6 ottimi metodi per gestire fatture perse, errate o incomplete

Fatture perse, errate e incomplete sono il tormento di ogni contabile e imprenditore. Puoi vendere i migliori prodotti o fornire ottimi servizi, ma se le tue fatture contengono errori, potresti non ricevere il tuo denaro in tempo. Emissione di fatture errate rende il processo di pagamento più lungo e complicato. Non riceverai alcun pagamento se la tua fattura è andata persa. Come puoi evitare tali problemi? Come affrontare fatture perse, errate o incomplete. Leggi l’articolo per saperne di più.

Fatture perse, errate, incomplete – indice:

1. Fattura persa – conseguenze
2. Come evitare di perdere fatture
3. Cosa succede quando il tuo cliente riceve una fattura errata?
4. Come evitare di emettere fatture errate?
5. Fattura incompleta – quali problemi aspettarsi?
6. Come evitare di emettere fatture incomplete?

Fattura persa – conseguenze

Cos’è una fattura persa? È un documento che non è mai arrivato al cliente. Ci possono essere molte ragioni diverse per una situazione del genere. Le ragioni più frequenti sono:

• Dati dell’indirizzo errati
• Invio di una fattura al cliente sbagliato
• Fattura non emessa
• La lettera è stata persa dalla compagnia di spedizioni

La conseguenza della perdita della fattura è una mancanza di pagamento da parte del cliente. Il cliente che non ha ricevuto documenti da te non pagherà. Non è facile scoprire che la tua fattura non è stata ancora pagata: l’unico modo è raccogliere conferme dai tuoi clienti su base continuativa, altrimenti l’unico segno di una fattura non pagata è la mancanza di pagamento sul tuo conto. In una situazione del genere, sarai costretto a inviare nuovamente il documento perso con una nuova scadenza per il pagamento. Ciò significa che dovrai aspettare a lungo per il tuo denaro.

Come evitare di perdere fatture

Se utilizzi una forma tradizionale di invio cerca di scegliere la posta raccomandata o la posta con conferma di ricezione. Questo ti assicurerà che i tuoi documenti siano arrivati a destinazione. Controlla attentamente l’indirizzo del tuo cliente prima di inviare la tua corrispondenza per essere sicuro che la fattura venga consegnata a lui. Le fatture elettroniche sono un’opzione migliore, puoi inviarle via email e la soluzione è molto più veloce rispetto alla posta tradizionale. C’è un’opzione di ricevuta nel sistema email che ti consente di ricevere una conferma della tua spedizione. Con tali opzioni, apprenderai rapidamente che la tua fattura è arrivata alla persona giusta.

Come evitare di fare errori nell’indirizzo email? Il software di fatturazione è molto utile in tali situazioni. Devi inserire i dati corretti del cliente solo una volta per essere sicuro che l’indirizzo sia sempre corretto. Il software di fatturazione ti aiuterà a emettere fatture ripetitive e in generale ti aiuterà a organizzare meglio i tuoi documenti.

Cosa succede quando il tuo cliente riceve una fattura errata?

Ogni fattura dovrebbe indicare chiaramente qual è l’oggetto principale della transazione. L’acquirente non dovrebbe avere dubbi su cosa sia la fattura. Una determinazione imprecisa dell’oggetto della transazione può rendere il processo di pagamento più lungo. Puoi comprendere tutti i termini e le frasi utilizzate nel tuo documento, ma i tuoi clienti potrebbero non capirli, specialmente se tendi a usare gergo o formulazioni imprecise.

La frase “servizio n. 5” è comprensibile solo per te, ma l’azienda che effettua ordini per decine o centinaia di prodotti avrà un enorme problema nell’identificare il prodotto o il servizio dalla fattura. Una formulazione del genere può suscitare molti dubbi: qui non è nemmeno chiaro se il numero 5 descriva il venditore o l’acquirente. Non ci sono informazioni sull’oggetto del servizio.

Allo stesso modo, la frase “merci secondo l’ordine n. 5” è poco chiara. Non sappiamo molto sulle merci, il loro numero, tipo, spedizione o prezzo. Tale fattura circolerà tra i dipartimenti dell’azienda acquirente e non riceverai il pagamento fino a quando tutte le questioni non saranno risolte.

Alcuni errori possono verificarsi riguardo alla formulazione utilizzata in relazione alla sezione di pagamento. Non usare le frasi: dopo aver ricevuto, alla fine del mese, l’ultimo giorno lavorativo – questo può portare a errori. Il tuo cliente potrebbe interpretare tali espressioni a modo suo. Informazioni imprecise sulla scadenza di pagamento possono causare un ritardo nel pagamento: non riceverai il tuo denaro quando previsto.

Come evitare di emettere fatture errate?

L’unica soluzione è una formulazione precisa e corretta. Fatture che sono facili da comprendere rendono i processi di pagamento più veloci. Nella tua fattura usa la stessa formulazione che si trova negli ordini del cliente. Allo stesso modo, se hai un accordo con il tuo cliente, usa la formulazione dell’accordo. Grazie a questo, il tuo cliente non dovrà pensarci due volte sugli articoli della fattura.

Cosa fare se non hai né l’ordine né l’accordo? Prova a usare il numero EAN (European Article Number) o il numero GTIN (Global Trade Item Number) – questi numeri identificano in modo inequivocabile gli articoli venduti. E per i servizi – descrivili in modo preciso, indica la data di fornitura.

Se emetti fatture parziali includi informazioni aggiuntive. Questo aiuterà il tuo cliente a controllare la correttezza della fattura. Può essere un elenco dettagliato che presenta l’ambito delle attività svolte. Una buona pratica è includere alcune delle disposizioni del contratto. Più il documento è trasparente e comprensibile, più velocemente arriverà al dipartimento pagamenti.

Impostare la data di pagamento fornisce il giorno esatto in cui la tua fattura scadrà. Informare sui ribassi per pagamenti anticipati, se li utilizzi. Informare sui costi per pagamenti in ritardo. I tuoi clienti devono sapere in anticipo cosa aspettarsi: questo li aiuta a gestire il loro programma di pagamento. Una gestione così attenta delle fatture porterà molti benefici ai tuoi clienti e anche a te: la riconciliazione delle fatture sarà sicuramente molto più facile.

Fattura incompleta – quali problemi aspettarsi?

Una fattura incompleta rallenta il processo di fatturazione perché integrare i dati richiede tempo. Le fatture incomplete vengono solitamente spostate alla fine della coda di pagamento. È molto improbabile che una fattura incompleta venga pagata dal cliente. Le informazioni mancanti devono essere trovate e spiegate. Qualcuno deve occuparsi di questo problema. I clienti non amano sprecare il loro tempo prezioso per affrontare tali questioni. In generale, se la tua fattura è incompleta una volta non è un problema, ma errori frequenti possono incoraggiare il tuo cliente a interrompere la collaborazione con te. Fatture incomplete parlano male dello stato della tua gestione. Errori in documenti di tale valore e importanza come le fatture inducono dubbi nei clienti e domande. Non puoi mantenere ordine nelle fatture, quindi non c’è ordine altrove nella tua azienda.

Come evitare di emettere fatture incomplete?

Prima di inviare la tua fattura controlla nuovamente tutti i dati importanti. Presta particolare attenzione alla data e al metodo di pagamento. Dati incompleti porteranno a una mancanza di pagamento alla data stabilita. È meglio evitare tali spiacevoli occorrenze. Usa modelli già pronti per emettere le tue fatture. Un buon modello dovrebbe avere tutti gli elementi necessari richiesti dalla legge. È vantaggioso utilizzare software di fatturazione con modelli realizzati professionalmente da specialisti. Con tali modelli, le tue fatture dovrebbero essere ordinate, pulite e complete. Il processo di fatturazione deve essere ben organizzato e le tue fatture devono essere impeccabili e senza errori.

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