I dati di progetto sono uno strumento potente che i Project Manager devono imparare a gestire. Raccoglierli è solo l’inizio. Il successo del progetto risiede anche nel monitorare i risultati rilevanti e osservare le relazioni tra di essi. Come decidere quali parametri valga la pena osservare? Continua a leggere per scoprirlo!
Indipendentemente dal metodo di gestione applicato in un progetto, uno dei compiti principali di un Project Manager durante il progetto è monitorare i suoi progressi. Senza parametri e criteri di valutazione chiaramente definiti, non si può determinare se il progetto sta procedendo verso il giusto obiettivo al giusto ritmo. Quali parametri osservare per individuare potenziali problemi il prima possibile e per sfruttare le opportunità che si presentano?
In quasi tutti i progetti, il budget è il parametro osservato più essenziale. Pertanto, il Project Manager dovrebbe monitorare tutti gli aspetti del finanziamento delle attività, tra cui:
Per monitorare le spese, è più facile utilizzare software, ad esempio, Firmbee. In questo modo, tutte le deviazioni dal budget stabilito sono immediatamente visibili. Tuttavia, non vale la pena dare troppo peso a una spesa eccessiva occasionale. È meglio assumere un margine di errore per obiettivi o traguardi. In questo modo, è possibile compensare i costi più elevati di un’attività con risparmi in un’altra area.
I metodi di gestione dei progetti Agile funzionano particolarmente bene nella gestione flessibile del budget. Secondo il rapporto Pulse of Profession 2021 intitolato “Beyond Agility”, mantengono addirittura il 64% dei progetti all’interno del quadro di finanziamento previsto.
Il secondo aspetto chiave è verificare se il progetto rispetta il termine stabilito. Anche qui, il software si dimostra utile poiché è possibile controllare non solo i progressi del team in tempo reale, ma anche generare report. È anche utile impiegare tecniche di gestione del tempo collaudate.
Prima di tutto, ricorda di osservare la relazione e l’interdipendenza tra le attività. Se la coordinazione è importante, è necessario garantire che la scadenza venga rispettata e che le attività mantengano il giusto ordine.
Controllare la qualità delle attività è un po’ più difficile da monitorare rispetto al budget e al programma per la loro attuazione. Questo perché è difficile qui non solo per la standardizzazione ma anche per i criteri di valutazione univoci.
Quando si pianifica di monitorare il livello di prestazione delle attività, è utile distinguere tra due parametri utilizzati nella metodologia Scrum:
La definizione di completamento si riferisce alla qualità dell’esecuzione di un’attività, cioè se sono stati soddisfatti tutti i requisiti tecnici imposti. I criteri di accettazione, d’altra parte, sono un elenco di aspettative poste su di essa dagli stakeholder.
La differenza tra il soddisfacimento della definizione di completamento e il soddisfacimento dei criteri di accettazione può essere illustrata dall’esempio di una casa in costruzione. Essa soddisfa la definizione di completamento quando le pareti sono state murate in modo sufficientemente uniforme e l’investimento è stato accettato dal responsabile della costruzione. Tuttavia, la casa potrebbe non soddisfare le aspettative del costruttore, che si aspettava che le pareti fossero perfettamente uniformi e che il colore fosse come in brochure.
Importante quanto monitorare parametri specifici è determinare i loro intervalli, in altre parole, rispondere alla domanda, “Quanto deve deviare dalla norma per destare preoccupazione?”
A causa delle differenze nei requisiti delle organizzazioni e degli stakeholder, così come delle esigenze individuali di ciascun progetto, è difficile parlare di raccomandazioni sulle deviazioni. Tuttavia, che si tratti del 10 o del 25 percento, durante la pianificazione del progetto è una buona idea stabilire valori specifici con gli stakeholder che porteranno solo a ulteriori riunioni e azioni frenetiche e spontanee.
Monitorare un progetto aiuta a garantire che sia sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi. Abbiamo discusso delle aree chiave sopra: budget, programma, prestazioni e intervalli dei parametri.
Non esiste una ricetta semplice per un insieme di parametri che descriverà in modo ottimale ogni progetto. Tuttavia, nella maggior parte dei progetti, un’estrazione efficiente di queste basi consentirà di completare le attività in tempo, entro il budget e al livello richiesto.
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Come Project Manager, Caroline è un'esperta nel trovare nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la sua abilità di lavorare sotto pressione temporale la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.
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