Come inviare una fattura? Strumenti utili

Ogni freelancer, proprietario di piccole imprese o imprenditore emette fatture ogni mese. Sono necessarie per ricevere il pagamento per il lavoro svolto o i beni consegnati. Ma emettere un documento del genere non garantisce la ricezione del pagamento. Per il completo successo è necessario consegnarlo al contraente. Da questo articolo, imparerai 3 modi su come inviare una fattura e quali strumenti sono particolarmente utili in questo processo.

Come inviare una fattura – indice dei contenuti:

1. Come inviare una fattura cartacea?
2. Come preparare una fattura in forma elettronica?
3. Come creare e inviare un file PDF con una fattura?
4. Come un’applicazione di fatturazione può aiutarti?

Come inviare una fattura cartacea?

Nonostante Internet si sia stabilito nelle nostre case e uffici, la stragrande maggioranza delle fatture viene inviata tramite posta tradizionale. Secondo il rapporto E-Invoicing / E-Billing. Digitalizzazione e automazione, il 90% delle fatture viene inviato ai destinatari in forma cartacea.

Purtroppo, questo ha i suoi svantaggi. Uno di essi è il tempo necessario per consegnare la lettera all’indirizzo indicato. Quando si spedisce, è necessario tenere conto dell’intero processo che porta al pagamento. Devi ricordare che molte persone possono essere legate ai documenti cartacei. Si aspetteranno che tu fornisca loro le fatture proprio in questa forma. È vero che potresti riuscire a convincere alcuni a fatturare elettronicamente, ma in altri casi dovrai adattarti ai desideri dei tuoi clienti.

La maggior parte degli strumenti necessari per inviare una fattura cartacea sono disponibili in qualsiasi ufficio. Avrai bisogno di un computer con una stampante, software per ufficio e buste. Anche se puoi scrivere una fattura a mano in un apposito modulo, è molto più facile lavorare su documenti elettronici.

Con un elaboratore di testi o un foglio di calcolo, puoi preparare un documento che contiene tutti gli elementi necessari. Poi devi stamparlo, metterlo in una busta, indirizzarlo e spedirlo. I più popolari elaboratori di testi ti permettono di stampare sulle buste, quindi non devi preoccuparti di scrivere l’indirizzo a mano. Tutto ciò che ti resta da fare è comprare un francobollo e inviare la lettera al contraente.

Come preparare una fattura in forma elettronica?

Un’alternativa ai documenti cartacei è la fattura elettronica. Non hai bisogno di software speciale per crearla, poiché quello che usi ogni giorno – un semplice foglio di calcolo o elaboratore di testi – è sufficiente. Come per un documento inviato tramite posta tradizionale, devi prima creare una fattura, tranne che invece di stamparla dovresti salvare il file creato in questo modo.

Evita formati come DOC o XLS, perché sebbene siano comuni e facili da aprire, hanno un grande svantaggio: un documento preparato in questo modo può essere facilmente modificato. È vero che hai l’opzione di proteggere la modifica di un file del genere con una password, ma è meglio utilizzare una soluzione collaudata: i file PDF. Inviando un documento di questo tipo, sei sicuro che nessuno interferirà con il suo contenuto.

Come creare e inviare un file PDF con una fattura?

Puoi utilizzare uno dei convertitori disponibili sul web, come Adobe Acrobat, ad esempio, per creare un file PDF. Basta selezionare una fattura precedentemente salvata in un file DOC, e il programma eseguirà automaticamente la conversione in PDF. A seconda delle impostazioni del tuo computer e delle opzioni disponibili nel tuo elaboratore di testi/foglio di calcolo, puoi anche già selezionare l’opzione per salvare il file in formato PDF direttamente dal programma.

Aggiungi il documento preparato in questo modo come allegato in un’email. È una buona idea iniziare a creare un messaggio per un cliente con questo passaggio. Questo garantirà che tu non invii un’email senza allegato. Nel titolo del messaggio, puoi includere il nome del progetto a cui si riferisce la fattura. Il contenuto dell’email dovrebbe essere breve e conciso, ma ricorda di mantenere un tono cortese. Puoi ringraziarli per la collaborazione passata, incoraggiarli a utilizzare i servizi offerti in futuro e, nel caso di una fattura parziale, indicare a quale fase del lavoro si riferisce.

Come un’applicazione di fatturazione può aiutarti?

Questo è uno strumento che facilita notevolmente l’invio delle fatture perché ti offre la più ampia gamma di opzioni. Se lavori con aziende che richiedono documenti cartacei, emetti semplicemente, stampi e invii la fattura per posta secondo i desideri del cliente. Il vantaggio per te è che un’applicazione del genere viene fornita con modelli di fattura pronti all’uso, quindi puoi essere sicuro che saranno conformi alle normative del tuo paese.

Non devi nemmeno preoccuparti delle aliquote IVA o della correttezza dei calcoli e dei riepiloghi. Basta selezionare l’aliquota fiscale appropriata, inserire il valore netto dei beni/servizi e il programma calcolerà il valore dell’oggetto stesso insieme all’imposta.

Con un’applicazione di fatturazione gratuita, puoi inviare facilmente fatture elettroniche direttamente alle caselle email di quei contraenti che accettano questa forma di comunicazione. Un documento di questo tipo viene salvato immediatamente in formato PDF, quindi non avrai problemi a convertire un file del genere in un formato che garantisca l’integrità dei dati. Puoi inviare una fattura preparata in questo modo con letteralmente pochi clic. Non devi accedere alla tua email – puoi fare tutto dall’interno dell’applicazione. Puoi inserire l’oggetto del messaggio, completare il suo contenuto o utilizzare un modello preparato, il che fa risparmiare tempo e riduce significativamente il tuo lavoro.

È importante notare che non ti capiterà mai più di inviare un’email senza allegato, perché cliccando sul pulsante “invia” la fattura che hai emesso viene automaticamente allegata al messaggio. Come con le email standard, puoi selezionare il destinatario del messaggio, aggiungere ulteriori destinatari e persino inviare una copia nascosta. Questo è pratico quando si ha a che fare con grandi aziende, perché puoi inviare la fattura sia alla persona con cui stai lavorando su un progetto sia direttamente al dipartimento contabile.

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