattura proviene dall’azienda con cui hai precedentemente collaborato, prova a contattarli e chiarire le cose. Potresti averla ricevuta per errore. Può succedere. Quando contatti l’emittente della fattura, è meglio utilizzare le informazioni che trovi su Internet. Perché?

Nel corpo dell’email, il truffatore potrebbe aver elencato il tuo numero di telefono come numero di telefono dell’azienda. Se chiami questo numero, possono convincerti che la fattura è corretta e che dovresti pagarla. D’altra parte, se chiami un numero che trovi tu stesso, puoi essere sicuro di chiamare il posto giusto.

Inviare fatture fraudolente è un crimine. Puoi segnalare un tale incidente alla polizia. Fortunatamente, situazioni del genere non accadono molto spesso. Pertanto, non devi preoccuparti delle fatture che ricevi elettronicamente, tuttavia, ti suggeriamo di essere vigile.

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