Che cos’è la riconciliazione delle fatture?

La riconciliazione delle fatture è un processo che consiste nel confronto dei dati delle fatture con i dati degli estratti conto bancari. È un compito molto importante per tutte le aziende. La riconciliazione delle fatture si applica sia alle fatture per beni e servizi acquistati sia alle fatture emesse ai clienti. Grazie a questa operazione puoi controllare se sei in ritardo con i pagamenti per acquisti legati all’attività. Questo ti permetterà di controllare meglio i crediti. Leggi l’articolo per scoprire perché la riconciliazione delle fatture non dovrebbe essere trascurata.

Riconciliazione delle fatture – il contenuto dell’articolo:

1. Come riconciliare le fatture in entrata?
2. Quali sono i benefici della riconciliazione delle fatture in entrata?
3. Come riconciliare le fatture in uscita?
4. Quali sono i benefici della riconciliazione delle fatture in uscita?
5. È possibile riconciliare le fatture manualmente?
6. Come migliorare il processo di riconciliazione delle fatture?

Come riconciliare le fatture in entrata?

Ogni volta che acquisti beni ricevi una fattura. Lo stesso vale per i servizi: anche questi vengono regolati con fatture. Se la tua azienda è appena apparsa sul mercato, c’è il rischio che non tutti i partner siano disposti a vendere i loro prodotti o servizi con pagamento differito. In questo scenario, dovrai regolare i tuoi pagamenti in contante. Questo metodo di pagamento significa che non dovrai riconciliare le fatture in entrata. In caso di fatture in contante, puoi sempre stare tranquillo che siano state regolate.

Dopo un po’ di tempo, quando la tua azienda diventa più conosciuta dai contraenti, sempre più aziende saranno disposte a venderti i loro prodotti sulla base di un pagamento differito. È vantaggioso, perché acquistando prodotti non devi investire i tuoi fondi immediatamente. Il tuo unico compito è tenere d’occhio le scadenze di pagamento. La riconciliazione delle fatture aiuta in questo importante impegno. Come riconciliare le fatture?

Tutto ciò che devi fare è confrontare le fatture in entrata, ovvero quelle che hai ricevuto da altre aziende, con il tuo conto bancario. Per accelerare il processo, puoi decidere di filtrare le fatture in entrata. Dopo questa operazione otterrai l’elenco completo delle transazioni con tutti i dettagli sui pagamenti effettuati per beni e servizi. Con un tale elenco a disposizione, dovrai confrontare le cifre sulle fatture con quelle sugli estratti conto bancari. Controlla se tutti i soldi trasferiti sono arrivati al giusto destinatario confrontando i dettagli dell’emittente della fattura con i dettagli del destinatario della fattura. Se questi dettagli corrispondono e tutto è corretto, puoi segnare la fattura come pagata.

Quali sono i benefici della riconciliazione delle fatture in entrata?

Perché la riconciliazione delle fatture in entrata nella tua azienda è così importante? Questa operazione ti aiuta a mantenere il controllo su tutte le date e le scadenze di pagamento. Se dopo la riconciliazione hai ancora delle fatture ma non ci sono trasferimenti corrispondenti, significa solo una cosa: non hai pagato quelle fatture. In questa situazione devi controllare se la scadenza di pagamento è stata superata. Se alcuni dei trasferimenti non sono stati effettuati, controlla il tuo conto nella sezione degli ordini in sospeso, potrebbero essere in attesa di realizzazione; in questo caso non c’è nulla di cui allarmarsi. Tuttavia, se la scadenza di pagamento è stata superata e la fattura non è stata pagata, è meglio regolare tutti i pagamenti in sospeso il prima possibile.

I pagamenti effettuati dopo la scadenza possono avere conseguenze negative per la tua attività. Quali conseguenze? L’emittente della fattura che non è stata pagata in tempo potrebbe addebitarti un interesse per il rinvio del pagamento. Il pagamento in ritardo può comportare la perdita di sconti e ribassi. I problemi con i pagamenti influenzano l’immagine della tua azienda, perché nessuno ama collaborare con entità che sono spesso in ritardo con i pagamenti. La riconciliazione delle fatture ti aiuta a evitare tali problemi; con questo processo sarai in grado di adempiere ai tuoi obblighi in tempo.

Come riconciliare le fatture in uscita?

Le fatture in uscita sono fatture inviate dalla tua azienda ai tuoi clienti quando il tuo prodotto è stato venduto o il tuo servizio è stato fornito. La riconciliazione delle fatture in uscita ti aiuterà a tenere d’occhio tutte le tue passività. Grazie a questa operazione saprai esattamente chi ti ha pagato e chi è in ritardo con il pagamento. Come viene realmente effettuata la riconciliazione delle fatture in uscita?

I dettagli degli estratti conto bancari devono essere incrociati con tutte le fatture emesse in uscita. Per accelerare il processo, puoi decidere di filtrare le fatture in uscita. Dopo questa operazione, otterrai l’elenco completo dei pagamenti sul conto. Nel passaggio successivo dovrai confrontare tutti i numeri dell’estratto conto bancario con le fatture in uscita. Controlla attentamente se i dettagli della persona o dell’azienda che ha pagato la fattura corrispondono ai dettagli dell’acquirente sulla fattura in uscita.

È consigliabile prestare particolare attenzione durante la riconciliazione delle fatture, soprattutto se ci sono state diverse fatture con lo stesso importo da pagare, ma per clienti diversi. La mancanza di precisione durante la riconciliazione può comportare l’abbinamento della fattura con il cliente sbagliato. Per evitare tali errori, controlla tutti i titoli dei trasferimenti. Finché sai per quale prodotto o servizio è stato effettuato il pagamento, dovrebbe essere facile abbinare il trasferimento con la giusta fattura in uscita. Ma perché la riconciliazione delle fatture è così importante?

Quali sono i benefici della riconciliazione delle fatture in uscita?

La riconciliazione delle fatture in uscita ti offre una visione della situazione finanziaria attuale dell’azienda. Grazie alla riconciliazione, sai quali fatture emesse da te sono già state pagate e quali entrate puoi aspettarti nel tuo conto nel prossimo futuro. L’operazione di riconciliazione ti aiuterà a notare tutti i clienti che sono in ritardo con i pagamenti per i tuoi prodotti o servizi. Con le informazioni esatte, puoi decidere di intraprendere azioni in questo ambito e costringere i tuoi debitori a saldare i tuoi crediti. Non esitare a inviare ai tuoi clienti promemoria gentili riguardo ai loro pagamenti; qualsiasi ritardo nel farlo potrebbe comportare problemi nel recupero dei tuoi crediti. Non trascurare la riconciliazione delle fatture in uscita.

È possibile riconciliare le fatture manualmente?

Se non emetti molte fatture, il processo di riconciliazione non richiederà molto del tuo tempo. Allo stesso modo, se non hai emesso molte fatture di costo, il controllo delle fatture in entrata non dovrebbe essere difficile. Con un numero ridotto di documenti, tutta la riconciliazione delle fatture può essere effettuata manualmente. È utile creare un elenco di tutte le fatture in entrata, dove puoi segnare tutte quelle già pagate e vedere il resto che è ancora in attesa di essere regolato. Dovresti creare lo stesso tipo di elenco per tutte le fatture in uscita. In questo elenco segni tutte le fatture pagate dai tuoi clienti per vedere quelle che sono in ritardo con il pagamento.

Durante la riconciliazione delle fatture, per accelerare il processo, è saggio utilizzare un foglio di calcolo ben preparato. È utile mettere tutte le fatture in ordine cronologico.

Prova a contrassegnare tutte le fatture in entrata pagate immediatamente dopo aver ricevuto il trasferimento sul tuo conto. La riconciliazione delle fatture manualmente potrebbe non essere l’opzione migliore per chi ha molte fatture. Cosa fare per facilitare l’operazione di riconciliazione delle fatture quando ci sono molti più documenti da controllare? Come affrontare la riconciliazione che non può essere effettuata manualmente?

Come migliorare il processo di riconciliazione delle fatture?

Per facilitare il processo di riconciliazione delle fatture che non può essere effettuato manualmente, è utile utilizzare software speciali. L’applicazione dedicata ti aiuterà a trovare tutte le discrepanze tra le fatture in uscita e i trasferimenti sul tuo conto. Con l’applicazione, puoi facilmente determinare se il tuo cliente ha pagato la fattura per intero, parzialmente o è in ritardo con il pagamento. Il software consente di trovare rapidamente tutte le fatture con scadenze scadute, il che può consentirti di riscuotere debiti se necessario. Non perderai mai la data di pagamento per i prodotti e i servizi acquistati. L’applicazione ti aiuterà a risparmiare molto tempo, che può essere utilizzato in altre aree della tua attività.

Leggi anche: Cos’è il factoring delle fatture?

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