4 semplici consigli per organizzare la tua vita lavorativa

Ti sei mai sentito sopraffatto dal numero di responsabilità al lavoro? Hai mai passato la notte sveglio a causa di uno stomaco teso e dell’ansia per i compiti di domani? Hai mai dato un’occhiata nervosa all’orologio di tanto in tanto al lavoro, implorando che il tempo smettesse di passare così in fretta? Se sì, dovresti cercare una soluzione per garantire che tali situazioni negative non si ripetano. Dai un’occhiata ai nostri 4 semplici consigli per organizzare la tua vita lavorativa. Continua a leggere.

Consigli per organizzare la tua vita lavorativa – indice:

1. Inizia dalla pianificazione
2. Dai priorità
3. Stima il tempo
4. Monitora i tuoi progressi
5. Riepilogo

Inizia dalla pianificazione

Creare liste di cose da fare e un programma (settimanale, orario – a seconda delle tue esigenze) è senza dubbio una base di organizzazione dalla quale non puoi semplicemente rinunciare. Se vuoi rimanere produttivo ed efficiente al lavoro, dovresti pianificare la tua giornata. In questo modo passerai agevolmente da un compito all’altro senza perdere tempo.

Puoi pianificare il tuo lavoro e creare il tuo programma giornaliero in un planner, un calendario o un software di gestione del tempo speciale, la scelta è tua! Ricorda di applicare la regola 60:40 – dovresti dedicare solo il 60% della tua giornata lavorativa ad attività ad alto valore, in modo che il restante 40% possa essere allocato per emergenze, pause o compiti dell’ultimo minuto.

Se un dipendente considera tutti i compiti come importanti e urgenti, vivrà sotto costante stress e non riuscirà a svolgere la maggior parte dei suoi doveri. Per questo motivo, è cruciale stabilire correttamente le priorità e svolgere i compiti in base alla loro importanza e urgenza.

Dai priorità

Tuttavia, stabilire i compiti da svolgere non è sufficiente perché non risolve il problema di base: da dove dovresti iniziare. Per questo motivo, come secondo passo verso una migliore organizzazione, menzioneremo la priorità, cioè determinare quali compiti sono più importanti e dovrebbero essere svolti per primi, e quali possono aspettare.

La matrice di Eisenhower ti aiuterà sicuramente a dare priorità. Secondo Eisenhower, i compiti possono essere suddivisi in quattro gruppi:

• importanti e urgenti – compiti da completare il prima possibile (ad es., una situazione di emergenza, una scadenza per la consegna di un progetto esterno),
• importanti, ma non urgenti – compiti che sono strategicamente importanti, ma possono essere eseguiti in un secondo momento (questi compiti sono volentieri svolti dalla maggior parte dei dipendenti),
• urgenti, ma non importanti – si riferiscono solitamente a fornire assistenza ad altri nello svolgimento dei loro compiti (che non è nostra responsabilità) e doveri non pianificati,
• non importanti e non urgenti – queste sono attività che consumano tempo e promuovono la procrastinazione.

Un’altra cosa che ti permetterà di migliorare l’organizzazione della tua vita lavorativa è stimare quanto tempo ti ci vorrà per completare un determinato compito. Come funzionerà? Prima di tutto, ti motiverà – vorrai completare i primi compiti nel tempo assegnato (o anche più velocemente) per realizzare il tuo intero piano per la giornata. In secondo luogo, ti permetterà di valutare realisticamente quanti doveri sarai in grado di completare in un dato giorno. Potrebbe rivelarsi che il compito più importante occuperà l’intera giornata e non ci sarà spazio per completare altri compiti.

La tecnica del Pomodoro, un metodo di gestione del tempo sviluppato da Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80, può essere utile per stimare il tempo e attenersi a un piano. Consiste nel lavorare in un modello 25:5 – 25 minuti per i doveri, 5 minuti per il riposo (ripetuto in cicli successivi) – e ti consente di rimanere in controllo, ricordare di fare pause e rimanere concentrato sul compito da svolgere.

Monitora i tuoi progressi

Il quarto passo verso una migliore organizzazione della tua vita lavorativa è controllare il ritmo di adempimento dei compiti e segnare gli elementi dalla tua lista di cose da fare. Questo è essenziale per, prima di tutto, pianificare il giorno successivo, e in secondo luogo, controllare quanto tempo viene speso per un particolare compito e apportare modifiche in futuro. (ad es., esaminare perché abbiamo speso così tanto tempo su qualcosa che pensavamo fosse facile). Questo ti permetterà di minimizzare le distrazioni e determinare i momenti in cui lavori meglio.

Riepilogo

Il principio di Pareto afferma che il 20% dei tuoi sforzi produce l’80% dei tuoi risultati. Questo si applica perfettamente al luogo di lavoro, ma solo se ti assicuri che la tua giornata sia ben organizzata. Se vuoi aumentare la tua produttività, minimizzare i fattori di stress e sentirti meglio riguardo ai compiti che ti aspettano, non ignorare l’importanza delle tecniche che abbiamo menzionato. Pianificare, dare priorità, stimare e monitorare – queste attività non sono difficili da fare e possono portarti una serie di risultati positivi in termini di organizzazione della tua vita lavorativa.

Leggi anche: Il principio di Pareto – 1 grande regola per produttività ed efficacia.

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