Che cos’è una fattura?

Una fattura è un documento che conferma la transazione. Questo si applica sia alla fornitura di servizi che alla fornitura di beni, inclusa la fornitura di contenuti digitali. Può essere in forma cartacea o elettronica. La fattura determina il valore dei beni e dei servizi ed è la base per il calcolo delle tasse dovute. Sebbene la fattura appaia frequentemente nelle relazioni B2B (business to business), non è solo un ambito degli imprenditori. Anche i privati si trovano a dover gestire fatture emesse nel modello B2C (business to consumer). In questo articolo spiegheremo cos’è una fattura e qual è il suo scopo.

Cos’è una fattura? Qual è il suo scopo? – indice dei contenuti:

1. Informazioni di base su una fattura
2. Fattura come conferma di vendita
3. Fattura come documento per la contabilità
4. È necessaria una fattura per utilizzare una garanzia?
5. Come puoi emettere facilmente una fattura?

Informazioni di base su una fattura

La fattura è un documento che conferma la conclusione di una transazione tra un venditore e un acquirente. Per questo motivo, la fattura deve contenere i dettagli completi di entrambi. Dovrebbe essere emessa in due copie, una per ciascuna delle parti coinvolte nella transazione.

Un altro elemento importante della fattura è il suo numero unico e la data di emissione. Contiene informazioni sui beni e servizi venduti, come la loro quantità, prezzo e valore. Per i paesi in cui viene applicata l’IVA (Imposta sul Valore Aggiunto), la fattura mostrerà anche l’aliquota e il valore di questa tassa.

La fattura indica il metodo di pagamento per i beni e servizi forniti. Potrebbe essere un pagamento anticipato, pagamento in contante, bonifico bancario o carta di credito. In caso di vendita con una data di pagamento differita, la fattura includerà anche la data in cui tale obbligo deve essere saldato.

Una fattura può essere emessa in forma cartacea, ma può anche essere redatta in forma elettronica, che ha la stessa validità legale. Secondo il rapporto E-Invoicing / E-Billing. Digitalizzazione e Automazione, ogni anno vengono emesse più di 370 miliardi di fatture, di cui solo il 10% sono elettroniche.

Tuttavia, a causa del fatto che il servizio di fatturazione elettronica è molto più economico rispetto al suo equivalente cartaceo, tale soluzione diventa sempre più popolare ogni anno. Utilizzando l’automazione nella fatturazione, puoi ridurre i costi fino al 30%.

Fattura come conferma di vendita

Quando vendi beni o servizi, devi documentare tale evento in una forma appropriata. Quando vendi a privati, di solito sei tenuto ad avere una cassa e a emettere ricevute. Tuttavia, su richiesta del cliente, devi emettere una fattura che confermi l’acquisto. Quando gestisci un’attività nel modello B2B, il documento di base che conferma la vendita è la fattura.

Molte aziende che vendono su vari marketplace emettono fatture in forma elettronica per i loro clienti per impostazione predefinita. Questa è sicuramente una soluzione più conveniente rispetto alla stampa di ricevute o fatture cartacee. L’invio di tali documenti è facile da automatizzare, quindi non devi occuparti della burocrazia e puoi concentrarti sulla gestione della tua attività.

Fattura come documento per la contabilità

Secondo IFRS (International Financial Reporting Standards), la fattura è uno dei documenti contabili più importanti che contiene informazioni dettagliate sulla transazione completata. Tra l’altro, le fatture calcolano il tuo reddito e la tassa che devi pagare su di esso. Le fatture documentano anche i costi che hai sostenuto per gestire la tua attività. A seconda della forma di tassazione scelta, possono influenzare l’importo delle tasse dovute. Poiché le fatture possono essere controllate dalle autorità fiscali, devono essere conservate per un periodo di tempo previsto dalla legge di un determinato paese.

Gli uffici contabili, quando preparano listini prezzi per i loro servizi, si riferiscono frequentemente al numero di fatture. Questo si applica sia a quelle emesse da te, definite fatture di vendita, sia a fatture emesse dai tuoi fornitori per beni e servizi forniti a te. Queste ultime sono definite fatture di costo.

Gli uffici contabili nel prezzo del pacchetto base di servizi offrono solitamente la registrazione di un numero predeterminato di fatture, ma per ogni documento successivo che supera questo limite, possono addebitare costi aggiuntivi. Se non emetti troppi documenti, utilizzare i servizi contabili può essere un costo considerevole associato alla gestione di un’attività. Tuttavia, puoi utilizzare un’applicazione che ti permetterà di emettere e registrare fatture autonomamente. Questo è reso più conveniente da modelli predefiniti e elenchi di dati a discesa. Grazie a questa soluzione, puoi ottimizzare in modo efficiente i costi di gestione della tua attività.

È necessaria una fattura per utilizzare una garanzia?

Non è necessario avere una fattura per utilizzare la garanzia. A tal fine, qualsiasi conferma di acquisto è sufficiente. Questo può essere una ricevuta, un estratto conto o una conferma di pagamento con carta di credito. È importante avere un documento che confermi la transazione. Tuttavia, un gran numero di persone, specialmente quando acquistano beni di maggiore valore, sceglie una fattura. Perché?

È molto facile perdere le ricevute. Inoltre, se sono conservate male, sbiadiscono rapidamente e diventano illeggibili. Non c’è questo problema con le fatture. Spesso hanno un formato più grande e di solito sono una pagina A4. Grazie a ciò, possono essere facilmente conservate in raccoglitori standard. Le fatture in forma elettronica sono una soluzione ideale. L’accesso a tali documenti è molto più facile e nel caso tu debba utilizzare la garanzia, puoi trovare rapidamente la fattura necessaria.

Come puoi emettere facilmente una fattura?

Puoi trovare molte soluzioni che supportano l’emissione di fatture, partendo da sistemi contabili e finanziari, passando per CRM (Customer Relationship Management System) o sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) più complessi, fino a applicazioni dedicate, ad esempio Firmbee, che è un’app di fatturazione gratuita. Grazie a tali strumenti, puoi facilmente creare fatture e persino automatizzare alcuni processi, come l’invio di promemoria per pagamenti ricorrenti.

Questo non deve sempre comportare spese considerevoli per l’acquisto di tale software. È utile utilizzare soluzioni collaudate che forniscono funzionalità complete nell’emissione di fatture e, allo stesso tempo, sono gratuite. A tal fine, puoi utilizzare l’App di Fatturazione Gratuita, che rende molto più facile emettere fatture, anche per coloro che non si sono mai occupati di contabilità fino ad ora.

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