Spiare i dipendenti – è etico per i dipartimenti HR?

È etico spiare i dipendenti per i dipartimenti HR? I dipartimenti HR nelle organizzazioni moderne sono permanentemente assegnati alla struttura organizzativa. La gestione delle risorse umane – HR mira a sviluppare il giusto equilibrio tra le aspettative della direzione e dei dipendenti. Il lavoro del dipartimento HR si basa principalmente sulla formazione di politiche appropriate delle risorse umane in termini di reclutamento, motivazione e sviluppo professionale.

Non meno importante è il controllo sulle questioni relative ai dipendenti e ai contatti interpersonali. Da un lato, lo specialista HR deve incoraggiare adeguatamente il personale a lavorare e svilupparsi in modo più efficace, e dall’altro lato, raggiungere gli obiettivi fissati dal datore di lavoro. Mantenere il giusto equilibrio è una sfida difficile, motivo per cui i dipartimenti HR si rivolgono sempre più a mezzi di controllo piuttosto controversi, come il monitoraggio dei computer tramite spyware o l’installazione di telecamere.

Spiare i dipendenti – indice:

1. Etica nell’HR
2. Spiare i dipendenti, è legale?
3. Metodi per monitorare i dipendenti
4. Spiare i dipendenti – sintesi

Etica nell’HR

Sentiamo spesso parlare di etica aziendale. Ma l’etica HR è la stessa cosa? Probabilmente no, l’etica aziendale è un concetto molto più ampio e include aspetti tecnici, ambientali e pro-sociali. L’etica HR, d’altra parte, si concentra solo sulle relazioni interpersonali all’interno dell’organizzazione e oscilla attorno a un codice di condotta etica. Le raccomandazioni più importanti per l’etica nella gestione HR riguardano come affrontare e intervistare adeguatamente i candidati e i dipendenti, come trattare tutti i dipendenti in modo equo, come mantenere riservate le informazioni (spesso affari personali dei dipendenti) e come gestire il sistema di valutazione dei dipendenti e gli strumenti di incentivazione in modo equo e trasparente.

L’etica HR è più di un insieme di norme e regole. È una responsabilità per le corrette relazioni interpersonali e la comunicazione a livello organizzativo. Il dipartimento HR dovrebbe sostenere l’etica e, in caso di irregolarità in questo senso, prendere immediatamente le opportune misure correttive e riparative. La propaganda pro-etica è vantaggiosa per l’organizzazione e vale la pena affrontare la sfida? Un ambiente di lavoro etico aumenta il valore dell’azienda nel lungo termine e ne accresce il livello di competitività sul mercato, riduce i costi e massimizza i profitti. Influisce positivamente sull’immagine dell’azienda e rafforza la fedeltà dei dipendenti, riducendo così il livello di turnover del personale.

Spiare i dipendenti, è legale?

Ogni organizzazione ha sistemi di controllo per monitorare il lavoro dei propri dipendenti. Come vengono implementate le attività di controllo dipende principalmente dalla cultura organizzativa e dal modello di politica del personale. Lo sviluppo della tecnologia moderna e dei mezzi di comunicazione elettronica è un grande incentivo per i datori di lavoro a monitorare meticolosamente il lavoro del proprio personale.

I programmi spyware installati sui computer aziendali rendono possibile vedere quali siti un dipendente ha visitato e quanto tempo ha trascorso a farlo, quali messaggeri sociali ha utilizzato e dove e quali messaggi ha inviato. Questi programmi consentono anche di visualizzare le caselle di posta e leggere la corrispondenza in esse. Vengono anche installate telecamere per il monitoraggio e la sorveglianza, registrando il lavoro nei posti di lavoro in questione. E nel caso delle auto aziendali, vengono installati moduli GPS, che indicano il percorso e il tempo di movimento dei veicoli.

Si pone la domanda, è legale questo tipo di sorveglianza nell’ambiente di lavoro? Certamente, le questioni legali su questo argomento variano da paese a paese. Nel Regno Unito, ad esempio, ai datori di lavoro è consentito utilizzare tecnologie che registrano il lavoro del personale. La condizione è che i dipendenti siano avvisati di queste attività e che ci sia una separazione tra il tempo di lavoro e il tempo libero. Il datore di lavoro non deve violare la privacy dei dipendenti.

In alcuni paesi dell’Europa orientale, il confine tra monitoraggio consentito e illecito dei dipendenti non è direttamente regolato dalla legge. Un datore di lavoro che desidera adottare misure per registrare i dipendenti e le loro attività dovrebbe ottenere il permesso da parte loro per utilizzare tali misure di controllo e, inoltre, dichiarare lo scopo di tale azione. La situazione è simile in Germania, con l’eccezione che l’installazione di telecamere avviene in modo più restrittivo, supportata da argomenti inconfutabili. Inoltre, la registrazione audio è vietata. La violazione della riservatezza delle conversazioni comporta una pena detentiva fino a tre anni.

Metodi per monitorare i dipendenti

I dipartimenti HR utilizzano spesso dispositivi tecnici come parte del controllo del lavoro, per verificare l’efficienza dei compiti svolti, la qualità e i risultati. Le attività di controllo possono essere svolte in vari modi utilizzando una varietà di strumenti come:

• Installazione di telecamere sul posto di lavoro. Per riprodurre l’immagine in tempo reale o registrarla e archiviarla.
• Registrazione delle chiamate e analisi delle registrazioni telefoniche. Il datore di lavoro possiede il telefono, che dovrebbe essere utilizzato solo per scopi aziendali. Pertanto, può monitorarne l’uso attraverso l’analisi delle fatture.
• Monitoraggio delle e-mail, controllo dell’attività su Internet. In questo caso, la situazione è analoga. Il datore di lavoro, in quanto proprietario del computer, può installare spyware su di esso per prevenire la condivisione di informazioni riservate con persone non autorizzate.
• Installazione di dispositivi GPS nelle auto aziendali, per controllare il percorso e il tempo di viaggio. Questo coinvolge più spesso rappresentanti di vendita e autisti professionisti.
• Scansione delle impronte digitali o dell’iride. Questi sono dati biometrici classificati come sensibili. L’uso di questo tipo di dati da parte del datore di lavoro per il monitoraggio deve essere particolarmente giustificato.

Le attività di monitoraggio possono essere continue (preventive) o di intervento e ad hoc. Tuttavia, i manager HR dovrebbero rendersi conto che oltrepassare la propria autorità in questo senso comporta responsabilità civile. Per evitare queste conseguenze, i tipi di monitoraggio utilizzati, le regole di attuazione e le persone responsabili di queste attività dovrebbero essere specificati in dettaglio nei regolamenti interni.

Spiare i dipendenti – sintesi

Il contesto legale dello spionaggio sui dipendenti è già stato presentato. Tuttavia, tali azioni sono coerenti con l’etica dell’ambiente di lavoro? La risposta a questa domanda è autoesplicativa. Se le ragioni per monitorare il lavoro sono presentate in modo trasparente e giustificabile, i dipendenti vengono messi a conoscenza di esse e le intenzioni di tale ambito di controllo vengono spiegate, allora tali azioni sono in linea con l’etica professionale in generale. D’altra parte, se l’azienda monitora in modo occulto, senza informare i dipendenti, allora tale condotta non è solo contraria all’etica ma anche, e soprattutto, illegale.

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