Tutto sulla mappatura dei processi aziendali. Può essere utilizzata nell’ecommerce?

Le operazioni aziendali si basano su molte procedure complesse. Ogni giorno, in ognuna di esse, possono verificarsi errori e carenze che vengono notati troppo tardi, il che porta infine a perdite finanziarie. Sai come rilevare irregolarità in anticipo e evitare di sprecare risorse? Approfitta della mappatura dei processi aziendali. Continua a leggere per saperne di più.

Mappatura dei processi aziendali – indice:

1. Che cos’è la mappatura dei processi aziendali?
2. Tipi di mappe dei processi aziendali
3. Software per la mappatura dei processi aziendali
4. I vantaggi della mappatura dei processi aziendali
5. Gli svantaggi della mappatura dei processi aziendali
6. Mappatura dei processi aziendali nell’ecommerce
7. Riepilogo

Che cos’è la mappatura dei processi aziendali?

Ogni processo che si svolge nell’azienda (gestione del prodotto, processo di vendita, ecc.) può essere suddiviso in attività specifiche che portano a raggiungere l’obiettivo prefissato. La mappatura dei processi aziendali è la rappresentazione visiva di ciò che accade nell’azienda e di chi è responsabile di ciascun compito.

È uno strumento utile che ti consente di guardare all’azienda da una prospettiva più ampia. Grazie alla mappatura dei processi aziendali, sei in grado di individuare irregolarità nei processi, eliminare o ridurre il loro impatto, aumentare la produttività e abbattere i costi. Tutti questi passaggi sono fondamentali per realizzare un profitto.

Tipi di mappe dei processi aziendali

Per illustrare il corso di ciascun processo, puoi utilizzare alcuni strumenti creati a questo scopo. Elencheremo di seguito quelli che sono più frequentemente utilizzati nella pratica:

Diagramma di flusso di base

Vengono utilizzati determinati simboli di diagramma di flusso per crearlo, ad esempio, rettangoli che rappresentano qualsiasi fase del processo, frecce che indicano la direzione dell’azione e rombi che simboleggiano decisioni necessarie per andare avanti. Creare un tale diagramma è piuttosto semplice e ti consente di visualizzare diversi processi, ad esempio vendite e produzione.

Value stream map

È simile al diagramma di flusso di base descritto sopra ed è spesso utilizzato come parte delle strategie di gestione snella. Un value stream può essere inteso come tutte le attività intraprese dall’azienda nei suoi processi operativi. Creare una value stream map, a sua volta, implica confrontare lo stato attuale con lo stato futuro.

Quando analizzi lo stato attuale, presta particolare attenzione al tempo necessario per eseguire determinate attività. Lo stato futuro (lo stato ideale a cui dovremmo aspirare) rappresenta il momento in cui il prodotto dovrebbe essere pronto e raggiungere il cliente per soddisfare le sue esigenze. Le discrepanze emergenti tra lo stato attuale e lo stato futuro sono i cosiddetti colli di bottiglia, che portano a uno spreco di risorse e a una riduzione della produttività.

Swimlane

Questa è una versione leggermente più elaborata del diagramma di flusso di base. Oltre a descrivere le singole attività all’interno del processo, essa delinea i compiti di cui sono responsabili particolari dipartimenti o dipendenti. Grazie a questo, è più facile vedere la connessione tra le parti che partecipano al processo.

SIPOC

SIPOC sta per Fornitore, Input, Processi, Output, Clienti. Attira l’attenzione sui soggetti selezionati coinvolti nei processi aziendali e sulle attività risultanti da tali processi.

Software per la mappatura dei processi aziendali

Ci sono diversi strumenti BPM sul mercato che facilitano notevolmente la gestione aziendale. Tra i più popolari, possiamo citare Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard e molti altri. A seconda delle tue esigenze, puoi cercare il software migliore per te.

I vantaggi della mappatura dei processi aziendali

Sviluppare una mappa dei processi aziendali richiede tempo e impegno. Tuttavia, è un investimento i cui risultati vedrai nel progresso della tua azienda. Quali sono i vantaggi dell’utilizzo della mappatura dei processi aziendali?

Guardare la tua azienda da una prospettiva più ampia

Illustrare i singoli processi ti consente di guardarli in modo obiettivo, il che ti aiuterà a prendere decisioni strategiche e a migliorare i processi.

Risoluzione dei problemi

Identificare i colli di bottiglia che riducono l’efficienza del processo è il primo passo per rimuovere o ridurre il loro impatto negativo.

Gestione efficace del rischio

Analizzare i tuoi processi aziendali ti aiuta a rilevare irregolarità prima che si verifichino perdite finanziarie significative e violazioni legali.

Definire ruoli e responsabilità del team

Con la mappatura dei processi aziendali, è più facile assegnare responsabilità agli individui, il che è anche importante per mantenere i processi in funzione senza intoppi.

Sviluppare e applicare le migliori pratiche

La tecnica in questione è una buona opportunità per imparare dai propri errori, per migliorare costantemente e per definire un modello comportamentale che contribuirà al successo dell’azienda.

Gli svantaggi della mappatura dei processi aziendali

Dati incompleti

Le informazioni sul progresso del lavoro provengono solitamente da coloro che conoscono meglio il processo: i dipendenti. Tuttavia, le loro opinioni sono ancora soggettive e non rappresenteranno adeguatamente la situazione reale o potrebbero basarsi sulle loro attitudini (insoddisfazione, frustrazione, ecc.).

Richiede molta precisione

La mancanza di standard per i meccanismi di raccolta dei dati rende i risultati ottenuti meno affidabili. Redigere una mappa che rappresenti accuratamente lo stato reale dell’impresa richiede pazienza e disciplina. Inoltre, approfondire alcuni componenti del processo può sembrare eccessivamente complicato, portando a sovrainterpretazioni e confusione.

Mappatura dei processi aziendali nell’ecommerce

La mappatura dei processi aziendali può essere utilizzata in diversi settori. Di seguito, mostreremo la sua applicazione nell’ecommerce con l’aiuto del diagramma di flusso di base e del SIPOC.

Definire lo scopo della creazione della mappa

Potrebbe riguardare un processo che è inefficiente in qualche modo.

Mettere in evidenza i passaggi importanti

Determina l’inizio e la fine di un dato processo, ad esempio, Cercare prodotti nell’e-store (l’inizio del processo di vendita) e Inviare l’ordine al cliente (la fine del processo di vendita). Poi, metti in evidenza la sequenza rimanente di attività necessarie per completare il flusso. Rappresentale utilizzando uno dei tipi di mappe dei processi aziendali menzionati in precedenza.

Consultare gli altri

Presenta il diagramma preparato al tuo team e discuti i punti che necessitano di miglioramenti.

Introdurre cambiamenti

Identifica le aree che necessitano di essere ottimizzate. Puoi utilizzare strategie di gestione snella per farlo. Guardando le mappe redatte, pensiamo a quali fasi del processo possono verificarsi colli di bottiglia. Questi possono includere:

• Ritardi nell’elaborazione dei dati durante la registrazione degli ordini.
• Ritardi nel completamento dei pagamenti.
• Fase di inserimento dati e completamento dell’ordine (che vengono eseguite dai dipendenti), c’è il rischio di errori e ritardi.
• Non adattare la piattaforma ai dispositivi mobili – la maggior parte delle persone utilizza il proprio telefono per fare acquisti. Se il tuo sito web non funziona correttamente, i potenziali clienti rinunceranno ai tuoi servizi.
• Un processo di ordinazione complicato – meno sottopagine o clic sono richiesti per effettuare un acquisto, meglio è.
• Pochi metodi di pagamento e consegna – è utile essere flessibili e offrire varie opzioni per effettuare un acquisto, ad esempio pagamento a rate o pagamento differito, consegna a un indirizzo designato, armadietti per pacchi, punti di ritiro e all’estero.
• Poor customer communication – non dimenticare il tuo cliente dopo che la vendita è terminata. Le persone che hanno già un’esperienza (positiva) con un negozio sono più propense a comprare di nuovo, ma è utile ricordare loro la tua presenza. Puoi inviare loro email generate automaticamente con aggiornamenti, promozioni, oltre a chiedere loro di valutare la qualità del servizio clienti e la soddisfazione con la transazione.

Riepilogo

Utilizzare la mappatura dei processi aziendali può essere un elemento importante per migliorare la gestione di progetti specifici non solo nel settore dell’ecommerce, ma anche nella maggior parte degli altri settori aziendali. Illustrare il corso interno ed esterno di determinate attività può rivelarsi estremamente necessario. In particolare, è utile prestare attenzione ai tempi e alla qualità dei processi, ai possibili rischi, al coinvolgimento dei dipendenti e delle parti esterne.

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