10 tipi comuni di fatture

Gestire un’attività è inestricabilmente legato all’emissione di fatture e queste possono avere tutte le forme e dimensioni. Alcune sono fatture familiari, mentre altre dobbiamo emettere una volta ogni tanto. Tuttavia, come professionisti, dovremmo sapere come scegliere ed emettere ogni tipo. Questo articolo delineerà le basi necessarie per aiutarti a distinguere e scegliere rapidamente il giusto tipo di fatture.

Tipi di fatture – indice

1. Fattura proforma
2. Fattura di acconto
3. Fattura di vendita
4. Fattura ricorrente
5. Fattura parziale
6. Fattura finale
7. Fattura di riepilogo
8. Nota di credito
9. Nota di debito
10. Fattura IVA

Fattura proforma

Una fattura proforma, o come alcuni dicono una fattura preliminare, è una soluzione progettata per mostrare la tua offerta ai clienti. Se accettano i tuoi termini e condizioni, pagheranno la fattura e potrai consegnare i beni o i servizi dettagliati.

Se i clienti non accettano i tuoi termini e condizioni, non sono obbligati a pagare. Questo perché emettere fatture proforma non obbliga i clienti a pagare né crea obblighi fiscali.

Quali condizioni implicano tale obbligo allora? Solo quando il cliente paga la fattura proforma. In tal caso, devi emettere una fattura normale e pagare tutte le tasse relative alla vendita. Ciò che ottieni è il denaro anche prima dell’elaborazione dell’ordine. E i tuoi clienti? Anche loro ne beneficiano poiché la fattura proforma consente al cliente di confrontare facilmente e liberamente le offerte di diverse aziende per scegliere quella giusta.

Fattura di acconto

A prima vista, la fattura di acconto è simile alla proforma. Ma guardando più da vicino scoprirai che variano. Una fattura di acconto comporta un obbligo di pagamento, mentre una fattura proforma è solo una proposta per entrare in un contratto di vendita.

Quando è una buona scelta una fattura di acconto? Sicuramente, nel caso in cui tu debba impegnare risorse finanziarie significative, dal tuo punto di vista, per completare l’ordine. La fattura di acconto ti consente di ricevere parte del pagamento dal cliente anche prima di vendere i beni o i servizi. Questo avrà un effetto positivo sulla tua liquidità, specialmente quando elabori grandi ordini. Puoi impostare il valore come una percentuale specifica del totale dell’ordine. Questo ti dà maggiore certezza che i tuoi clienti non si ritireranno dal contratto, perché altrimenti perderebbero il denaro già pagato.

Fattura di vendita

Questa è una fattura ordinaria ma non può mancare in questo elenco. Nelle transazioni commerciali, tale fattura si verifica più spesso. Questo è il documento che tutti abbiamo in mente quando sentiamo il termine fattura. Come altri tipi di fatture, contiene tutti i 12 elementi che qualsiasi fattura richiede. Documenta un evento commerciale che si è verificato tra il venditore e l’acquirente. Tale fattura può coprire sia la vendita di beni che la fornitura di servizi.

Fattura ricorrente

Questo tipo di fattura è molto comune per la fornitura di servizi. Viene emessa a ogni periodo predeterminato. Più frequentemente è mensile, ma puoi anche trovare fatture settimanali, trimestrali o annuali. Queste di solito appaiono nel caso di vari abbonamenti.

La tariffa per ogni mese è stabilita in anticipo, quindi sai immediatamente quale importo pagare. Questa caratteristica delle fatture ricorrenti rende molto facile automatizzare l’emissione di questo tipo di fatture. Utilizzando un applicazione di fatturazione, il processo di emissione delle fatture ricorrenti può diventare davvero semplice e chiaro. Tutto ciò che devi fare è inserire alcuni dati necessari e le fatture successive verranno generate automaticamente. Quali dati sono necessari per questo? Di solito, le seguenti informazioni saranno sufficienti:

• dati del cliente,
• informazioni su cosa è la fattura,
• l’importo della fattura,
• quando deve essere emessa la prossima fattura,
• data di pagamento.

Per le fatture ricorrenti, ogni fattura successiva è molto simile alla prima fattura emessa. Differiranno per numero, data di emissione e vendita, e data di scadenza. Se conosci gli indirizzi email dei tuoi clienti, puoi anche far inviare automaticamente queste fatture dal tuo software di fatturazione, il che ti farà sicuramente risparmiare molto tempo.

Fattura parziale

Nel caso di grandi progetti, le fatture parziali sono popolari. In questa situazione, il lavoro concordato viene suddiviso in fasi. Quando una particolare fase è completata, emetti una fattura parziale. Questo metodo di fatturazione si applica sia alla fornitura di beni che alla fornitura di servizi. È meglio stabilire il programma di pagamento in anticipo, già nella fase di firma del contratto. In questo modo informerai i tuoi clienti in anticipo senza sorprenderli con la fattura che emetti.

Quali sono i vantaggi delle fatture parziali? Ti forniranno una maggiore liquidità, mentre il tuo cliente eviterà una fattura molto grande dopo il completamento dell’intero ordine perché il pagamento è suddiviso in parti e distribuito nel tempo.

Fattura finale

Questo tipo di fattura si verifica tipicamente dopo il completamento di un ordine. Può arrivare insieme a fatture di acconto o fatture parziali. Emitti la fattura finale calcolando l’importo che è la differenza tra le fatture completate e saldate fino ad oggi e l’importo totale del contratto. Come farlo? Devi sottrarre il valore delle fatture di acconto o parziali che hai emesso per il progetto dal valore totale del progetto.

Fattura di riepilogo

Una fattura di riepilogo è pratica quando un cliente ha effettuato diversi ordini con te. Non è necessario emettere una fattura separata per ogni ordine. In questo caso, puoi utilizzare una fattura di riepilogo. Naturalmente, per rendere questa soluzione vantaggiosa per te, gli ordini individuali non possono essere dilatati nel tempo. Perché? Devi ricordare che riceverai il denaro solo dopo un certo periodo dall’emissione della fattura. Pertanto, se aspetti troppo a lungo prima di emettere una fattura di riepilogo, il denaro verrà accreditato sul tuo conto per gli ordini completati.

In pratica, puoi programmare una fattura di riepilogo ogni certo periodo, ad esempio, una settimana o un mese. Alla fine della settimana o del mese, metti insieme tutti gli ordini che hai effettuato per quel cliente e prepara una singola fattura di riepilogo. Puoi anche utilizzare questo tipo di fattura quando un cliente ha effettuato un ordine ma successivamente ha aggiunto qualcos’altro. In questo caso, non è necessario prescrivere due fatture separate, ma puoi includere entrambi gli ordini nel riepilogo.

Nota di credito

Una nota di credito è un tipo di fattura di credito. Viene tipicamente utilizzata quando un cliente ha restituito un prodotto, pagato per un prodotto ma desidera annullare l’ordine, o ricevuto merce danneggiata o di dimensioni errate che comporta una riduzione del prezzo come compensazione. Puoi anche rilasciare questa nota quando desideri dare al cliente uno sconto aggiuntivo dopo che il loro ordine è stato completato e pagato. È anche applicabile quando una fattura contiene un valore totale errato e gonfiato, richiedendo quindi aggiustamenti.

Una nota di credito significa che il venditore deve denaro all’acquirente. È una conferma da parte del venditore che ha dato all’acquirente una qualche forma di credito. L’acquirente può utilizzare questo credito per acquisti futuri o chiedere un rimborso.

Nota di debito

Questo è il tipo di fattura correttiva che invii a un cliente quando fai un errore nel sottovalutare il valore dei beni o dei servizi venduti. Una nota di debito significa che oltre all’importo della fattura, il cliente ti deve anche l’importo per cui è stata emessa la nota. La differenza tra una fattura di credito o di debito e una fattura normale è che invii la fattura normale quando i beni o i servizi sono venduti. La fattura di credito o di debito, tuttavia, si verifica dopo che la fattura normale è stata emessa per correggere gli importi mostrati sulla fattura.

Fattura IVA

Nei paesi in cui è presente l’IVA (imposta sul valore aggiunto), un tipo di fattura molto comune è la fattura IVA. Documenta la vendita di beni e servizi da parte di enti che sono contribuenti IVA. Questa è generalmente la maggior parte delle aziende che operano in tali paesi. È interessante notare che anche se non c’è IVA nel tuo paese, se vendi beni o servizi a paesi in cui c’è IVA, potresti essere tenuto a emettere una fattura che include l’IVA.

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