Organizzazione del lavoro: 10 consigli per padroneggiare l’organizzazione del lavoro

Ti sei mai chiesto qual è il segreto delle persone di successo nel loro lavoro? Naturalmente, noti subito che si tratta di una questione completamente individuale, poiché ogni dipendente possiede un insieme unico di competenze tecniche e trasversali, tratti della personalità o caratteriali. Tuttavia, c’è un elemento su cui puoi lavorare per migliorare le prestazioni delle tue attività quotidiane e aumentare il raggiungimento dei risultati attesi: una buona organizzazione del lavoro. Come? Di seguito troverai la nostra lista di 10 consigli per l’organizzazione che possono rendere tutto ciò possibile.

Organizzazione del lavoro – indice:

1. Pianifica il tuo lavoro
2. Concentrati su un obiettivo (e compito) alla volta
3. Ricorda di fare pause regolari
4. Stabilisci le priorità
5. Stima e controlla il tempo
6. Stabilisci cicli di produttività individuali
7. Liberati dalle distrazioni
8. Lavora con le bacheche Kanban
9. Usa strumenti per semplificare il tuo lavoro
10. Stabilisci dei confini con i colleghi
11. Migliore organizzazione del lavoro – ora sai cosa fare

Pianifica il tuo lavoro

Puoi organizzare il tuo programma in uno strumento online speciale, in un quaderno online, tradizionalmente su carta (qualsiasi metodo funzioni meglio per te) – non puoi dimenticare di pianificare il tuo lavoro se sei interessato a migliorare la tua organizzazione. Scrivere tutte le attività da svolgere per un determinato giorno o settimana è la base per i prossimi passi che abbiamo menzionato. Tuttavia, ricorda di pianificare solo l’80% del tuo tempo al lavoro – il resto dovrebbe essere riservato agli imprevisti.

Concentrati su un obiettivo (e compito) alla volta

Non sarai in grado di raggiungere tutto ciò che ti sei prefissato immediatamente – così come non riuscirai a completare tutti i compiti che hai pianificato per la giornata prima di pomeriggio. Concentrati su ciò che è più importante in questo momento e vedrai risultati positivi.

Ricorda di fare pause regolari

È meglio pianificare le tue pause ogni giorno intorno alla stessa ora (per quanto possibile, ovviamente) – in questo modo il tuo corpo entrerà in un certo ritmo di lavoro, rendendo più facile raggiungere i tuoi obiettivi.

Stabilisci le priorità

Quale compito è importante e urgente, e quale rimandare? Una volta che hai pianificato il tuo lavoro, dovresti determinare l’ordine in cui dovresti svolgere le varie responsabilità (la matrice di Eisenhower ti aiuterà in questo). In questo modo saprai esattamente cosa fare e come passare senza intoppi da un compito all’altro, senza concederti un momento di esitazione.

Stima e controlla il tempo

Per organizzare al meglio il tuo tempo al lavoro, dovresti anche basarti sulla stima di quanto tempo ti ci vorrà per completare un determinato compito. In questo modo guadagnerai il controllo sul tempo aumentando la tua motivazione a completarlo. Controllare costantemente il ritmo delle tue attività, a sua volta, ti permetterà di anticipare i colli di bottiglia e imparare lezioni per il futuro (ad esempio, in termini di fatto che un certo tipo di compito richiede una scadenza estesa). Queste due azioni migliorano significativamente l’organizzazione del lavoro.

Stabilisci cicli di produttività individuali

In quali ore lavori meglio? Scoprire se sei più produttivo al mattino, a mezzogiorno o nel pomeriggio (e come questo fatto si correla ai tuoi pasti al lavoro) è il punto di partenza per una migliore organizzazione del tuo lavoro quotidiano. Dopotutto, è meglio riservare i compiti più impegnativi per quando sei più produttivo, in modo che completarli possa avvenire con almeno un po’ più di facilità. Nel periodo di minore produttività, invece, dovresti svolgere compiti automatici e ripetitivi che non richiedono molto impegno. Questo approccio ti aiuterà a liberarti dalla sensazione di tempo sprecato al lavoro.

Liberati dalle distrazioni

Tieni presente che nulla funziona così male per svolgere le attività quotidiane come cedere costantemente a distrazioni di ogni tipo – controllare i social media, visitare i colleghi o rivedere le email. Perché? Perché ci vuole un po’ di tempo per concentrare la nostra mente sul compito da svolgere e ogni distrazione fa svanire la nostra concentrazione e dobbiamo ricominciare da capo. Per questo motivo, è una buona idea bloccare certi siti per la durata del tuo lavoro o utilizzare la tecnica Pomodoro (che supporta il lavoro in cicli) per evitare di cedere alle distrazioni.

In questo senso, nota anche che incontri distrazioni sia in ufficio che mentre lavori da casa – identifica cosa ti distrae più spesso dal tuo lavoro e poi cerca di eliminare questi problemi per migliorare il tuo flusso di lavoro.

Lavora con le bacheche Kanban

Visualizzare i tuoi compiti da svolgere sulla bacheca Kanban (la divisione in colonne è da fare-in corso-fatto) migliora il controllo sui flussi di lavoro. Inoltre, consente ad altri di vedere se possono attualmente utilizzare le tue risorse, o forse stai concentrandoti su un compito importante e non riesci a trovare lo spazio per aiutare.

Usa strumenti per semplificare il tuo lavoro

Pensa a questo tipo di software (come il nostro software di gestione progetti Firmbee) se lavori in un team e senti la necessità di migliorare la comunicazione tra i singoli membri del team. Le soluzioni che ti permettono di memorizzare tutte le informazioni necessarie sui processi in corso in un unico posto possono migliorare molto rapidamente ed efficacemente l’organizzazione del lavoro di chi è coinvolto. Tuttavia, devi ricordarti di selezionarli in modo appropriato in base alle esigenze del tuo team (analizzando le aree che causano problemi).

Stabilisci dei confini con i colleghi

L’ultimo consiglio è uno che pochi vogliono seguire perché si crede che facendo così si possa ottenere l’etichetta di “amico poco utile”. Tuttavia, a volte è meglio far sapere ai colleghi che non li aiuterai in quel momento piuttosto che supportare forzatamente gli altri e poi affrontare ritardi nei tuoi compiti, che possono danneggiare sia te (conseguenze fisiche e mentali legate allo stress e agli straordinari) che l’organizzazione (a causa di scadenze mancate).

Migliore organizzazione del lavoro – ora sai cosa fare

Potresti pensare che i consigli elencati sopra siano “triviali” e certamente non sufficienti per ripulire il disordine nella tua vita lavorativa. Tuttavia, prova a incorporarli nelle tue attività quotidiane e noterai rapidamente che i risultati supereranno di gran lunga le tue previsioni. Certo, non è detto che tutti i consigli elencati sopra funzioneranno esattamente nella tua situazione (tutto dipende dai problemi che hai avuto finora nell’organizzare il tuo lavoro), ma sono senza dubbio un punto di partenza adatto per pensare a un cambiamento, attuarlo e poi – godere dei risultati.

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