Timeboxing – perché dovresti usarlo?

Hai mai avuto la sensazione che ci siano giorni in cui compiti e doveri ti schiacciano nella tua battaglia contro il tempo mentre cerchi di mantenere la concentrazione mentre svanisce con il colpo di un caffè del mattino? Abbiamo una soluzione per questo chiamata Timeboxing. E no, non preoccuparti, non dovrai combattere con la grande lancetta di un orologio, beh, non letteralmente. Tutto ciò che serve è questo breve articolo, quindi se senti il bisogno di consigli sulla gestione del tempo e sei disposto a imparare una tecnica chiamata timeboxing, non cercare oltre.

Timeboxing – indice dei contenuti:

1. Che cos’è il timeboxing?
2. Come funziona il timeboxing?
3. La concentrazione è la chiave
4. Non vale la pena sprecare il tuo tempo
5. Riprendi il controllo
6. Autodisciplina – può essere appresa
7. Quando è il momento migliore per utilizzare questo metodo?

Che cos’è il timeboxing?

Il timeboxing è una tecnica sviluppata dall’industria IT per migliorare la gestione del tempo e aumentare l’efficienza sul lavoro. Se è qui che hai difficoltà, troverai utile questo metodo. L’idea è di fare il maggior numero possibile di cose in un lasso di tempo predefinito, eppure, il meno possibile – per mantenere alta la tua produttività.

Come funziona il timeboxing?

Prima di tutto, si tratta di impostare una data specifica per la conclusione di un progetto ed eseguirlo entro quel lasso di tempo. Se non riesci a finire, abbandona il compito e passa a quello successivo. Torna su di esso in un giorno diverso o più tardi, impostando un’altra scadenza realistica che puoi rispettare.

Ad esempio, se abbiamo tre compiti da svolgere al lavoro, stimiamo quanto tempo ci serve per completarli e su questa base impostiamo i tempi. Se non riusciamo a completare il compito A in un determinato periodo, non estendiamo il nostro lavoro su di esso, ma passiamo al compito B secondo l’assunzione. Il compito A viene messo nella casella ‘da fare’ e ci torniamo dopo che il ciclo è finito.

La concentrazione è la chiave

Come rende il lavoro più efficiente? L’abilità cruciale da padroneggiare è non farsi distrarre dai compiti in corso. Quando abbiamo un tempo predeterminato, non lo usiamo per piccole cose come controllare le email, scrivere una risposta a un collega nella stanza accanto o dare un’occhiata a cosa sta succedendo sui social media. Ogni piccolo dettaglio può distrarre dal compito principale mentre creare scatole di tempo ci aiuta ad evitare queste trappole e a proseguire con il nostro lavoro.

Non vale la pena sprecare il tuo tempo

Un altro vantaggio è non sprecare troppo tempo su un dato compito. Ci sono giorni in cui non siamo al massimo, meno creativi del solito o semplicemente abbiamo una brutta giornata. Spesso spendiamo, ad esempio, un’ora su qualcosa che normalmente ci richiederebbe 15 minuti. Questo è inefficiente e raramente le azioni di questo tipo ci soddisfano. Allora il timeboxing viene in soccorso.

Non hai completato il tuo compito nei 40 minuti che avevi impostato? Nessun problema, lo stesso tempo (o meno se hai iniziato il progetto) può essere dedicato ad esso il giorno successivo – probabilmente sarai in una forma migliore allora e il problema con cui stavi lottando oggi sarà un gioco da ragazzi domani.

Riprendi il controllo

Con il metodo del timeboxing, sei meglio attrezzato per controllare progetti più grandi. Probabilmente conosci la sensazione quando stai lavorando a un grande incarico e inizi a concentrarti sui dettagli, forse anche troppo. Andando così in profondità in un progetto ti allontani troppo per vedere ancora il quadro generale del progetto, perdendo la visione complessiva del tuo compito.

Non c’è difficoltà in questo se stai facendo qualcosa che hai pianificato tu stesso – hai il diritto di cambiare e deviare dal piano originale. I problemi sorgono quando, ad esempio, prepari qualcosa su commissione per un cliente che ha un’idea specifica di un dato progetto. Allora c’è la probabilità che tu crei qualcosa che il tuo cliente rifiuterà.

Perché sprecare tempo a fare qualcosa due volte quando puoi evitarlo? Lavorando secondo la tecnica del timeboxing, implementiamo ogni fase del progetto dall’inizio, il che ci fa attenerci alle assunzioni iniziali e mantenere comunque una visione complessiva del compito in questione.

Autodisciplina – può essere appresa

Questa tecnica, oltre ai vantaggi precedentemente menzionati, ha un bonus pratico nella vita quotidiana. Questo perché non solo migliora la nostra efficienza ma insegna anche l’autodisciplina e una corretta gestione del tempo, facendoci non sprecarlo in cose non necessarie o irrilevanti se non vogliamo.

Quando è il momento migliore per utilizzare questo metodo?

Il timeboxing funziona meglio in progetti o compiti multistadio che richiedono poco tempo e puoi inserirli nello stesso intervallo di tempo. È anche utile implementarlo in caso di doveri che hanno scadenze prevedibili.

Tuttavia, bisogna ricordare che la conoscenza della tecnologia da sola non è tutto. Dall’esperienza che ho acquisito per questo articolo, posso scrivere che senza la giusta concentrazione non sarai in grado di mantenere la scatola di tempo. Devi prenderti cura del giusto livello di concentrazione e non lasciarti distrarre da fattori esterni, come una notifica sul tuo telefono, un invito a prendere un caffè da un collega o un rapido controllo della tua email. I piaceri e altre piccole cose possono essere fatti dopo aver completato la scatola di tempo – soddisfazione garantita (e confermata empiricamente dall’autore di questo testo)!

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