8 fasi di un buon processo di uscita per i dipendenti

Sia l’onboarding che l’offboarding sono strumenti essenziali per la gestione delle risorse umane in un’organizzazione. Eseguire correttamente i processi relativi all’adattamento delle persone appena assunte (onboarding) e alla partenza dei dipendenti (offboarding) è fondamentale nella progettazione dell’occupazione e nell’uso efficace del potenziale dei lavoratori. Un offboarding dei dipendenti pianificato ed eseguito correttamente migliora significativamente l’immagine sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. Ecco perché è così importante sviluppare atteggiamenti e procedure appropriate relative al licenziamento dei dipendenti, indipendentemente dalla forma di cessazione.

Offboarding dei dipendenti – indice:

1. In cosa consiste l’offboarding?
2. Fasi di un buon offboarding dei dipendenti
3. Riepilogo

In cosa consiste l’offboarding?

L’offboarding è un insieme di regole e procedure relative al licenziamento di un dipendente, indipendentemente dal fatto che il dipendente presenti le dimissioni o venga licenziato dall’organizzazione. È un processo complesso e difficile per entrambe le parti, con molte questioni da tenere a mente. Dobbiamo eseguire la procedura di offboarding del dipendente tenendo conto degli aspetti relativi al mantenimento di buone relazioni e al supporto della persona in partenza, identificando i rischi per l’azienda e sviluppando una corretta comunicazione interna.

L’obiettivo dell’offboarding è minimizzare l’impatto associato alla perdita di continuità lavorativa, così come consentire al dipendente in partenza di completare tutte le questioni attuali in un’atmosfera amichevole e con il supporto della direzione e dei colleghi.

Fasi di un buon offboarding dei dipendenti

Non puoi limitare l’offboarding dei dipendenti a semplici conversazioni con il dipendente riguardo alla sua partenza dall’azienda. È importante ricordare che si tratta di un processo che consiste in diverse fasi, e all’interno di esse in una serie di azioni e attività. È importante non saltare nessuna delle fasi e portarle a termine correttamente.

1. Fase 1 – dare un preavviso, parlare con il dipendente, stabilire i termini di partenza.

Assicurati di condurre la conversazione in modo amichevole, senza tensioni inutili. È cruciale determinare la data di partenza, come verranno trasferiti i compiti, come verrà contabilizzato il congedo e considerare il licenziamento durante il periodo di preavviso.

2. Fase 2 – comunicare i cambiamenti al team.

Quando un dipendente se ne va, comunicare questo messaggio al resto del team gioca un ruolo importante. L’intero team dovrebbe ricevere informazioni dal manager riguardo ai cambiamenti nel personale, le ragioni della separazione, le date chiave, come verranno trasferite le responsabilità e i passi che verranno intrapresi per la posizione vacante.

3. Fase 3 – trasferimento delle responsabilità.

Per mantenere la continuità del lavoro, al dipendente in partenza dovrebbe essere chiesto di trasferire responsabilità e questioni chiave. In particolare, l’ambito dei progetti in corso, i compiti non completati, i principali fornitori sia interni che esterni, così come l’accesso ai sistemi, alle risorse, alle autorizzazioni e ai documenti.

4. Fase 4 – colloquio di uscita.

Questo è un colloquio di sintesi condotto con il dipendente licenziato. Non dovrebbe essere condotto dal supervisore immediato, a causa delle relazioni personali che potrebbero influenzare la qualità e la veridicità delle informazioni. Il colloquio può essere condotto in qualsiasi momento durante il periodo di preavviso. Se il dipendente è stato licenziato, questo colloquio consente di ottenere conoscenze su eventuali irregolarità che si verificano nell’organizzazione e la possibilità di correggerle. Lo scopo di tale colloquio è principalmente raccogliere informazioni sulle ragioni del licenziamento, il livello di soddisfazione lavorativa, gli strumenti motivazionali, le relazioni interpersonali, le opportunità di sviluppo e la valutazione dell’immagine dell’azienda.

5. Fase 5 – attività amministrative.

Implementazione delle formalità relative alla liquidazione del congedo, certificato di lavoro, restituzione delle attrezzature aziendali, rimozione degli effetti personali e accesso a database e programmi.

6. Fase 6 – addio al team.

È sempre una buona idea separarsi in un’atmosfera amichevole. Per il dipendente la partenza diventa stressante, mentre il datore di lavoro mantiene un buon nome e reputazione.

7. Fase 7 – conclusioni e programma correttivo.

Riassumi le ragioni della partenza e identifica le azioni da intraprendere per ridurre le partenze avviate dai dipendenti in futuro. Sulla base delle informazioni raccolte, sviluppa e implementa un piano di rimedio.

8. Fase 8 – comunicazione con il ex dipendente.

Mantenere una relazione positiva con il dipendente licenziato può tradursi in un’immagine aziendale migliorata e in sforzi di reclutamento più efficaci per attrarre nuovi talenti.

Riepilogo

Dobbiamo considerare l’offboarding non come un fallimento, ma come una lezione e un indicatore per migliorare le inadeguatezze esistenti nell’organizzazione. Inoltre, nel caso di licenziamento da parte del datore di lavoro, un processo di offboarding dei dipendenti condotto correttamente minimizza il risentimento o l’espressione di opinioni negative da parte dei ex dipendenti e rafforzerà i ricordi e le esperienze positive. Inoltre, si traduce nella creazione di atteggiamenti positivi nei confronti delle dimissioni, indicando che un cambiamento di impiego è l’inizio di una nuova fase nella vita professionale.

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